Компания "Ключевой Элемент" завершила проект автоматизации одного из лидеров строительного рынка Санкт-Петербурга – ООО "Городская ДомоСтроительная Компания". Информационная система на базе отраслевого решения "КЭ: Управление продажами недвижимости", разработанного на платформе "1С:Предприятие 8", охватывает основные бизнес-процессы продаж, маркетинга, обслуживания клиентов. Улучшение ключевых показателей работы предприятия в результате эксплуатации системы показало высокую экономическую эффективность проекта.
ООО "Городская ДомоСтроительная Компания" (ранее ООО "Гатчинский ДСК") создано в августе 2001 года. Основным принципом работы ГДСК является качественное и своевременное выполнение обязательств перед клиентами. ГДСК создает типовые (панельные), классические кирпичные и кирпично-монолитные дома в удобно расположенных местах массовой застройки Санкт-Петербурга. С 2005 года ГДСК входит в пятерку крупнейших застройщиков Санкт-Петербурга. На сегодня ГДСК введено в эксплуатацию 39 объектов в составе 12 жилых комплексов, общей полезной площадью более полумиллиона кв.м. – 9,2 тысяч квартир.
На начало 2009 года банк земель ООО "ГДСК" составил порядка 700 га, на них планируется возвести более 6 млн. кв.м. жилой и коммерческой недвижимости.
В связи с ростом бизнеса, изменением структуры компании, реорганизацией коммерческих бизнес-процессов, планов по созданию сети дополнительных офисов по обслуживанию клиентов, а также усложнением документооборота из-за изменений законодательства, существующий уровень автоматизации перестал устраивать руководство предприятия. Используемая в компании информационная система не обеспечивала качественную поддержку ключевых бизнес-процессов: управления договорами, анализа обращений клиентов, бронирования объектов продажи, учета остатков непроданного жилья. Кроме того, требовалась серьезная оптимизация процессов управления телефонными обращениями в компанию и создание интегрированного с информационной системой Call-центра.
В середине 2007 года было принято решение о создании новой информационной системы для управления продажами, поддержки бизнес-процессов маркетинга, юридического сопровождения договоров, экономического анализа. При этом требовалось обеспечить максимальную преемственность функционала и данных использующейся информационной системы. В качестве исполнителя проекта внедрения была выбрана компания "Ключевой Элемент" – один из ведущих центров компетенции по строительству фирмы "1С". В качестве основы для создания системы было использовано отраслевое решение "КЭ: Управление продажами недвижимости", функционал которого был адаптирован с учетом требований предприятия.
Внедрение новой информационной системы началось в декабре 2007 года. Серьезная реорганизация ключевых бизнес-процессов компании предъявляла особые требования к проекту. Управление проектом осуществлялось рабочей группой, включающей ведущих менеджеров предприятия. Руководителем проекта выступал коммерческий директор компании. Активное участие менеджмента позволило успешно реализовать проект в намеченные сроки и достичь поставленных целей.
Реализация проекта пришлась на период ажиотажного спроса на рынке недвижимости и позволила существенно увеличить объем продаж ГДСК, одновременно снизив риски ошибок и сделав максимально контролируемым процесс ведения продаж при большом предложении и растущем спросе. В настоящий момент, прошедшая хорошее тестирование и отладку, система сохраняет свою актуальность: трудности, с которыми в результате финансового кризиса столкнулось большинство предприятий отрасли жилищного и коммерческого строительства, заставляют их искать новые пути оптимизации своих бизнес-процессов. Использование информационной системы позволило ООО "Городская ДомоСтроительная Компания" максимально эффективно адаптировать свою структуру и численность персонала к требованиям рынка, что обеспечивает предприятию дополнительное конкурентное преимущество.
В настоящий момент в промышленной эксплуатации находится около 30 рабочих мест. Внедрены следующие функциональные подсистемы:
- Управление сделками:
- Управление договорами продажи недвижимости: долевого участия, инвестирования, купли-продажи, и предварительными договорами: предварительный договор купли-продажи и соглашение о задатке
- Учет сведений об источниках информации, агентствах по недвижимости и ипотечных банках
- Корректировка параметров договоров по дополнительным соглашениям:
- Изменение состава объектов инвестирования
- Изменение состава дольщиков
- Изменение графика платежей, включая начисление штрафов
- Прочие изменения
- Управление ценообразованием и скидками
- Платежный календарь и отслеживание взаиморасчетов
- Продажа гаражных мест
- Планирование и отслеживание хода процесса регистрации в УФРС по СПб и ЛО
- Реализация вторичного объекта через переуступку прав по договору
- CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), в том числе функционал предварительной записи клиентов к менеджерам отдела продаж
- Управление передачей вторичного объекта клиенту
- Квартирография:
- Ведение данных об объектах жилищного строительства и вторичных объектах (квартиры, офисы, гаражи и т.д.)
- Учет площадей: с учетом площадей балконов, общая площадь, жилая площадь. Учет изменения площадей по окончании строительства, в соответствии с данными ведомости ПИБ
- Бронирование. Реализован механизм многоуровневого бронирования
- Резервирование
- Рабочее место "Квартирография": схематическое отображение вторичных объектов по объекту жилищного строительства с применением цветографических схем в зависимости от состояния каждого вторичного объекта. Быстрая инициация выполнения типовых операций с выбранным объектом
- Сервисные механизмы:
- Формирование печатных форм договоров, доп. соглашений и прочих документов в оригинальные шаблоны в формате MS Word
- Система статусов, позволяющая отслеживать состояние вторичных объектов и состояние договоров
Кроме того, была внедрена функциональная подсистема "Call-центр". Данный функционал позволяет оптимизировать следующие процессы:
- Распределение входящих звонков между сотрудниками Call-центра в соответствие с заданным алгоритмом с целью минимизация времени ожидания;
- Организация n-уровневого Call-центра с возможностью задания системы приоритетов распределения звонков между операторами каждого уровня;
- Осуществление контроля загрузки персонала на основе статистического анализа телефонных звонков;
- Проведение маркетинговых мероприятий на основе анализа информации по обращениям клиентов в компанию: по объектам продажи, источнику информации и т.п.
Внедренное решение интегрировано с системой бухгалтерского учета на базе "1С:Предприятие 8", с которой осуществляется обмен информацией о договорах и оплатах.
Руководство предприятия отметило, что благодаря внедрению информационной системы, ООО "Городская ДомоСтроительная компания" получила экономический эффект за счет улучшения следующих ключевых показателей:
- Количество клиентов, обслуживаемых одним менеджером, увеличилось в среднем на 30%
- Продолжительность ожидания клиента при телефонном обращении в компанию сократилось до 1,5 минут
- Количество принимаемых еженедельно входящих телефонных обращений увеличилось до 1600 звонков
- Время, затрачиваемое на подготовку документов специалистами, сократилось в 3 раза.
По словам руководителя проекта, коммерческого директора ООО "Городская ДомоСтроительная Компания" Немченко Екатерины Павловны: "Любая инновация, в том числе и автоматизация процессов, это определенный стресс для коллектива. Внедрение информационной системы в ГДСК происходило в рабочем режиме в период, когда рынок недвижимости был на подъеме и нельзя было приостановить работу ни на один день. Сотрудники "Ключевого элемента" отлично провели обучение персонала в таких экстремальных условиях, оперативно реагировали на замечания и вносили изменения в программные модули. В общем, показали себя надежными и внимательными партнерами.
В сложившейся на рынке недвижимости ситуации, обостряется конкурентная обстановка, меняется бизнес-среда, повышаются требования к оперативности принимаемых решений.
В этих условиях очень важным оказалась гибкость системы, которая дает возможность быстро реагировать на изменяющиеся условия, вводить новые услуги и способы работы с клиентами. Мы не собираемся останавливаться на достигнутом: развивается компания – развивается система".
ООО "Городская Домостроительная Компания" – предприятие Группы ЛСР, создана в 2001 году. Сфера деятельности компании – организация инвестирования и строительства современных жилых комплексов эконом-класса в качестве заказчика, инвестора и застройщика. С 2003 года компания ввела в эксплуатацию 25 объектов по 10 адресам строительства общей площадью 347 тыс. кв.м.
Дополнительная информация:
Россия, 190031, Санкт-Петербург, Казанская ул., д. 36
Тел.: + 7 (812) 325-01-01
Факс: +7 (812) 312-43-18
mail@gdsk.lsrgroup.ru
www.gdsk.ru
ЗАО "Ключевой Элемент" работает на рынке информационных технологий с 1999 года. Компания является официальным партнером фирмы "1С", имеет статусы 1С:Франчайзи, 1С:Консалтинг, 1С:Центр компетенции по производству, 1С:Центр компетенции по строительству. "Ключевой Элемент" обладает ключевой компетенцией по внедрению информационных систем на предприятиях, специализирующихся в области жилищного и дорожного строительства, девелопмента, производства и продажи строительных материалов, транспортных и иных механизированных услуг. С 2004 года основным направлением деятельности компании является построение и внедрение комплексных решений на платформе "1С:Предприятие 8".
Дополнительная информация:
Тел.: + 7 (812) 441-23-95
Тел./Факс: + 7 (812) 441-23-28
mail@keyelement.ru
www.keyelement.ru