Как перейти с «1С:Управление торговлей» ред. 10.3 на ред. 11: подробный чек-лист

Программа «1С:Управление торговлей» ред. 10.3 снята с поддержки. Но у нее есть преемница — более новая и функциональная редакция 11. Она вышла в 2010 году, развивается уже 14 лет и содержит много дополнительного функционала по сравнению с ред. 10.3. Для тех, кто выберет на замену программу «1С:УТ» ред. 11, мы составили подробный чек-лист. Он поможет выполнить все этапы перехода за разумное время и без ошибок.

Этапы перехода

Переход на актуальную редакцию программы — сложный процесс. Он совсем не похож на обновление базы после выхода нового релиза. Работы по переходу проводятся в несколько этапов:

1. Аудит ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов;
2. Составление программы работ;
3. Подготовительный этап;
4. Переход.

1. Аудит ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов

На этом этапе предстоит:

• определить ключевых сотрудников, которые знают, как сейчас автоматизирована работа в компании, и тех, кто знает, как надо построить работу в новой системе;
• актуализировать учет в базе «1С:УТ» ред. 10.3, включая настройки, цепочки документов, отчеты, в том числе внешние и редко используемые, их доработки, учесть все нерегулярные процедуры и операции;
• оценить количество пользователей и купленных лицензий, спланировать увеличение или уменьшение пользователей и лицензий после перехода, найти компьютеры-серверы, к которым подключены аппаратные лицензии;
• составить списки настроенных обменов — с «1С:Бухгалтерией», онлайн-кассами, сайтом, ЭДО, ПО для торговых представителей, а также необходимых, но еще не настроенных обменов;
• актуализировать перечень торгового оборудования — касс, сканеров штрихкодов, терминалов сбора данных, принтеров этикеток;
• составить список компьютеров и серверов с их характеристиками, определить сотрудника, который будет отвечать за работу оборудования и соответствие ПК требованиям, которые предъявляет «1С:УТ» ред. 11, они выше, чем у «1С:УТ» ред. 10.3.

2. Составление программы работ

Универсального списка работ не существует, так как организации имеют индивидуальные особенности и бизнес-процессы выстроены у всех по-разному. При переходе этапы могут иметь другой порядок исполнения. Но, как правило, всем компаниям необходимо:

• определить ответственного за переход на новый программный продукт, им может быть владелец бизнеса или другой человек с полномочиями и возможностью ответить на все вопросы по переходу;
• выбрать способ размещения базы — локально на компьютере, на сервере, это поможет уточнить требования к скорости интернет-соединения или к характеристикам ПК пользователей;
• оценить, какие доработки потребуются и когда их выполнить — до перехода или после начала работы в новой программе;
• выбрать, что требуется переносить из базы «1С:УТ» ред. 10.3, можно начать с чистого листа или перенести только справочники, а остатки вносить вручную либо загружать из Excel, также можно перенести остатки;
• оценить возможности типового перехода, рекомендуется выполнить тестовый переход и посмотреть, насколько корректно по типовым правилам перенесутся данные, какие ошибки возникнут, критичны ли они, как их можно исправить — путем изменений в «1С:УТ» ред. 10.3 или доработав правила переноса;
• рассчитать количество рабочих мест и лицензий, приобрести дополнительные лицензии, если нужно;
• оценить необходимость апгрейда компьютеров и серверов, если они не соответствуют требованиям «1С:УТ» ред. 11, это поможет исключить «торможение» работы программы и недовольство пользователей.

3. Подготовка к переходу

Этот этап включает два подэтапа: подготовку «1С:УТ» ред. 11 и «1С:УТ» ред. 10.3. Начинать лучше с настройки ред. 11 и потом под ее запросы готовить базу в ред. 10.3.

На стадии подготовки важно:

• изучить функционал новой программы, выполнить доработки, если необходимо;
• подготовить базу «1С:УТ» ред. 11 к переходу;
• провести апгрейд ПК, если требуется, установить актуальную версию программы, обеспечить доступ к базе;
• обучить пользователей, составить инструкции и сформировать тестовую базу;
• подготовить базу «1С:УТ» ред. 10.3 к переходу, в том числе:
• удалить помеченные на удаление объекты, неактуальных пользователей;
• подготовить справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры», включая «Свойства» и «Категории»
• закрыть кассовые смены, оформить отчеты комиссионеров, а также комитентам;
• завершить все обмены — с ЭДО, ЕГАИС, «1С:Бухгалтерией», сайтом, и отключить обмены;
• решить вопрос с отрицательными остатками, выполнить проведение по партиям;
• создать резервную копию базы данных.

4. Переход

На этом этапе необходимо:

• выполнить перенос данных, может потребоваться дозагрузка данных из Ехсеl, запуск обработок или внесение отдельных данных вручную;
• настроить права доступа всем пользователям с учетом ограничений; если планируются ограничения по организациям, кассам, складам, их также лучше сразу настроить;
• подключить торговое оборудование, оно подключается к конкретным кассам, рабочим местам пользователя, поэтому эта процедура выполняется после настройки рабочих мест;
• отключить доступ к базе «1С:УТ» ред. 10.3 для пользователей, которые должны работать только в новой базе, но можно настроить право «на просмотр»
• сразу после переноса данных сверить остатки с «1С:УТ» ред. 10.3 по всем разделам учета, скорректировать остатки, если необходимо;
• дозаполнить справочники, провести их чистку, удалить помеченные объекты;
• настроить необходимые обмены — с ЭДО, ЕГАИС, «1С:Бухгалтерией», сайтом, так как настройки автоматически не переносятся из старой базы.

Все этапы перехода или их часть вы можете выполнить своими силами либо привлечь внешних специалистов — партнеров «1С».

У программы «1С:УТ» ред. 11 по сравнению с «1С:УТ» ред. 10.3 есть дополнительные функции и богатый инструментарий по настройке внешнего вида системы под себя. Рекомендуем вам внимательно ознакомиться с документацией по работе с «1С:УТ» ред. 11.