Оператор ЭДО: понятие и функции

Оператор электронного документооборота (оператор ЭДО) — это аккредитованная ФНС организация, которая обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами между участниками ЭДО.

Требования к оператору ЭДО и его обязанности

Чтобы работать в этом статусе, организация должна соответствовать строгим требованиям:

1. иметь специальные лицензии от ФСБ для ведения деятельности,
2. гарантировать конфиденциальность и целостность данных,
3. использовать квалифицированные электронные подписи (КЭП) и проверять актуальность сертификатов подписей контрагентов,
4. хранить истории изменений документов и передавать данные в ФНС,
5. следить за тем, чтобы форматы документов (например, УПД или счет‑фактура) соответствовали утвержденным стандартам.

Полный перечень требований закреплен в приказах ФНС № ЕД‑7‑26/546@ от 08.06.2021 и № ЕД‑7‑26/936@ от 29.10.2021. Чтобы проверить, аккредитован ли оператор, воспользуйтесь Реестром операторов ЭДО на сайте ФНС.

Функции оператора ЭДО

Для бизнеса операторы выполняют несколько ключевых функций, которые вытекают из требований.

1. Проверяет действительность электронной подписи. Документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными бумажным с собственноручной подписью и печатью в соответствии со ст. 6 63-ФЗ «Об электронной подписи».
2. Обеспечивает безопасный канал передачи данных. Электронные документы проходят по защищенным протоколам, а оператор проверяет актуальность сертификатов подписи контрагентов.
3. Фиксирует события с электронными документами. Сведения об отправленных и полученных документах такие, как: фиксация даты, времени и факта подписания хранятся у оператора.

Какие документы можно передавать через оператора ЭДО

Через оператора ЭДО можно передавать любые формализованные и неформализованные электронные документы.

Формализованные (xml) — это те документы, которые имеют строго определенные форматы, утвержденные государственными органами.

Формализованные документывключают:

• универсальный передаточный документ (УПД),
• универсальный корректировочный документ (УКД),
• счет-фактура,
• товарная накладная ТОРГ-12 (отменяется с 01.01.26),
• акт приема-передачи выполненных услуг (отменяется с 01.01.26),
• электронная транспортная накладная (ЭТрН),
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• сопроводительная ведомость,
• заказ-наряд, заказ и заявка,
• договор фрахтования.

Неформализованные документы (doc, pdf и др.) создаются в произвольной форме в соответствии с внутренним регламентом компании.

Неформализованные документы включают:

• письма, заявки, коммерческие предложения;
• техническую документацию;
• фотографии, презентации, таблицы, архивы данных и др.

Информация, с какими операторами можно работать через 1С-ЭДО, представлена на сайте edo.1c.ru.