АО «ТАМАК» — крупнейшее в России предприятие по проектированию, производству и строительству быстровозводимых домов и домов из клееного бруса, экспортер конструкций быстровозводимых домов, производитель и экспортер цементно-стружечных плит.
Ранее в кадровую службу было много запросов от сотрудников по кадровым документам. Сотрудники запрашивали: справки с места работы, справки 2-НДФЛ, копии ранее созданных документов. Кадровой службе необходимо было передавать на подпись документы руководителям и сотрудникам, а также отслеживать подписание. Эти процессы занимали много времени. В результате кадровая служба была сильно перегружена.
У руководства компании было опасение, что сотрудники производства не справятся с подписанием документов в электронном виде. Нужно было подобрать максимально простой в интерфейсе сервис. Компании «ТАМАК» предложили переход на кадровый ЭДО с помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Этот сервис оказался наиболее удобным благодаря простоте использования и отсутствию необходимости в длительном обучении кадрового персонала. Удобный интерфейс и доступная стоимость также сыграли ключевую роль в принятии решения.
Внедрение началось поэтапно. Подключение сервиса заняло всего несколько часов, после чего началось обучение сотрудников отдела кадров. Были разработаны инструкции для пользователей.
Заказчик постепенно дополняет список документов в КЭДО. Все необходимые кадровые документы оформляются в электронном виде. Настроены процессы согласований внутри компании и созданы дополнительные шаблоны заявлений.
Сотрудники могут онлайн ознакомляться с информацией по зарплате, по количеству дней отпуска, писать заявления и подписывать документы. Сервис 1С:Кабинет сотрудника позволил обеспечить быстрое ознакомление работников с расчетными листками, получением подписи об ознакомлении и соблюдении конфиденциальности личной информации каждого сотрудника.
Большинство сотрудников оценили работу через Мобильное приложение 1С:Кабинет сотрудника, но для сотрудников, которые работают на производстве и не пользуются смартфонами, компания организовала рабочее место в виде терминала. Терминал находится в доступном месте и имеет простой интерфейс.
В результате внедрения КЭДО, трудозатраты отдела кадров значительно сократились. Время на подписание и получение документов сведено к минимуму. Компания полностью отказалась от бумажных кадровых документов.
Результаты:
- Организация перешла на КЭДО с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» для упрощения документооборота между офисом и производственной площадкой.
- 475 сотрудников пользуются мобильным приложением для обмена кадровыми документами.
- Сокращено время обработки документов: переход на КЭДО и стандартизация документов привели к уменьшению времени, необходимого для создания, согласования и хранения документов.
- Сотрудники могут быстро находить и получать доступ к необходимым документам.
- Экономия ресурсов: сокращение использования бумаги и уменьшение затрат на хранение физических документов ведут к экономии финансовых и материальных ресурсов.
