Что такое кадровый ЭДО?
Кадровый ЭДО (КЭДО) или кадровый электронный документооборот — это способ обмена кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Преимуществом кадрового электронного документооборота является скорость подписания документов и снижение трудозатрат.
Как законодательно регулируется кадровый ЭДО?
Кадровый ЭДО регулируется ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ и приказом Минтруда России
Трудовой кодекс определяет порядок перехода на кадровый ЭДО и регламентирует его.
Приказ Минтруда России определяет формат обмена (файлы в формате PDF/A-1A), тип подписи (открепленная), наличие файла описания, кодировку и многие другие технические параметры обмена. С приказом можно ознакомиться по ссылке.
Какие нюансы следует учитывать в 2024 году при выборе системы кадрового ЭДО?
Убедитесь, что система кадрового ЭДО соответствует приказу № 578Н. Если формат обмена не соответствует утвержденному в приказе № 578Н, то такие документы могут быть признаны недействительными.
Как организовано хранение документов?
Кадровые документы хранятся очень долго. Важно понять, как будут храниться ваши документы и как их защитить от утери. Какие гарантии сохранности документов может предоставить поставщик услуг кадрового ЭДО, если документы хранятся на его сервере? А если вы решили сменить систему кадрового ЭДО, что будет с вашими документами? Как их можно забрать? И как их хранить дальше?
Сложность внедрения
Придется ли сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии изучать дополнительные системы? Сколько существующих процессов ведения учета придется пересмотреть? Какие возможности исправления ошибок предоставляет система кадрового ЭДО? Заметим, в электронном документообороте документы задним числом уже не подпишешь…
Кроме того, рекомендуем ознакомиться с рекомендациями Минтруда России и использовать эту информацию при оценке системы кадрового ЭДО с точки зрения возможности выстраивания работы по этим рекомендациям.
Гибкость системы
Насколько легко система подстраивается под существующие процессы ведения учета в вашей организации? Есть ли возможность доработки системы под ваши нужды?
Простой и понятный интерфейс для сотрудников. Наличие мобильного приложения
Посмотрите на интерфейс решения которым должны будут пользоваться сотрудники. Все ли понятно в каком разделе, что находится? Если Вы сразу не можете определить назначение того или иного функционала, то, вероятно, сотрудником вашей организации тоже будет не просто разобраться и количество вопросов, которые они будут задавать вам, не будет способствовать скорейшему внедрению системы кадрового ЭДО.
Наличие мобильного приложения — это крайне важное условие, если у вас есть сотрудники без стационарного места работы с персональным компьютером. Организовать с ними обмен кадровыми документами можно через мобильное приложение.
По нашей статистике, большинство пользователей (91,63%) пользуются именно мобильным приложением, так как это самая удобная форма взаимодействия с работодателем для сотрудника.
Кадровый ЭДО от 1С
Наиболее простым способом перейти на КЭДО для пользователей программ 1С является внедрение решения «1С:Кабинет сотрудника», так как оно уже встроено в программы 1С, в которых можно вести кадровый учет, то есть дополнительные программы или расширения устанавливать не придется.
«1С:Кабинет сотрудника» дополняет интерфейс программы, что позволит сохранить привычный порядок ведения учета в программах 1С. Значит, не потребуется сложное длительное обучение, так как основные действия будут выполняться в программе так, как вы привыкли их выполнять.
Например, чтобы отправить документ сотруднику в электронном виде, нужно в печатной форме документа вместо кнопки «Печать» нажать кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».
Все заявления от сотрудников будут поступать в программу в виде задач и распределяться по ответственным лицам по настроенному вами сценарию.
При обработке заявления открывается нужный раздел программ (исходя из типа поданного заявления), а данные заполняются из заявления сотрудника, повторно их вводить не придется.
Это означает, что сотрудники отдела кадров будут выполнять работу в привычном виде и для взаимодействия с функционалом кадрового ЭДО куда-либо переходить им не потребуется.
Отдельного внимания заслуживает хранение документов. В «1С:Кабинете сотрудника» все электронные кадровые документы хранятся в вашей программе 1С. Резервное копирование выполняется штатными средствами программы.
Одним из важных вопросов перехода на кадровый ЭДО является вопрос электронных подписей для сотрудников, так как работодатель по закону обязан обеспечить сотрудников электронной подписью за свой счет.
Все подписи для сотрудников (УНЭП) в «1С:Кабинете сотрудника» выпускаются и перевыпускаются абсолютно бесплатно. Это позволит работодателю серьезно сократить расходы на эксплуатацию кадрового ЭДО в организации.
Помимо этого, подписи сотрудников имеют метку времени, которая помогает проверить юридическую силу документа.
Для сотрудников вашей организации в «1С:Кабинете сотрудника» создаются личные кабинеты, из которых они осуществляют взаимодействие с работодателем, а именно:
- получают самостоятельно информацию (например, об остатке отпуска);
- получают расчетные листки;
- подписывают документы;
- подают заявления;
- получают подпись.
Доступ к личному кабинету сотрудник может получить через браузер или через мобильное приложение для его смартфона (Apple, Android).
Личные кабинеты сотрудников обладают крайне простым и понятным интерфейсом. Сложностей с освоением функционала у сотрудников обычно не возникает.
«1С:Кабинет сотрудника» поставляется в двух вариантах — облачном и локальном. Во втором случае решение размещается на сервере вашей организации.
Демодоступ для облачной версии составляет 45 дней и подключается непосредственно из вашей программы. Подробную инструкцию по подключению можно посмотреть по ссылке.
Демодоступ для локальной версии составляет 90 дней и заказывается через партнеров 1С.
Если вам нужна помощь или консультация партнера по «1С:Кабинету сотрудника», рекомендуем обращаться к партнерам со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО». С рейтингом партнеров, имеющих указанный статус, можно ознакомиться по ссылке.
Комментарии