Адаптация, перевод и увольнение сотрудников. Больше возможностей для HR

В 1С:ЗУП КОРП есть функция — Задания адаптации и увольнения. Что это такое, разберем на примере.

При приеме нового сотрудника нужно:

• Менеджеру АХО — подготовить рабочее место в первый рабочий день;
• Сисадминам — создать учетную запись на второй рабочий день;
• Руководителю познакомить с коллективом в первую рабочую неделю и заполнить анкету по результатам испытательного срока через 3 месяца с начала работы новичка.

После оформления Решения о приеме конкретного сотрудника программа автоматически разошлет эти задачи исполнителям в нужный срок и проконтролирует их выполнение.

Аналогично программа действует не только при приеме, но и при увольнении, кадровом переводе, уходе в отпуск за ребенком и т. д.

Что нового в версии 3.1.24

В новой версии стало больше возможностей.

• При настройке сроков старта и завершения заданий адаптации и увольнения теперь можно указывать не только дни, но и месяцы. Сроки программа отсчитывает относительно даты кадрового события.
• Исполнителем задания адаптации и увольнения сотрудника может быть назначен руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. Программа автоматически определяет актуального руководителя.
• Задание адаптации или увольнения может автоматически направлять опрос исполнителю. Шаблон и вопросы анкеты настраивают пользователи.
• Добавлен новый вид рассылки уведомлений Окончание испытательного срока. Автоматическую рассылку уведомлений (СМС или e-mail) о завершении испытательного срока можно адресовать:
  • новому сотруднику;
  • его руководителю;
  • ответственным рекрутерам;
  • заявителю вакансии.
• В предыдущей версии 1С:ЗУП КОРП 3.1.23 добавлены две рассылки:
  • Назначена новая задача;
  • Истечение срока исполнения назначенной задачи.

Они помогают контролировать исполнение заданий адаптации и увольнения.

• В карточке кандидата отражаются данные:
  • Отклонен/Одобрен;
  • Решение о приеме на работу;
  • Прием на работу.

Решение о приеме на работу в карточке кандидата появилось в новой версии.

Срок выполнения задания адаптации и увольнения

Дату старта задания адаптации и увольнения и срок его завершения задают не только в днях, но и в месяцах относительно даты кадрового события. Например, задание побеседовать с новичком руководители получают через 25 дней после приема на работу новых сотрудников. А завершить задание руководителям нужно не позднее, чем через 1 месяц после приема подчиненного.

Определение руководителей при проведении решений о кадровых изменениях

Теперь программа может автоматически определить актуального руководителя. Например, Решение о приеме назначает задание адаптации. Исполнителем этого задания программа выбирает пользователя, который в этот момент занимает позицию руководителя нового сотрудника.

Аналогично программа действует при планировании заданий увольнения.

Каждый руководитель получает свою задачу.

Для этого в настройках мероприятия адаптации и увольнения указывают, что задание выполняется Руководителем подразделения.

Опрос для исполнителя задания адаптации или увольнения

Вместе со стартом задания программа может создавать опрос для его исполнителя. Шаблон и вопросы анкеты настраивают пользователи. Пример анкеты по результатам 1-го месяца испытательного срока для руководителя нового сотрудника:

Чтобы исполнитель задания мог заполнить анкету, в настройках мероприятия устанавливают опцию При выполнении задания создавать опросы по шаблону, и выбирают шаблон анкеты.

Исполнителем задания адаптации или увольнения могут быть:

• сам сотрудник;
• его руководитель;
• исполнитель — выбранный пользователь или роль исполнителей

Рассылка уведомлений о завершении испытательного срока

В 1С:ЗУП КОРП можно настроить автоматическую рассылку уведомлений о завершении испытательного срока.

В результате программа по заданному правилу и шаблону будет отправлять e-mail или СМС:

• сотруднику;
• руководителю;
• ответственному за кандидата;
• заказчику вакансии;
• произвольным получателям.

В 1С:ЗУП КОРП есть готовый шаблон Окончание испытательного срока, который HR может модифицировать. Новые шаблоны создают по мере необходимости.

Рассылки для контроля выполнения заданий исполнителями

Рассылки отправляют исполнителям по e-mail или СМС напоминания:

• Назначена новая задача;
• Истечение срока исполнения назначенной задачи.

Рассылки можно настраивать для:

• разных исполнителей,
• задач различной важности.

В каждой из рассылок есть готовый шаблон.

Исполнение заданий адаптации и увольнения

Исполнители видят назначенные им задачи и выполняют их:

• в списке Мои задачи:
  • на начальной странице 1С:ЗУП КОРП;
  • в разделе Главное.
• в списке заданий Подбор персонала / Задания адаптации и увольнения.

Открыв задачу, исполнитель видит, с адаптацией или увольнением какого сотрудника она связана.

Исполнитель задачи видит анкету в списке Доступные анкеты.

После заполнения анкеты задача адаптации и увольнения станет автоматически выполненной.

Заполненные анкеты можно посмотреть на форме задания адаптации и увольнения.

Больше информации в карточке кандидата

Если в 1С:ЗУП КОРП было оформлено Решение о приеме на работу и Прием на работу, в карточке кандидата видим:

• Какое решение было принято — Отклонен/Одобрен, Дата;
• Ссылка на Решение о приеме на работу, Дата;
• Прием на работу — Дата приема, организация, позиция штатного расписания.

Что нужно настроить

Включение опций

Чтобы использовать задания адаптации и увольнения, Администратор в Настройка / Управление персоналом включает опцию Назначаются задачи адаптации и увольнения.

Чтобы использовать автоматические рассылки уведомлений, Администратор включает опцию Настройка / Управление персоналом / Сотрудники получают SMS и Email о событиях в системе.

Настройка мероприятия Адаптации и увольнения

Ответственный Пользователь настраивает Подбор / Мероприятия адаптации и увольнения.

В мероприятии указывают:

• исполнителя;
• период выполнения;
• категорию сотрудников, в связи с адаптацией и увольнением которых будут стартовать задачи;
• вид события;
• шаблон анкеты, если исполнитель должен проходить опрос.

Настройка анкеты

Ответственные пользователи настраивают необходимое количество анкет для опроса исполнителей. Пример настройки анкеты и одного из вопросов:

Ведение руководящих позиций для подразделений

Чтобы программа могла определять, кто из пользователей 1С:ЗУП КОРП является руководителем сотрудника, и направлять ему задание и анкету, указывают руководящие позиции штатного расписания для подразделений.

Если Организационная структура предприятия соответствует структуре юридических лиц, и это отражено в Настройка / Управление персоналом, то информацию о руководителе вводят в карточке Подразделения.

Если Организационная структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц, то информацию о руководителе вводят в карточке Структуры предприятия.