Диаграмма отпусков

Диаграмма отпусков — это инструмент для кадровиков, руководителей и сотрудников.

Она наглядно (разными цветовыми отрезками) показывает заявки сотрудников на отпуск, их согласование, графики отпусков, их переносы и фактическое использование этих дней.

Это особенно удобно при планировании, если в компании есть сотрудники, отпуска которых не должны пересекаться или периоды, когда нельзя предоставлять отпуска.

Также диаграмма поможет контролировать поданные сотрудниками заявки, их согласование, покажет расхождение плана и факта отпусков.

Формирование Диаграммы отпусков

Диаграмма не только отражает информацию, она позволяет корректировать запланированные даты заявок и отпусков.

Все пользователи могут сформировать Диаграмму отпусков в разделе Самообслуживания / Отчеты / Диаграмма отпусков. А Кадровикам Диаграмма отпусков доступна еще в разделе Кадры / Отчеты / Диаграмма отпусков.

Что и как показывает диаграмма отпусков

Диаграмма наглядно рисует периоды запланированных и фактических отпусков за выбранный месяц, квартал или год.

Данные диаграмма берет из документов:

• График отпусков и Перенос отпуска. Если отпуск запланирован по графику, заявка на отпуск или кадровый приказ еще не оформлены, период отпуска отображается голубым цветом;

• Заявка на отпуск (несогласованная). Если заявка на отпуск оформлена, но еще не согласована, и кадровый приказ на отпуск не проведен, период отпуска отображается серым цветом;

• Заявка на отпуск (согласованная). Если заявка на отпуск согласована, а кадровый приказ на отпуск еще не оформлен, период отпуска отображается зеленым цветом;

• Отпуск. Если оформлен кадровый приказ на отпуск, период отпуска отображается зеленым цветом;

При наведении курсора на период отпуска в диаграмме всплывает подсказка с указанием документа.

Дополнительные отборы и опции

Для крупных компаний с большой численностью Диаграмму отпусков трудно анализировать. Для комфортной работы в отчете выводится список сотрудников не более 100 человек. Если сотрудников больше, программа предупреждает о необходимости использовать дополнительные отборы.

Удобно изменять периодичность диаграммы:

• Переключить кнопку в положение месяц, квартал или год;

• В диаграмме за год или квартал кликнуть на период в шапке диаграммы — данные сформируются за выбранный месяц или квартал.

Навигация по периодам:

• Клик на кнопку Стрелка вправо / влево — диаграмма сформируется за более поздний / ранний месяц, квартал или год;

• Клик на период в шапке диаграммы — данные сформируются за выбранный месяц или квартал.

В диаграммах, сформированных за месяц или квартал, выводится количество дней отпуска.

Быстрый отбор варианта отображения отпусков:

• Графики отпусков. Диаграмма показывает только план — графики и переносы отпусков;

• Заявки и приказы. Диаграмма показывает только заявки на отпуск и кадровые документы Отпуск;

• Все. Диаграмма отображает Графики отпусков и Заявки и приказы.

Пользователь использует различные критерии отбора сотрудников.

Быстрый отбор помогает найти сотрудников по начальным буквам ФИО, а подразделения — по названию.

По кнопке Еще доступны опции:

• Выделять праздничные дни. При включенной опции на диаграмме отражаются даты праздников по выбранному производственному календарю;

• Варианты отображения: показывать только Графики отпусков, только Заявки и кадровые Приказы, или Все;

• Производственный календарь, праздники которого нужно показать на Диаграмме отпусков. По умолчанию праздничные дни отображаются по Производственному календарю Российской Федерации, который является общегосударственным. Для показа в Диаграмме праздничных дней можно выбрать любой из производственных календарей, которые используются в программе.

Чем помогает Диаграмма сотрудникам, руководителям и кадровикам

Пользователь (профиль Сотрудник):

• Если пользователь кликнул на свои фамилию, имя и отчество, контекстное меню предлагает оформить заявку на отпуск, сформировать отчет по остаткам отпуска, обновить данные диаграммы.

• Если пользователь кликнул на ФИО другого сотрудника, Диаграмма предлагает обновить его данные об отпусках.

Руководитель подразделения или Кадровик (профиль Руководитель подразделения, Кадровик (без доступа к зарплате), Кадровик, Кадровик-расчетчик, Старший кадровик, Старший кадровик-расчетчик):

• По команде Еще / Печать выводит Диаграмму отпусков на печать. Данные графика отпусков отображаются светло-серым цветом, а отпуска и заявки — темно-серым;

• При двойном клике на отпуск в Диаграмме любого сотрудника открывается соответствующий документ;

• Контекстное меню при клике на ФИО текущего сотрудника предлагает оформить заявку на отпуск, сформировать отчет по остаткам отпуска, обновить данные диаграммы;

• Контекстное меню при клике на отпуск любого сотрудника предлагает Редактировать документ;

• Руководитель или Кадровик может изменять период неподтвержденной заявки любого сотрудника, перемещая элемент диаграммы. Перед сохранением изменений программа запрашивает подтверждение.

Что после обновления

Роли Использование обработки «Диаграмма отпусков» и Просмотр документов из диаграммы отпусков добавляются в профили групп доступа:

• Руководитель подразделения;

• Кадровик (без доступа к зарплате);

• Кадровик;

• Кадровик-расчетчик;

• Старший кадровик;

• Старший кадровик-расчетчик.

Роль Использование обработки «Диаграмма отпусков» включается в профиль Сотрудник.