Компания "Белый Ветер" (г. Кривой Рог) завершила очередной этап комплексной автоматизации ведущего производителя металлопластиковых конструкций ООО "Виконда". Ранее программный комплекс, разработанный на базе "1С:Управление производственным предприятием 8 для Украины" (1С:УПП), позволил охватить все основные операции производства. Теперь система позволяет не только отслеживать процессы оптовой и розничной торговли, от приема заказов покупателей до отгрузки товаров конечному потребителю, но и контролировать показатели деятельности более 30 организаций франчайзинговой сети.
ООО "Виконда" - крупная быстроразвивающаяся компания, занимающая лидирующие позиции на рынке производства металлопластиковых окон. В 2006 году компания "Виконда" признана крупнейшим в Украине переработчиком профиля Deceuninck и на сегодняшний день сохраняет данный статус. Дилерская сеть компании охватывает более 50 городов Украины и насчитывает уже более 550 партнеров. В компании работает более 400 высококвалифицированных специалистов. В 2009 году фабрика окон "Виконда" стала победителем в VIII Всеукраинском конкурсе "Украинский производитель окон" в номинации "Лучший производитель".
Несмотря на сложное для бизнеса время, компания "Виконда" продолжает расширять франчайзинговую сеть. Это позволяет компании усиливать свое влияние на рынке металлопластиковых конструкций, способствует увеличению популярности самого производителя и лояльности конечных потребителей. Для достижения прозрачности взаимоотношений с организациями-франчайзи, руководство компании приняло решение автоматизировать деятельность своей франчайзинговой сети. Основными стратегическими целями были консолидация информации и контроль качества услуг, оказываемых организациями-франчайзи в области сервиса металлопластиковых конструкций. Проектируемая система должна была стать удобным инструментом ведения бизнеса партнеров ООО "Виконда", т.е. позволить автоматизировать следующие процессы:
- процесс согласования и утверждения планируемых заказов по цепочке взаимоотношений франчайзи с производителем (франчайзи –> дистрибьютор –> филиал –> производитель);
- процесс отправки заказа в производство (из базы франчайзи в базу производителя);
- оперативное отслеживание состояния заказов у производителя, а также планирование поступления, реализации и монтажа изготовленных заказов на основании данных из информационной базы производителя о планируемой отгрузке готовых изделий.
Схема приема и обработки заказов, используемая в организациях франчайзи ранее имела ряд недостатков, главным из которых являлось отсутствие фиксации данных:
- о конечных потребителях (покупателях);
- по взаиморасчетам с покупателями;
- об объеме заказов, объеме конструкций в разрезе профилей;
- о текущем состоянии конкретного заказа.
Помимо этого, полностью отсутствовал управленческий учет, значительное количество времени тратилось на проверку и согласование заказов, а процесс их корректировки представлял собой достаточно серьезную проблему, также требующую много времени. Надежды по устранению существующих недостатков руководство "Виконды" возлагало на автоматизацию деятельности организаций франчайзи.
Основой для реализации поставленных задач стал ранее внедренный на предприятии программный комплекс "1С:Управление производственным предприятием 8 для Украины" (1С:УПП). Выполнение работ было поручено постоянному партнеру ООО "Виконда" в области автоматизации - компании "Белый Ветер".
Для учета специфики ведения бизнеса партнеров-франчайзи в области продаж металлопластиковых конструкций перед командой специалистов компании "Белый Ветер" были поставлены следующие задачи:
- Автоматизировать процесс приема и обработки заказов конечных потребителей и контроль отправки их производителю.
- Разработать интерфейс программы, включающий список задач к выполнению и перечень отчетов для отслеживания состояния каждой задачи.
- Реализовать календарное планирование сервисных услуг (отгрузка, монтаж), оказываемых партнерами-франчайзи.
- Оперативно отслеживать состояние заказов по этапам реализации у франчайзи и у производителя.
- Обеспечить учет доходов организаций франчайзи в разрезе статей (продажа, монтаж, занос на этаж и пр.). Обеспечить возможность учета дополнительных характеристик (виды распространения, печатные издания, периодичность и пр.) статей затрат на рекламу.
Реализация комплексного управленческого учета деятельности организаций франчайзи была выполнена на основе механизмов 1С:УПП. Для учета специфики работы на рынке металлопластиковых конструкций интерфейс типового решения был переработан под потребности организаций франчайзи, так как особенности бизнеса требуют фиксации индивидуальных параметров металлопластиковых конструкций, затрат, учета себестоимости продукции, индивидуальных отчетов.
Основная доработка стандартных механизмов 1С:УПП была связана с автоматизацией процессов приема и обработки заказов. Специалисты компании "Белый Ветер" разработали специализированную бизнес-схему автоматизации приема и обработки заказов для франчайзинговых салонов. Для реализации этой схемы был применен механизм бизнес-процессов "1С:Предприятия 8". С его использованием в системе были реализованы бизнес-процессы, началом которых является обращение покупателя к представителю фирмы-франчайзи, а окончанием служит момент отправки заказа в информационную базу производителя. При этом контроль заказа осуществляется на каждом этапе бизнес-процесса. Для контроля состояния заказов у производителя была настроена постоянная связь с его информационной базой производителя. Для удобства пользователей системы был разработан интуитивно понятный интерфейс, который объединил все основные функции в едином "рабочем столе". Использование механизма бизнес-процессов позволило разбить процесс приема и обработки заказов на определенные задачи, за выполнение которых отвечают конкретные пользователи. Механизм удаленного доступа позволил консолидировать информацию, поступающую от организаций франчайзи, в единой информационной базе производителя. С помощью этого механизма менеджеры салонов франчайзи со всей Украины удаленно вносят учетные данные непосредственно в базу ООО "Виконда".
В результате выполнения задач автоматизации отделы продаж, сбыта и логистики смогли перейти от кропотливой бумажной работы на простое и понятное для себя и руководителя результативное взаимодействие с программным комплексом.
С помощью задач, из которых состоят бизнес-процессы, операции по приему и обработке заказов конечных потребителей стали полностью автоматизированными. Данная бизнес-схема работает по следующему принципу: при обращении клиента программа фиксирует произошедшее событие в рамках подсистемы CRM 1С:УПП, и формирует опрос пользователя о качественных характеристиках выбираемого продукта. Далее последовательно или параллельно выполняется следующая цепочка задач бизнес-процесса:
- планирование замеров металлопластиковых конструкций,
- обработка заказов во внешних программах (WinCalc, WHOkna, Расчет Курбатского),
- загрузка расчетных данных из внешних программ в 1С:УПП и формирование документов "Заказ покупателя",
- создание задачи на оплату, которая отображается на "рабочем столе" менеджера до фиксации в системе факта оплаты,
- акцептирование заказа менеджером производителя металлопластиковых конструкций (параллельно с ожиданием оплаты),
- создание и оплата "Заказа поставщику" (поставщиком может выступать производитель, филиал, дистрибьютор),
- отправка "Заказа поставщику" в производство (в информационную базу производителя),
- планирование и регистрация факта отгрузки и монтажа изготовленных изделий.
Реализованные схемы бизнес-процессов позволила свести к минимуму усилия по обучению пользователей и разработке инструкций. Для обучения пользователей на местах использована следующая методика:
- Была сформирована группа консультантов со стороны заказчика.
- Проведено углубленное обучение группы консультантов принципам учета в 1С:УПП.
- Проведено обучение группы консультантов принципам работы с внедренной схемой бизнес-процессов.
- Проведено показательное обучение пользователей на местах силами группы консультантов заказчика и разработчика.
- Дальнейшее обучение пользователей на местах осуществляется силами группы консультантов заказчика.
Данная методика позволила проводить качественное обучение за 2-3 дня.
Разработка и внедрение проекта заняли всего 3 месяца. Такого результата компания "Белый Ветер" смогла добиться в результате использования технологии проектного внедрения. Было проведено предпроектное обследование с последующей реструктуризацией и проектированием бизнес-процессов франчайзингового направления компании "Виконда". Все это в комплексе позволило значительно ускорить процесс внедрения программы на местах.
С внедрением автоматизированной системы учета организации франчайзи получили возможность:
- осуществлять управленческий учет своей деятельности;
- отслеживать взаиморасчеты со своими покупателями;
- накапливать и анализировать данные о своих клиентах;
- отслеживать историю каждого заказа (изменение состояний, корректировки и пр.).
Время, затрачиваемое на проверку, акцептирование и корректировку заказов, сократилось в разы.
Компания "Виконда" в результате очередного этапа автоматизации имеет возможность получать и анализировать информацию:
- о конечных потребителях своей продукции;
- о статистике обращений потенциальных клиентов в салоны, проценте результативных обращений и причинах отказов клиентов;
- об источниках получения информации о компании "Виконда", что позволяет более рационально планировать средства на рекламу и получать максимум эффекта от нее;
- о составе и суммах оформленных заказов, что позволяет делать оценку объемов производства и, как следствие, осуществлять его эффективное планирование.
Посредством автоматизированной системы:
- отслеживаются взаиморасчеты с дистрибьюторами;
- осуществляется оценка финансового состояния организаций франчайзи;
- в рамках программы мотивации сотрудников формируются рейтинги франчайзи и пользователей системы;
- организуются дисконтные программы, призванные повысить лояльность покупателей, контролируются их результаты;
- осуществляется дистанционный аудит деятельности организаций франчайзи по всей Украине, без необходимости выездов в регионы.
Руководство компании получило инструмент анализа доходов и затрат сети салонов франчайзи, объемов заказов в регионах, что способствует более эффективному планированию как производства, так и своей маркетинговой политики. Кроме того, автоматизация значительного количества задач, ранее выполнявшихся вручную, позволила высвободить часть персонала.
На сегодняшний день разработанная система является корпоративным стандартом для сети франчайзи, ее внедрение является обязательным условием для всех желающих стать партнером компании "Виконда". Она позволяет автоматически осуществлять подготовку, согласование, утверждение и отправку заказов в производство, отслеживать их состояние и, в соответствии с ним, планировать доставку и монтаж изготовленных изделий.
Использование автоматизированной системы с одной стороны способствовало разработке жесткого регламента работы франчайзинговых салонов, сокращению времени обработки заказов покупателей, позволив более адекватно прогнозировать спрос и планировать производство. С другой стороны именно автоматизированная информационная система предприятия позволяет компании "Виконда" и ее партнерам работать прозрачно и сплоченно, как единый механизм.
На сегодняшний день автоматизировано 30 организаций франчайзи. В дальнейшие планы сотрудничества компаний "Виконда" и "Белый Ветер" входит автоматизация всех салонов франчайзи, число которых на текущий момент составляет 74 и постоянно увеличивается.
ООО "Виконда" - крупная быстроразвивающаяся компания, занимающая лидирующие позиции на рынке производства металлопластиковых окон. В 2006 году компания "Виконда" признана крупнейшим в Украине переработчиком профиля Deceuninck и на сегодняшний день сохраняет данный статус. Дилерская сеть компании охватывает более 50 городов Украины и насчитывает уже более 550 партнеров. В компании работает более 400 высококвалифицированных специалистов.
В 2009 году фабрика окон "Виконда" стала победителем в VIII Всеукраинском конкурсе "Украинский производитель окон" в номинации "Лучший производитель".
Дополнительная информация:
www.vikonda.com
ООО "Белый Ветер" - официальный партнер фирмы "1С" с 1993 года. На сегодняшний день компания входит в десятку крупнейших компаний 1С:Франчайзи в Украине.
ООО "Белый Ветер" имеет статусы: 1С:Франчайзи, Авторизованный Учебный Центр, Центр Сертифицированного Обучения, Центр Компетенции по Производству.
В компании работает 23 сотрудника, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Компания участвует в проекте сертификации системы менеджмента на соответствие международному стандарту качества ISО 9001:2000.
Дополнительная информация:
Украина, 50000, г. Кривой Рог, пр-т. Карла Маркса, д. 32а (4й этаж)
Тел.: +38 (056) 409-81-01
office@wwind.ua
www.wwind.ua