Версия 1.0.4

"1С:Библиотека электронных документов 8.2" – это специальная конфигурация, предназначенная для встраивания функциональности обмена электронными документами в различные прикладные решения, разработанные на платформе "1С:Предприятие 8.2".

После интеграции "1С:Библиотеки электронных документов 8.2" в прикладное решение пользователи прикладного решения смогут частично или полностью отказаться от обмена с контрагентами документами в бумажном виде и перейти к обмену электронными документами, что позволит:

• ускорить процесс оформления и обработки документов в компаниях;
• сократить ручной ввод и снизить количество ошибок на принимающей стороне;
• снизить затраты на расходные материалы и услуги по доставке корреспонденции.

Все необходимое для обмена электронными документами встраивается в привычные для пользователей интерфейсы прикладных решений. Библиотека поддерживает работу с конфигурациями, работающими в управляемом и обычном режимах.

Основные возможности "1С:Библиотеки электронных документов 8.2"

Библиотека позволяет организовать обмен с контрагентами как структурированными электронными документами (файлы в формате XML, которые можно в информационной базе получателя разобрать и загрузить в виде данных), так и произвольными электронными документами, которые трудно формализовать, например, договор купли-продажи или акт сверки.

Для электронных документов реализована опциональная возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) – такая опция необходима для придания юридической значимости электронным документам по хозоперациям между контрагентами, например, для "ТОРГ-12", "Акта выполненных работ" или "Счета-фактура". Система позволяет при обмене по открытым каналам передачи данных применять шифрование электронных документов.

Обмен электронными документами в библиотеке можно разделить на три этапа:

• настройка обмена,
• формирование и отправка исходящих электронных документов,
• получение и обработка входящих электронных документов.

Настройка обмена электронными документами

Для обмена электронными документами с ЭЦП и/или шифрования в библиотеке реализована возможность настроить общие параметры криптографии (задаются параметры стороннего программного обеспечения, непосредственно выполняющего криптографические операции по формированию/проверке ЭЦП, шифрованию/расшифровке данных), настроить сертификаты подписей, которые планируется использовать в работе. В настройках сертификата подписи можно указать пользователя "1С:Предприятия 8", которому будет доступен данный сертификат в системе, задать, по какой организации и какие виды электронных документов можно подписывать данным сертификатом, проверить возможность использования сертификата криптографии на конкретном рабочем месте пользователя.

Библиотека позволяет обмениваться электронными документами как напрямую между контрагентами, так и через оператора электронного документооборота (далее оператора ЭДО) – компанию "Такском", в рамках совместного решения "1С-Такском", см. информационное письмо № 15101 от 04.05.2012. Согласно законодательству обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны – оператора ЭДО, см. приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н.

Для использования прямого обмена электронными документами между контрагентами в системе предусмотрено "Соглашение об использовании электронных документов", где указываются индивидуальные параметры взаимодействия сторон (виды электронных документов, которыми будет производиться обмен, будет ли использоваться ЭЦП и шифрование, а также способ обмена). Система поддерживает прямой обмен через общий каталог и по электронной почте.

При обмене электронными документами через оператора ЭДО вводится "Соглашение об использовании электронных документов" со способом обмена "Через оператора ЭДО (Такском)". Для подключения к обмену нового участника-контрагента в системе реализован обмен приглашениями через сервис-оператора ЭДО. Обмен через оператора ЭДО возможен только при применении ЭЦП.

Формирование и отправка исходящих электронных документов

Для формирования и отправки электронных документов в библиотеке предусмотрена группа команд "ЭД" (электронные документы). Команды этой группы встраиваются в формы и списки документов прикладного решения (как для исходящих, так и для входящих) и позволяют выполнять пользователю все операции по работе с электронными документами за несколько щелчков кнопкой мыши.

Для электронных документов в системе ведутся статусы, описывающие этапы прохождения цикла обмена документами. Система автоматически контролирует соответствие данных документа информационной базы и исходящего электронного документа, подсказывает пользователю с помощью механизма состояний следующее необходимое действие по работе с электронным документом.

В библиотеке реализовано отдельное рабочее место по подписанию электронных документов, которое позволяет ответственному лицу организации просматривать все переданные на подпись актуальные электронные документы, подписывать их или отклонять. В форме поддерживается групповое подписание электронных документов, реализована возможность работать с несколькими сертификатами подписей.

Перед отправкой система автоматически упаковывает электронные документы в транспортные контейнеры (zip-файлы) и в них передает по настроенным каналам связи. Инициировать сеансы отправки и получения электронных документов можно либо по интерактивной команде пользователя, либо по настроенным регламентным заданиям, выполняющимся с заданной периодичностью.

В библиотеке ведется архив электронных документов, позволяющий просмотреть содержимое любого сформированного или полученного электронного документа, отследить его статус, проверить установленные ЭЦП. Содержимое электронного документа отображается в виде печатной формы учетного документа, которая позволяет пользователю визуально оценить его.

Из формы просмотра электронного документа система позволяет сохранить электронный документ и установленные ЭЦП в каталог на диск, при этом будут выгружены файлы электронного документа и файлы ЭЦП отдельно, а также распечатать содержимое электронного документа вместе со списком ЭЦП, которыми был подписан документ. Эти возможности могут понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

Получение и обработка входящих электронных документов

После получения транспортного контейнера система автоматически сформирует извещение о доставке пакета данных и сразу направит его отправителю первоначального электронного документа, если не требуется ЭЦП на извещении. Далее система распакует полученный контейнер и на основании данных электронного документа создаст непроведенный документ прикладного решения. Дальнейший сценарий работы с таким документом информационной базы ничем не отличается от обычного, за исключением того, что большая часть реквизитов документа уже заполнена автоматически. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, система привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически (заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя).

В библиотеке реализована возможность просмотреть весь список электронных документов, связанных с документом прикладного решения. В список выводятся статусы электронных документов, время их назначения, реализована возможность просмотра содержимого электронного документа или выполнения следующего доступного действия с ним.

В форме просмотра пользователь может проконтролировать в привычном для себя виде печатной формы учетного документа содержимое электронного документа, подписать его или отклонить, указав причину отказа в подписании. В момент отклонения система автоматически создаст электронный документ-уточнение и сразу направит его отправителю первоначального электронного документа, если не требуется ЭЦП на уточнении. Если же пользователь подписал полученный электронный документ, то система автоматически упакует необходимые данные ответной подписи в транспортный контейнер и поставит в очередь на отправку. Непосредственная отправка ответа получателя произойдет при очередном сеансе отправки и получении электронных документов.