Конец года — это время подведения итогов и планирования работы на будущий год. Особенно важно подведение итогов в управленческой деятельности: это позволяет оценить эффективность работы и, при необходимости, скорректировать процессы и подходы к реализации целей организации.
Одним из значимых показателей в управлении документами является объем документооборота. Сбор данных и формирование ежегодной сводки об объеме документооборота является функцией службы делопроизводства.
Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Этот период может быть любым, но чаще подсчитывают именно годовой объем. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр).
Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться:
- по организации в целом;
- по отдельным структурным подразделениям;
- по группам документов и документопотокам;
- по корреспондентам и др.
В настоящее время в условиях курса на цифровизацию актуальным является понимание объема электронных документов в документообороте организации и его соотношения с объемом бумажных документов. Также показательными являются данные о количестве электронных документов в разрезе видов документов.
При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД — при условии, что документы формировались в СЭД.
Учет и анализ объема документооборота, а также состава и структуры документопотоков ведется прежде всего в целях совершенствования системы управления документами.
Так, значительный рост объема документооборота является решающим аргументом в пользу внедрения современной ECM-системы, каковой является «1С:Документооброт». Такая система обеспечивает доступ к необходимой информации, позволяет быстро и удобно обрабатывать большое количество документов, осуществлять сквозные процессы в рамках организации и в группе компаний, видеть связи между документами, проектами и др.
Кроме того, знать текущий объем документооборота нужно для планирования затрат на материальные ресурсы, необходимые для поддержания данного объема документооборота (средства компьютерной и оргтехники, оборудование, расходные материалы, бумага и др.).
Помимо материальных ресурсов необходимо, исходя из объема документооборота, планировать и человеческие ресурсы в лице сотрудников служб делопроизводства, которые будут осуществлять первичную обработку, отправку, сканирование и верифицирование, нормоконтроль проектов документов, контроль за исполнением документов.
Соотношение объема документов по документопотокам (входящие — исходящие) позволит при необходимости своевременно перераспределить специалистов службы делопроизводства, занимающихся обработкой этих документопотоков. Дисбаланс по этим направлениям может говорить о некоторых проблемах с исполнительской дисциплиной и выявить отсутствие ответных документов на такие входящие документы, как запросы, требования, претензии и др.
Не менее важно оценить и объем внешнего ЭДО. Напомним, что согласно «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» ФНС 2020 года предполагается рост не менее чем на 20% в год количества электронных документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу.
Статистику по документам, отправленным и полученным через операторов ЭДО, можно собрать, в частности, в 1С-ЭДО.
Статистика по внешнему ЭДО может быть представлена в разрезе состояний документов, полученных и отправленных по ЭДО.
Для анализа управленческих процессов важна также статистика по количеству выданных и исполненных задач. В течение года с установленной периодичностью ответственные за контроль службы делопроизводства и ответственные за контроль в структурных подразделениях осуществляют мониторинг исполнения задач. В конце года можно подвести итог и сформировать отчет по поставленным и выполненным задачам. На основе такового отчета, в том числе, может приниматься решение по результатам KPI сотрудников, что напрямую связано с премированием по итогам года. В СЭД встроен механизм контроля исполнения задач и настроены соответствующие отчеты.
Руководитель подразделения может также сформировать отчет по выполненным задачам подчиненных, из которого будут видны трудозатраты по задачам. Данный отчет формируется в целях анализа задач и требующихся на них трудозатрат. Отчет позволит оценить общие трудозатраты подразделения, выявить особую загруженность отдельных работников, при необходимости перераспределить полномочия, принять решение о дальнейшей мотивации и стимулировании работников.
Помимо количества и степени исполнения задач важным параметром в управлении документами является количество и качество процессов, связанных с документами. В «1С:Документообороте» оценка может проходить с помощью 53 (!) различных отчетов.
Так, есть возможность проанализировать достаточно сложный во многих организациях процесс согласования документов. В частности, можно получить статистику:
- о длительности согласования и количестве циклов согласования;
- о сотрудниках, задействованных в согласовании, и их трудозатратах на этот процесс;
- план-факт согласований по согласующим лицам и др.
Для аналитики может быть выбран любой период, в том числе прошедший год.
Также следует обратить внимание на большое количество документов, по которым проходило рассмотрение руководителем организации, по отношению к документам, которые были маршрутизированы непосредственно исполнителям. Такой дисбаланс может сигнализировать о недостаточном уровне делегирования полномочий. В этом случае рекомендуется разработать либо пересмотреть существующую матрицу предварительного рассмотрения документов и постараться оградить руководителя от рассмотрения документов, не требующих принятия решений.
В конце года также нужно выявить незавершенные процессы и задачи. Для этого существует специальный отчет.
В конце года необходимо провести аудит распорядительных документов с целью выявления документов, требующих актуализации. Так, могут быть выявлены:
- приказы о создании комиссий и комитетов, которые уже не действуют;
- приказы с составом комиссий и комитетов, в которых значатся уволенные работники или работники, занимающие другие должности.
Выявить такие приказы можно в справочнике «Документы» путем отбора по виду документа «Приказы» и соответствующей тематике; далее приказы должны быть отменены либо в них должны быть внесены необходимые изменения.
В случае издания приказов организации в бумажной форме необходимо проверить наличие всех подлинников приказов в деле с приказами. Если ознакомление с приказами осуществлялось в письменном виде через формирование бумажных листов ознакомления, необходимо проверить полноту заполнения данных листов.
Если ознакомление с приказами в организации осуществлялось посредством СЭД, необходимо выявить распорядительные документы, с которыми не были ознакомлены все требуемые работники.
Аналогично необходимо провести аудит действующих локальных нормативных актов организации (положений, инструкций, правил и др.) с целью обнаружения устаревших, дублирующих документов.
Если помимо учета локальных нормативных актов в СЭД актуальные ЛНА публикуются на корпоративном портале или в специальной папке в файловом хранилище СЭД, то дополнительно необходимо проанализировать размещенные там документы на предмет их актуальности. В случае выявления неактуальных документов они переносятся в архивную подпапку или удаляются.
Цель всех перечисленных действий — получить статистические данные для последующей оценки управленческих процессов и своевременно принять корректирующие меры, направленные на улучшение управленческой деятельности.
Комментарии