ИТ-интегратор «1С:Первый бит» совместно с компанией «Хофф Тех» — основным техническим партнером Hoff в области разработки и поддержки ИТ-инфраструктуры автоматизировали работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в сети магазинов Hoff. С помощью «1С:Документооборот», интегрированного с «1С:Зарплата и управление персоналом», организовано оперативное оформление, согласование и подписание доверенностей для 7 000 сотрудников компании. Усилен контроль за сроками их действия. На оформление доверенностей уходит на 90% меньше времени, МЧД всегда актуальны, а информацию по любой из них можно найти в системе за пару кликов. Оформление документов ускорилось, сотрудники быстрее подписывают электронные документы и заключают сделки.
Hoff (ООО «Домашний Интерьер») — мультиформатный ритейлер мебели и товаров для дома. Компания развивает несколько форматов магазинов — от гипермаркетов до студий планирования, а также интернет-магазин. Сейчас у компании 67 магазинов в 31 городе России. Общая площадь торговых площадей составляет более 420 тыс.кв.м. Гипермаркеты ежегодно посещают более 22,7 млн покупателей, посещаемость интернет-магазина на сайте и в мобильном приложении Hoff — более 120 млн человек в год.
В штате компании более 7 000 сотрудников, поэтому необходимо выпускать большое количество доверенностей на подписание документов и решение других рабочих задач.
Ранее работа с доверенностями в компании была автоматизирована частично на базе «1С:Зарплата и управления персоналом». С сентября 2024 года сотрудники российских организаций должны были перейти на подписание документов квалифицированной электронной подписью с обязательным предоставлением машиночитаемых доверенностей. Компании стала необходима новая система, которая позволила бы систематизировать работу с доверенностями, ускорить их выпуск и усилить контроль за их актуальностью.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот». Партнером по проекту стала компания «1С:Первый бит», которая сотрудничает с Hoff в сфере автоматизации бизнес-процессов на базе 1С с 2009 года.
За 7 месяцев специалисты 1С:Первого бита поэтапно реализовали в «1С:Документообороте» необходимый для работы с МЧД функционал, развернули систему на 7 000 рабочих мест, выполнили интеграцию с «1С:Зарплата и управление персоналом», сервисом создания и выдачи ЭЦП и блокчейн-платформой ФНС России. Уже в феврале 2024 года в Hoff заработала эффективная система работы с доверенностями, поэтому у компании было достаточно времени, чтобы подготовиться к обязательному переходу на МЧД в сентябре и обучить сотрудников.
Ключевые итоги проекта:
- Интеграция с сервисом создания и выдачи ЭЦП позволяет оперативно контролировать статусы электронных подписей: когда подпись выдана — информация поступает в «1С:Документооборот» и сотрудник получает уведомление о том, что ему необходимо записать подпись на токен.
- Автоматизирован выпуск и перевыпуск МЧД в соответствии с «триггерами»: прием или перевод сотрудника на должность с согласованным перечнем полномочий, изменение состава полномочий или персональных данных специалиста. Данные сотрудников подтягиваются в «1С:Документооборот» из «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматически, что исключает ошибки при оформлении документов.
- Контролировать виды полномочий сотрудников и срок их действия помогает реализованный в системе «Справочник полномочий»: если специалист увольняется или его полномочия меняются — администратор доверенностей получает соответствующее уведомление. Это предотвращает вероятность несанкционированного доступа к документам и их подделки.
- После согласования и подписания МЧД система автоматически передает данные о сотруднике и его полномочиях в ФНС, что ускоряет подписание документов и заключение сделок с контрагентами.
- Кроме того, в системе создан единый реестр электронных доверенностей для удобного поиска, контроля сроков действия и отслеживания статуса каждого документа. По каждой доверенности можно получить детальную информацию: вид (нотариальная, судебная), срок действия, образец подписи доверенного, факт передачи оригинала и место его хранения, право передоверия и т.п. В итоге доверенности всегда находятся в актуальном состоянии, а информацию по любой МЧД можно найти за пару кликов.
Жигулева Екатерина, технический директор Домена «Управление Цепочками Поставок» ООО «Хофф Тех», которое принимало активное участие в технической реализации этого проекта, отмечает: «Автоматизация работы с МЧД на базе «1С:Документоборота» была правильным решением. Запрошенная автоматизация покрывает требуемый процесс и контрольные точки. Даже те сотрудники, которые поначалу были настроены скептически, довольны. Каждый специалист в нужный момент может зайти в систему и узнать, что происходит с его документом, понять, к кому можно обратиться, чтобы ускорить согласование. Выпуск доверенностей ускорился, сделки заключаются быстрее, а ошибки в документах исключены. В ближайших планах компании «Hoff» — тиражировать «1С:Документооборот» на другие задачи, связанные с оформлением и согласованием документов».
Информация о клиенте
Компания Hoff — мультиформатный ритейлер мебели и товаров для дома, который работает в уникальном для российского рынка формате «Все в одном месте». В гипермаркетах сети и интернет-магазине можно найти все необходимое для обустройства дома. Hoff предлагает покупателям не только качественные товары, но и квалифицированную помощь на всех этапах обустройства дома — от создания дизайн-проекта и производства мебели по индивидуальным заказам до финальной сборки. Сейчас работает 67 магазинов Hoff в 31 городе России. В интернет-магазине и мобильном приложении Hoff можно заказать более 80 000 товаров для дома с доставкой по всей стране.
Hoff Tech— это ведущий разработчик современных ИТ-решений для розничного сектора, специализирующийся на создании инновационных экосистем для российских компаний. Миссия заключается в предоставлении удобных и эффективных инструментов, которые охватывают все аспекты бизнеса: от взаимодействия с поставщиками до постпродажного обслуживания клиентов. Компания активно внедряет инновации в управление цифровыми процессами, цепочками поставок, ценообразованием и ассортиментом. Цель Hoff Tech — разработка решений, которые помогают клиентам оптимизировать бизнес-процессы и повышать их конкурентоспособность на рынке.
1С:Первый Бит — интегратор IT-решений. Реализует проекты от построения инфраструктуры до автоматизации учета, бизнес-процессов, цифровизации и цифровой трансформации бизнеса. Офисы компании расположены в 9 странах мира. У Первого Бита более 320 000 постоянных клиентов с разными видами деятельности, разного масштаба. В команде — более 9 000 специалистов. Система менеджмента компании сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001.
Тел.: +7 495 748 07 77
Сайт: www.1cbit.ru