Интегратор "1С:Первый БИТ" автоматизировал подготовку отчетности в бухгалтерии Российского Экономического Университета имени Г.В. Плеханова. Система "1С:Свод отчетов" обеспечила оперативное получение консолидированной отчетности по 3 имеющимся и 47 новым филиалам вуза с сокращением штата бухгалтерии по головной площадке. Университет экономит 480 человеко-часов в месяц. Усилен контроль над расходами территориальных подразделений. Во всех 50 филиалах обеспечено стабильное выполнение плана финансово-хозяйственной деятельности. Кроме того, университету больше не нужно для сдачи отчетности командировать бухгалтеров из филиалов в Москву. Данные всех подразделений загружаются в единую базу через интернет и консолидируются в головной бухгалтерии вуза.
Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова - один из ведущих вузов страны, который готовит экономистов и специалистов смежных областей. Университет базируется в Москве и имеет филиалы в России и за рубежом.
В 2014-2015 году учебное заведение, которое по состоянию на начало 2014 года имело 3 территориальных подразделения, было укрупнено. В его состав вошли три вуза: Саратовский государственный социально-экономический университет, Российский государственный торгово-экономический университет, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. В итоге общее число филиалов РЭУ имени Г.В. Плеханова достигло 50-ти.
В ряде филиалов бухгалтерская и налоговая отчетность формировалась в электронных таблицах. Отчеты всех подразделений поступали сотруднику головного вуза и сводились вручную. Поскольку в каждом филиале использовалось множество внутренних форм, обработка всей поступающей информации требовала значительных трудозатрат. Особую сложность представляла подготовка консолидированной декларации НДС, а также сводной отчетности по потреблению топливно-энергетических ресурсов (ТЭР). Кроме того, сотрудникам из удаленных филиалов приходилось привозить отчеты на бумаге и электронных накопителях в Москву для проверки бухгалтерами головного вуза. Университет был вынужден оплачивать эти командировки.
Учреждению стала необходима информационная система, которая позволила бы оперативно консолидировать регламентированную отчетность по всем территориальным подразделениям и головному вузу. Кроме того, для получения необходимых объемов государственного финансирования требовалось обеспечить точное соблюдение плана финансово-хозяйственной деятельности во всех 50 филиалах. Несоблюдение план - факта могло привести к негативным последствиям: при недорасходе денежных средств в одном отчетном периоде вуз получает меньшую сумму в следующем. Перерасход же чреват штрафами.
Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Свод отчетов". Система была развернута на 50 рабочих местах в бухгалтерии. Внедрение выполнила компания "1С:Первый БИТ".
Ключевые итоги проекта:
В университете введены новые стандарты заполнения отчетности. В системе задан перечень отчетных форм, которые обязан сдавать каждый филиал, а также критерии оценки правильности заполнения отчетов. Это помогает контролировать предоставление филиалами полного комплекта отчетности и снижает риски возникновения ошибок: пока бухгалтер из территориального подразделения не введет корректные данные, программа не примет сведения в консолидированную форму вуза.
"1С:Свод отчетов" интегрирован с решением "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" редакции 1 и 2 (далее - 1С:БГУ): отчетность, сформированная в 1С:БГУ филиалами, выгружается через веб-интерфейс в единую базу "1С:Свод отчетов", где производится проверка и консолидация данных. Это упростило и ускорило сбор и обработку информации от подразделений учреждения. При этом университет не тратит средства на командировки сотрудников для сдачи отчетности.
Упрощено получение сводного отчета в бумажном и электронном виде. Подготовка сводной отчетности вуза ускорилась в 3 раза:
- Система позволяет формировать как сводный отчет по одной форме, так одновременно несколько сводных отчетов по разным формам.Появилась возможность задавать список филиалов и критерии отбора филиалов для консолидации данных.Бухгалтерия головной площадки теперь сама задает алгоритм создания сводного отчета.
- Контрольные соотношенияпозволяют провести внутриформенный и межформенный контроль показателей исходной и консолидированной отчетности. Контроль применяется как для проверки отчетов текущего периода, так и для сверки данных отчетов за разные отчетные периоды. Предусмотрена комплексная проверка отчетов с использованием всех видов контроля и проверка по определенным видам контроля. Также предусмотрена возможность контроля непосредственно при загрузке отчетов подведомственных учреждений в информационную базу. Протокол проверки содержит расшифровку показателей отчетности с их наглядным сравнением в экранной форме отчета. При этом исключены случайные ошибки в вычислениях: все показатели рассчитываются по формулам, заложенным в протоколе отчета.
- Для анализа финансового состояния учреждений программа позволяет формировать аналитические и статистические выборки на основе консолидированных данных. В аналитических выборках можно отбирать и группировать реквизиты отчетов и учреждений. В итоге руководство вуза и структурных подразделений в любой момент имеет доступ к необходимой информации.
Все это помогло усилить контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности во всех филиалах университета. Ранее реальные расходы филиалов зачастую превышали расходы по плану ФХД. Теперь руководство может следить за расходами уже на этапе планирования. В итоге было обеспечено стабильное исполнение плана ФХД во всех 50 территориальных подразделениях вуза.
Кроме того, в "1С:Свод отчетов" из 1С:БГУ поступают данные, необходимые для формирования налоговой отчетности, например, сводной декларации по НДС. В "1С:Своде отчетов" консолидируются самые объемные разделы декларации НДС - разделы 8-12: Книга покупок, Книга продаж, Дополнительные листы книги покупок, Дополнительные листы книги продаж, Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, которые затем выгружаются на сайт ФНС. В результате время подготовки сводной декларации вуза сократилось с одного-двух рабочих дней до 10-20 минут.
Кроме того, автоматизированная консолидация бухгалтерской отчетности головной организации и филиалов позволила университету избежать найма как минимум трех новых сотрудников бухгалтерии. Это экономит около 480 человеко-часов в месяц или 5760 человеко-часов в год.
Главный бухгалтер РЭУ им. Г.В. Плеханова Анна Стаурская отмечает: "С помощью системы "1С:Свод Отчетов" головная бухгалтерия РЭУ им. Г.В. Плеханова обслуживает на порядок большее количество филиалов прежним составом! Мы не только вовремя сдаем отчеты, но и контролируем исполнение план - фактов по всем 50 подразделениям вуза. Контроль над расходами по ФХД для нас - ключевое условие получения необходимых денежных средств из бюджета".
В РЭУ им. Плеханова обучаются более 70 000 студентов, из них в Москве - около 20 000. Численность профессорско-преподавательского состава превышает 1800 человек в Москве и 1700 человек в регионах. Из преподавателей с учеными степенями во всех подразделениях вуза а работает более 570 докторов наук и более 1880 кандидатов наук. Сотрудничество РЭУ с ведущими зарубежными университетами позволяет студентам получать двойные и тройные дипломы, а также международные образовательные сертификаты.
Контактная информация:
Москва, Стремянный пер., 36
Тел.: +7(495) 958-25-56
E-mail: rector@rea.ru
http://www.rea.ru/
Компания "1С:Первый БИТ" - официальный партнер фирмы "1С" с 1997 года. Компания имеет 80 офисов в 5 странах: России, Украине, Казахстане, ОАЭ и Канаде. Спецификой деятельности "1С:Первого БИТа" является автоматизация учёта и управления на предприятиях различного масштаба, обучение и консультирование клиентов по всему спектру профессиональных вопросов в режиме 24/7. За время работы компания произвела более 150 000 успешных внедрений автоматизированных систем. "1С:Первый БИТ" разработал более 50 собственных отраслевых ИТ-решений для различных организаций. В штате около 5 000 сотрудников, большая часть которых сертифицирована фирмой "1С". Система менеджмента качества компании "1С:Первый БИТ" в ряде офисов сертифицирована по международному стандарту качества ISO 9001:2008.
Контактная информация:
Москва, ул. Малая Семеновская 30, 3 этаж
Тел.: +7 (495) 234-44-41
E-mail: 2344441@1cbit.ru
www.1cbit.ru
Информация для СМИ: +7 (495) 748-90-00, доб. 3847, Владимир Пермяков (VUPermyakov@1cbit.ru)