Специалисты компании "1С-Рарус" создали во ФГУП "Спецстройсервис" единое хранилище документов по проектам, выполняемым для Спецстроя России и его подведомственных предприятий. Проект выполнен на базе решения "1С:Документооборот 8 КОРП". Работа с электронными документами экономит рабочее время сотрудников, ускоряет процесс документооборота с внешними потребителями. Теперь специалисты подразделений ФГУП "Спецстройсервис" за считанные минуты получают полную, подкрепленную необходимыми документами, информацию о ходе исполнения проекта.
ФГУП "Спецстройсервис" входит в структуру Федерального агентства специального строительства (Спецстроя) России. Основные задачи ФГУП - снабжение оборудованием и стройматериалами объектов строительства.
Чтобы организовать поставку необходимого оборудования и материалов требуется провести мероприятия от обработки заявок от заказчиков до заключения договоров, включая закупочные процедуры по Федеральному Закону № 223 ФЗ. По каждому проекту необходимо хранить полный пакет документов: начиная с переписки и заканчивая договорами со всеми приложениями к ним. В рамках одного проекта могут заключаться десятки договоров с различными поставщиками.
Ранее информация о проектах хранилась в электронных таблицах, в разных подразделениях предприятия. Проверка и анализ этой информации занимали очень много времени. Отчеты, которые получало руководство, не всегда содержали все необходимые сведения, что усложняло контроль состояния дел и поиск путей для оптимизации работы предприятия.
Руководство "Спецстройсервис" приняло решение организовать хранение всех документов в электронном виде. Для этого требовалась информационная система позволяющая:
- Хранить и быстро предоставлять сотрудникам достоверную, подкрепленную документами, информацию по каждому проекту;
- Контролировать исполнение каждому проекту как с поставщиком, так и с заказчиком, в части оплаты поставок.
Для выполнения проекта была приглашена компания "1С-Рарус", имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке. Специалисты компании "1С-Рарус" предложили модель построения системы, при которой единое хранилище документов организуется с помощью программы "1С:Документооборот 8 КОРП". Для получения оперативной информации о ходе исполнения проектов заказчиками и поставщиками эту программу можно было легко интегрировать с программой "1C:Управление строительной организацией 8", которая уже использовалась во ФГУП "Спецстройсервис".
Сегодня система "1C:Документооборот 8 КОРП" охватила 100 рабочих мест в подразделениях компании.
Оригиналы документов(переписка и договоры) регистрируются и сдаются в подразделения для сканирования и размещения в программе. В дальнейшей работе используются только скан-копии. Таким образом, исключается утеря оригиналов документов и ускоряется процесс к информации.
Благодаря интеграции программ "1С:Документооборот 8 КОРП" и "1С:Управление строительной организацией 8" налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях для отслеживания исполнения проекта. Это позволяет избегать дублирования работ и обеспечивает полноту информации по проекту. Значительно сократилось время предоставления руководству отчетов о ходе выполнения проектов и их финансовой информации.
Теперь специалисты ФГУП "Спецстройсервис" за считанные минуты получают полную, подкрепленную необходимыми документами, информацию о ходе исполнения проектов.
В программе фиксируются сроки исполнения документов. Система может оповещать ответственных сотрудников, выставлять реперные точки, принудительно переназначать задачи подразделениям. Таким образом предотвращаются просрочки, связанные с человеческим фактором, обеспечивается своевременное принятие управленческих решений.
С.А. Воронцова, заместитель начальника по финансово-экономической работе, отметила: "В новой системе о организовано хранение информации по проектам. В несколько раз сократилось время поиска необходимого для работы документа. Наконец появилась возможность оперативно получать доступ ко всем документам по каждому договору, контролировать исполнение проектов. Система позволяет нам отслеживать, на какой стадии выполнения находится каждый договор, оперативно предотвращать просрочки поставки, отгрузки заказчику и оплат с каждой стороны. Мы планируем дальнейшее развитие системы и увеличение числа автоматизированных мест. Внедрение дополнительного функционала позволит нам отслеживать комплектацию объектов оборудованием и поставку материалов согласно договорной спецификации".
Федеральное государственное предприятие "Спецстройсервис" при Спецстрое России (далее - ФГУП "Спецстройсервис" при Спецстрое России) является структурным подразделением Федерального агенства специального строительства.Приказом Директора Спецстроя России №521 от 02.12.2011 на основании Постановления Правительства РФ №2016 ОТ 14.11.2011г. ФГУП по строительству, реконструкции и перевооружения предприятий, находящихся в ведении Роскосмоса.В соответствии со стратегией развития Федерального агентства специального строительства ФГУП "Спецстройсервис" при Спецстрое России поручено осуществлять комплектацию оборудованием объектов капитального строительства Спецстроя России. Одним из направлений деятельности ФГУП "Спецстройсервис" при Спецстрое России является обработка и прием грузов на ответственное хранение на базах. Общая площадь складских помещений составляет 12 тыс. м2.
История Группы компаний "1С-Рарус" началась в 1994 году. Сегодня "1С-Рарус" - холдинг, филиалы которого работают в 13 городах России и Украины.
За 19 лет работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалистами "1С-Рарус" разработано 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.
"1С-Рарус" - Сертифицированный партнер Microsoft, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 2 000 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.
www.rarus/ru
За дополнительной информацией просьба обращаться к PR-менеджеру "1С-Рарус" Елизавете Мозжухиной по тел.: (495) 223-04-04, 231-20-02.