С 1 сентября 2026 года обязательным становится применение электронных перевозочных документов (ЭПД) согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Основной целью введения ЭПД является создание единой системы контроля грузоперевозок посредством Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) для отслеживания в реальном времени всех коммерческих перевозок. Такая система исключает подделку документов, выявляет серые схемы и неучтённые перевозки, делает прозрачными цепочки поставок.
Компаниям важно уже сейчас до 1 сентября 2026 года завершить настройку электронного документооборота, протестировать обмен через ГИС ЭПД и подготовить сотрудников к работе по новым правилам.
В статье расскажем, кого коснутся изменения и как подготовиться к работе в транспортном ЭДО.
- Что такое ЭПД и зачем они нужны
- Когда ЭПД станут обязательными
- Кто участники ЭПД
- Как будет работать электронный документооборот перевозочными документами
- Как подготовиться и перейти на ЭПД
- Что использовать в качестве ЭДО для перевозок
Что такое ЭПД и зачем они нужны
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы в утвержденном государством электронном формате, подписанные электронной подписью и имеющие юридическую силу.
Основные электронные транспортные документы:
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой аналог обычной бумажной накладной для перевозки грузов на автомобилях. Этот документ подтверждает, что одна компания передала груз водителю, а другая компания получила его в пункте назначения. ЭТрН содержит сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, виде груза и маршруте доставки.
Электронный заказ или электронная заявка (ЭЗЗ). Этими документами стороны договариваются об условиях доставки груза.
Электронный путевой лист (ЭПЛ). Содержит информацию о водителе и общие сведения о перевозке: груз, маршрут, даты начала и окончания.
Путевые листы могут быть и в бумажном виде и после 1 сентября. Исключение — перевозка алкогольных напитков, подлежащих обязательной маркировке: пива, сидра, медовухи, пуаре, а также спиртосодержащей непищевой продукции. Для них с 1 сентября путевые листы должны быть строго в электронном виде (постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944).
Электронное поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. В поручении клиент указывает перечень услуг, которые должен выполнить экспедитор. Расписка подтверждает факт получения экспедитором груза, в том числе при необходимости для временного хранения на его складе.
Полный отказ от бумажного документооборота на настоящий момент не планируется. Минтранс определил перечень исключений, при которых накладная может оформляться на бумаге. Постепенно перечень таких исключений планируется сокращать.
Бумажный формат сохранится в следующих случаях:
- перевозки специальных грузов;
- сделки с участием иностранных контрагентов;
- перевозки для личных нужд граждан;
- перевозки между филиалами одной компании;
- случаи отсутствия доступа к интернету, в отношении которых приказами установлены исключения.
На случай непредвиденных обстоятельств Минтранс разрабатывает так называемый "аварийный режим", при котором временно будет разрешено использовать бумажные документы. Это должно предотвратить остановку грузоперевозок при технических сбоях, отсутствии связи или недоступности системы.
Когда ЭПД станут обязательными
Ключевые даты перехода на электронные перевозочные документы
| Дата | Изменения | Участники |
| 1 сентября 2022 года | ГИС ЭПД* запущена в добровольном режиме для тестирования | Участники рынка грузоперевозок и операторы ЭДО |
| 1 марта 2026 года | Экспедиторы обязаны регистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог» | Компании и ИП, которые организуют и контролируют доставку грузов |
| 1 сентября 2026 года | Обязательное использование электронных перевозочных документов | Участники коммерческих грузоперевозок, экспедиторы, грузоотправители и грузополучатели |
| 1 марта 2027 года | Заканчивается период без штрафов за бумажный документ вместо электронного при проверке инспекторами** | Автомобильные перевозчики при проверках инспекторами |
| 1 марта 2027 года | Перевозчики должны состоять в реестре перевозчиков на платформе «ГосЛог» | Перевозчики; размеры штрафов за работу без регистрации пока находятся на стадии законопроекта |
*ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через нее создают, подписывают и передают в электронном виде транспортные накладные, путевые листы и другие перевозочные документы через аккредитованных операторов.
**Обязательный переход на электронные перевозочные документы начинается с 1 сентября 2026 года, но для адаптации бизнеса предусмотрен переходный период без штрафов, который продлится до 1 марта 2027 года. Если в это время проверяющий инспектор ГИБДД обнаружит бумажную накладную вместо электронной, он ограничится только устным замечанием. Полностью бумажный документооборот сохраняется только для перевозок специальных грузов, сделок с иностранными контрагентами и перевозок для личных нужд физических лиц.
- Компания доставляет продукцию клиенту (другой компании) собственным или наемным транспортом, в том числе с привлечением экспедитора. Доставка выделена как отдельная услуга.
- Перевозка грузов между своими подразделениями компании при помощи стороннего перевозчика или экспедитора.
- Компания заказывает с доставкой товары, сырье, материалы. Даже если это просто канцтовары в офис.
- ЭПД не требуется при доставке товаров своим транспортом покупателям-физлицам.
- Для внутренних нужд бизнеса, например, перевозка товара между разными магазинами одной компании.
- В случае, когда доставка входит в цену товара и не является отдельной услугой.
Во всех перечисленных ситуациях нужен путевой лист (ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). И если для перевозимого товара обязателен электронный путевой лист, его нужно будет оформить.
Кто участники электронного документооборота перевозочными документами с 1 сентября 2026 года
Обязанность применять ЭПД распространяется на всех участников коммерческих перевозок: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
| Грузоотправители | Организации и индивидуальные предприниматели, которые отгружают товар и инициируют документооборот, формируя электронную транспортную накладную (ЭТрН) и заказ-заявку |
| Перевозчики | Юридические лица и ИП, осуществляющие транспортировку грузов на коммерческой основе. Они подписывают ЭТрН и подтверждают выполнение рейса |
| Грузополучатели | Компании и предприниматели, принимающие товар. Даже если организация не заказывала перевозку самостоятельно, а только получает груз от поставщика, она обязана подписать электронную транспортную накладную, подтверждая факт приемки |
| Экспедиторы | Компании, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги. Помимо перехода на ЭПД, для них с 1 марта 2026 года была введена обязательная регистрация в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог». Отсутствие в реестре делает деятельность экспедитора незаконной |
Кто контролирует применение ЭПД
1. Государственная информационная система ЭПД (ГИС ЭПД) – единая федеральная база данных, оператором которой является Минтранс России. В нее попадают и хранятся электронные перевозочные документы со всей страны. Положение о ГИС ЭПД утверждено постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931.
2. Оператор ГИС ЭПД (оператор ЭДО) – аккредитованная Минтрансом России компания, функция которой заключается в обеспечении взаимодействия участников перевозки с другими участниками перевозки, а также с государственными структурами. Участники перевозки не отправляют ЭПД напрямую государству или друг другу, все взаимодействие происходит исключительно через Оператора ГИС ЭПД. Он проверяет документы на соответствие форматам ФНС России, фиксирует время подписания титулов, обеспечивает роуминг и гарантированную доставку файлов всем участникам. Например, сервис 1С-ЭДО, который работает в 1С:УНФ и 1С:Рознице , имеет аккредитованных операторов и уже работает с ГИС ЭПД.
3. Контролирующие органы – сотрудники ГИБДД, Ространснадзора и ФНС России. Инспекторы на дорогах считывают QR-коды с планшетов водителей и через служебные планшеты запрашивают данные напрямую из ГИС ЭПД для проверки легальности рейса. Налоговые органы используют эти данные для проверок обоснованности расходов и вычетов по НДС.
Как будет работать обмен ЭПД с 1 сентября 2026 года
Разберемся, как будет работать ЭПД на примере процесса оформления и подписания электронной транспортной накладной (ЭТрН). Выполняем действия поэтапно, подписывая каждым участником процесса перевозки.
1. Участник перевозки, например грузоотправитель, формирует и заполняет файл документа в электронном виде и подписывают свой титул (Т1) квалифицированной электронной подписью (КЭП).
2. Оператор ИС (ЭДО) проверяет соответствие документа формату и заполнение обязательных реквизитов, присваивает идентификатор и отправляет в ГИС ЭПД.
3. ГИС ЭПД верифицирует данные, хранит файлы и передает ведомствам.
4. Следующий участник, например грузоперевозчик, получает документ по ЭДО и подписывает свой титул (Т2).
5. Грузополучатель после фактической приемки груза подписывает свой титул (Т3), фиксируя факт получения товара. При обнаружении расхождений или повреждений груза получатель обязан внести соответствующие отметки в электронную накладную.
6. Перевозчик завершает оформление документа, подписывая заключительный титул (Т4) после выдачи груза, что подтверждает выполнение всех обязательств по перевозке.
Документооборот считается завершенным только после подписания всех обязательных титулов всеми участниками. С 1 сентября 2026 года данный порядок становится единственным способом оформления перевозочных документов.
Оформить ЭТрН на основании учетной информации и отправить контрагенту для подписания через ГИС ЭПД уже сейчас можно в 1С:УНФ и 1С:Рознице. Читайте подробнее в инструкции.
Как подготовиться и перейти на ЭПД
Изменения в транспортном документообороте затрагивают большинство компаний, поэтому важно заранее подготовиться к работе по новым правилам. Каждый участник должен заключить договор с аккредитованным Минтрансом оператором ИС ЭПД (напрямую в ГИС ЭПД документы не отправляются), оформить квалифицированные электронные подписи (КЭП) для сотрудников и машиночитаемые доверенности (МЧД), обеспечить водителей смартфонами с мобильным приложением для получения QR-кода, актуализировать договоры с контрагентами (указать ИНН и ID ЭДО). Отсутствие QR-кода у водителя приравнивается к отсутствию документов и влечёт штрафы.
Проверяйте себя по чек-листу.
1. Проверьте, должен ли ваш бизнес использовать ЭПД и роль в грузоперевозках
⇒ Если доставляете свою продукцию собственным транспортом физическим лицам – необязательно. Но если спирт, то необходим электронный путевой лист.
⇒ Если доставляете свои товары другим компаниям сторонним транспортом – должны использовать обязательно, так как вы – Грузоотправитель.
⇒ Если получаете грузы от других компаний – должны использовать обязательно, так как вы – Грузополучатель
⇒ Если перевозите грузы других компаний – должны использовать обязательно, так как вы – Перевозчик
⇒ Если организуете доставку сторонних грузов, должны обязательно, так как вы – экспедитор
Одна и та же компания или ИП может в зависимости от договора занимать разные роли.
2. Выберите оператора для работы с ГИС ЭПД (1С-ЭДО)
Оператор электронного документооборота – это технологический посредник, который обеспечивает обмен данными между вашей компанией и ГИС ЭПД. Необходимо выбрать одного из аккредитованных операторов и заключить договор на оказание услуг по передаче электронных документов.
Основной критерий для выбора — наличие оператора в реестре аккредитованных. Если вы уже работаете с оператором ЭДО из реестра, можно далее продолжать сотрудничество с ним и в рамках ГИС ЭПД.
Что еще учесть при выборе оператора:
- Поддержка роуминга с операторами, которыми пользуются контрагенты.
- Удобство интерфейса для всех ролей в перевозке.
- Наличие мобильного приложения, которое позволяет водителю скачивать на смартфон QR-коды накладных для предъявления сотрудникам ГИБДД при отсутствии доступа к интернету.
- Возможность интеграции с учетной системой.
Компании, работающие на 1С, могут продолжать работать через 1С-ЭДО, т.к. операторы сервиса аккредитованы в качестве операторов ЭПД.
3. Оформите электронные подписи и доверенности (КЭП для ЭПД)
Все участники процесса: руководители, логисты, диспетчеры – должны иметь действующие сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП для ЭПД), выданные аккредитованными удостоверяющими центрами. Водитель также является полноценным участником документооборота. В зависимости от выбранной схемы автоматизации водители подписывают документы усиленной неквалифицированной (УНЭП) или простой (ПЭП) электронной подписью.
Особое внимание уделяется машиночитаемым доверенностям (МЧД для ЭПД). Если сотрудник действует от имени организации по доверенности, то с 1 сентября 2026 года применение МЧД в формате ФНС становится обязательным. Сведения о доверенности должны быть зарегистрированы в реестре, чтобы система могла автоматически проверить полномочия подписанта.
Если электронной подписи еще нет, руководитель организации или ИП может получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС или у одного из доверенных лиц УЦ ФНС.
Другие сотрудники компании, которые подписывают транспортные документы, могут получить УКЭП в одном из коммерческих удостоверяющих центров. Чтобы подписывать электронные документы от имени организации или ИП, у них должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД).
4. Оснащение транспортных средств и персонала для ЭПД
Водитель должен иметь возможность подписывать документы в рейсе. Для этого на транспортное средство устанавливается планшет или смартфон с мобильным приложением оператора ЭДО, например 1С-ЭПД. Приложение визуализирует XML-документ в понятном виде и позволяет наложить подпись.
Для бизнеса, работающего на 1С, доступно мобильное приложение 1С-ЭПД для работы водителя. Как работать с мобильным приложением можно узнать в инструкции
5. Разработайте регламент и обучите сотрудников
Для минимизации ошибок и упорядочивания новых процессов следует разработать и утвердить внутренние нормативные документы. Это могут быть подробные инструкции, чек-листы и памятки для сотрудников всех вовлеченных подразделений, в которых будет прописана последовательность действий, ответственность и сроки на каждом этапе работы с ЭПД.
Что предусмотреть в регламенте:
- перечень используемых ЭПД и их форматы;
- порядок работы с исходящими ЭПД: кто и в какие сроки формирует, согласовывает (при необходимости) и подписывает конкретные разделы документов;
- правила работы с входящими ЭПД: кто и в какие сроки проверяет, подписывает, отражает в учете;
- список ответственных сотрудников и их полномочия по работе с ЭПД;
- защита информации: уровни доступа, пароли, резервное копирование, архивирование и т.п.
Ключевой фактор успешного перехода – готовность сотрудников работать в новых условиях. Необходимо организовать семинары и тренинги для логистов, бухгалтеров и водителей, объяснив не только технические аспекты работы в системе, но и важность и преимущества перехода на ЭПД для компании в целом.
Затем нужно обучить всех ответственных специалистов работе с ЭПД с учетом их полномочий по регламенту.
6. Проинформируйте контрагентов и внесите изменения в договоры
Чтобы система ЭПД работала корректно, к электронному обмену должны быть готовы все участники перевозки. Поэтому целесообразно заранее уведомить своих контрагентов о переходе на ЭПД. Если контрагент уже выбрал другого оператора — нужно настроить с ним роуминг. Также следует до 1 сентября 2026 года внести изменения во все договоры, в которых так или иначе упоминаются перевозки. Изменения должны включать указание на обмен ЭПД только в электронном виде, кроме определенных Минтрансом особых случаев, о которых мы писали выше.
7. Протестируйте систему
Лучше проверить систему работы с ЭПД до наступления срока обязательного внедрения, чтобы было время на устранение недочетов. Для этого выберите одного или нескольких лояльных контрагентов, которые уже настроили систему электронного обмена. В рамках тестирования параллельно с бумажными оформляйте электронные документы.
Что использовать в качестве ЭДО для перевозок
Для тех, кто работает в 1С:УНФ и 1С:Рознице , при подключении электронного документооборота (1С-ЭДО) становится доступно 1С-ЭПД как встроенное рабочее место для работы с документами. Не нужно ничего дополнительно подключать, а можно просто начать использовать. Выберите и оплатите тариф заранее или получите счет по окончании месяца.
Как начать работать можно прочитать в инструкции.
Преимущества:
- автоматическое заполнение реквизитов из документов реализации и заказов;
- отсутствие повторного ввода данных;
- хранение документов в единой базе;
- обмен через аккредитованных операторов;
- поддержка мобильной работы водителей;
- интеграция с сервисами 1С:ЭДО и машиночитаемыми доверенностями (МЧД).
Полезные материалы по работе с 1С-ЭПД:
- https://portal.1c.ru/applications/1C-EPD
- https://its.1c.ru/db/epdmob#content:1:hdoc
- https://edo.1c.ru
Итоги
ЭПД — перевозочные документы, оформленные и подписанные в электронном виде. По юридической значимости они равны бумажным с защитой от опечаток, подделок и быстрым подписанием.
С 1 сентября 2026 года транспортные документы, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы оформляются только в электронном виде.
Переходный период до 1 марта не отменяет обязанность применять электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. Он касается только порядка контроля при проверках на дороге. До 1 марта действует переходный период без штрафов. Это значит, что инспекторы при остановке машин смогут ограничиваться устным замечанием, если вместо электронного документа перевозчик предъявит бумажный.
Рассчитывать на перенос обязательного перехода не стоит. До 1 сентября 2026 года компаниям целесообразно завершить настройку электронного документооборота, протестировать обмен через ГИС ЭПД и подготовить сотрудников к работе по новым правилам.
В программах 1С:Розница и 1С:УНФ работает рабочее место ЭПД, которое позволяет формировать, подписывать, отправлять и хранить электронные перевозочные документы непосредственно из приложения. Документы создаются автоматически на основании данных учета, что сокращает ручной ввод и снижает риск ошибок. Встроенный электронный документооборот в приложениях поможет отправить документы в государственную систему ГИС ЭПД.
Подготовку к переходу рекомендуется начать заранее: определить роль компании в перевозках, подключиться к оператору ЭДО, настроить 1С:ЭПД, оформить электронные подписи и МЧД, а также провести тестовый обмен документами с контрагентами.
Комментарии