В группе компаний «Доброфлот» успешно внедрена система «1С:Документооборот 8 КОРП». Новая система охватила работу более 1000 сотрудников группы компаний от Владивостока до Москвы. Сокращено время на формирование, согласование и подписание значимых документов за счет автоматического прохождения документов по заранее заданным маршрутам. Исключена утрата оригиналов документов и ускорен поиск необходимых документов.
Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, поручения выполняются вовремя. Автоматизирован учет обращений пользователей, связанных с работой информационных систем группы компаний. Система позволила реализовать ведение проектов внутреннего аудита с возможностью установки оценок по выполненным проектным задачам. Появилась возможность вести учет плановых и фактических трудозатрат сотрудников по проектам и задачам. В электронный вид переведено согласование маркетинговых мероприятий. Сокращен объем бумажного документооборота в части работы архива группы компаний.
Группа компаний «Доброфлот» — это многопрофильный холдинг, объединивший в себе ведущие компании рыбной отрасли Приморского края. Это предприятия, занятые в добыче, переработке, транспортировке, хранении и продаже рыбопродукции, а также в производстве жестяной тары для консервов, судоремонте и марикультуре. Одна из основных целей работы «Доброфлота» — насыщение российского рынка высококачественной продукцией, вытеснение импорта низкого качества и сдерживание цен на рыбные консервы.
Подразделения ГК «Доброфлот» расположены на территории Приморского края и в г. Москве. Ежемесячно сотрудники группы компаний обрабатывают тысячи документов. Увеличивающийся объем обрабатываемых документов привел к тому, что на формирование, согласование и подписание договоров стало уходить все больше времени. На поиск необходимых документов и их оригиналов тратится большое количество времени.
Группе компаний была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников, исключить утерю оригиналов, наладить контроль за сроками действия договоров и организовать надежное хранение документов. На протяжении нескольких лет в группе компаний успешно используются программы на платформе «1С:Предприятие», поэтому для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система «1С:Документооборот 8 КОРП».
Ключевые результаты внедрения системы электронного документооборота:
улучшен процесс согласования договоров в группе компаний за счет автоматического прохождения договоров по заранее заданным маршрутам, исключена просрочка этапов согласования, по некоторым маршрутам настроено автосогласование договоров. Процесс согласования строго регламентирован, четко прописаны маршруты движения для каждого вида договоров;
изменена логика переноса сроков согласования по задачам за счет настройки эскалации ответственности за перенос сроков в случае, когда постановщик задачи одновременно является ее исполнителем.
- унифицирована и перенесена в систему вся исходящая корреспонденция от имени ГК и юридических лиц ГК;
- автоматизирован учет и обработка обращений пользователей, связанных с работой информационных систем группы компаний;
- настроено ведение проектного учета с возможностью учета плановой и фактической трудоемкости по выполненным проектным задачам. Также реализован механизм оценки проектных задач;
- настроены маршруты проведения внутренней аудиторской проверки при помощи типовых механизмов системы и использования шаблонов документов;
- реализовано формирование, рассмотрение и согласование маркетинговых мероприятий по заданным шаблонам документов;
- по пожеланиям сотрудников оптимизирован интерфейс формы электронных документов при помощи механизма расширений;
-
организована единая система хранения документов. Сотрудники группы компаний могут работать с электронными копиями документов, в то время как оригиналы документов хранятся в архиве. Также разграничены зоны ответственности подразделений и настроены индивидуальные правила доступа к системе. Это сократило время на поиск необходимых документов. Таким образом, документы надежно защищены от несанкционированного доступа, исключена утеря оригиналов;
- реализована бесшовная интеграция с «1С:Управление производственным предприятием», тем самым сотрудники избавились от необходимости перехода из программы в программу. Также реализован автоматический обмен нормативно-справочной информацией между системами. Настроено автосоздание новых пользователей с минимальным набором прав по данным из основной системы «1С: УПП».
В настоящее время система электронного документооборота группы компаний продолжает активно развиваться. Планируется перевести и автоматизировать большую часть процессов группы компаний в систему «1С:Документооборот 8 КОРП».
Данные о компании
Группа компаний «Доброфлот» — это многопрофильный холдинг, объединивший в себе ведущие компании рыбной отрасли Приморского края. Это предприятия, занятые в добыче, переработке, транспортировке, хранении и продажи рыбопродукции, а также в производстве жестяной тары для консервов, судоремонте и марикультуре. Одна из основных целей работы «Доброфлота» — насыщение российского рынка высококачественной продукцией, вытеснение импорта низкого качества и сдерживание цен на рыбные консервы.
Контактная информация:
+7 (42-32) 30-80-30
+7 495 781-44-14