Учет аренды строительного оборудования — от хаоса в Excel к полному контролю в 1С:УТ 11.5

Клиент: ООО «Союз поставщиков», Московская область, г. Дмитров.
ИТ-система: 1С:Управление торговлей, редакция 11.5 (1С:УТ 11.5) + 1С:Бухгалтерия 8.

Команда проекта: технический архитектор, разработчик, консультант-аналитик.

Срок внедрения: 3 месяца

Компания «Союз поставщиков» тратила до 10 рабочих дней в месяц на рутину: расчет стоимости аренды, сверку условий и подготовку документов. После внедрения подсистемы аренды строительного оборудования в «1С:Управление торговлей» редакции 11.5 и доработки обмена с «1С:Бухгалтерией 8» ключевой отчет руководитель получает за 10 секунд, а пакетное закрытие месяца занимает 20 минут вместо нескольких дней. Как мы этого добились? Рассказываем в кейсе.

О компании

ООО «Союз поставщиков» продает и предоставляет в краткосрочную и долгосрочную аренду строительное оборудование подрядным организациям Москвы и Московской области, которые ведут строительство на нескольких площадках. Компания на рынке с 2015 года, в портфеле проектов за последние три года более четырехсот контрактов. Из них 2/3 — аренда строительного оборудования на общую сумму около 60 млн рублей и 1/3 — продажа оборудования и сопутствующих товаров на сумму около 10 млн рублей.

Исходная ситуация

В конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 11.5, которую использовала компания, уже была реализована подсистема управления арендой, разработанная сторонним подрядчиком.

Подсистема закрывала базовый сценарий учета: передал в аренду оборудование → вернул оборудование через реализацию и возврат после окончания аренды. Операции проводили в «1С:Управление торговлей» редакции 11.5, но в «1С:Бухгалтерии» их не отражали, так как фактической продажи не было.

Подсистема управления арендой не поддерживала автоматизированный учет всего бизнес-процесса аренды. По документам сложно было контролировать: взаиморасчеты, общее количество и актуальные остатки оборудования на складе, сроки аренды, продление, досрочное или частичное прекращение аренды.

В результате, большую часть аналитических данных менеджеры собирали вручную и тратили до 10 часов в месяц на расчеты и сверку. А руководитель получал данные для управления портфелем клиентов не оперативно.

Документы учета аренды в прошлой подсистеме, которую использовала компания

Задачи для автоматизации

Требовалось решение, которое даст полную управленческую картину по взаиморасчетам и статусам аренды. Руководитель ООО «Союз поставщиков» обратился к нам с задачей доработать текущую подсистему управления арендой в «1С:Управление торговлей редакции 11.5» так, чтобы:

1. Видеть состояние расчетов по Договорам, Заказам, Объектам, видам задолженностей: залог, аренда, доставка, продажа из аренды.
2. Видеть стоимость аренды по каждому клиенту/договору, за период.
3. Видеть стоимость аренды, доставки, сумму залога в разрезе договоров по менеджеру для расчета заработной платы.
4. Видеть движение оборудования: передача в аренду, продление аренды, частичный и полный возврат из аренды, продажа испорченного оборудования.
5. Синхронизировать 1С:УТ 11.5 и 1С:Бухгалтерию в части реализаций: продажа оборудования, акты оказания услуг, в части банковских и кассовых документов.
6. Автоматизировать выставление актов оказания услуг (УПД) в 1С:УТ 11.5.
7. Запретить пользователям печать отгрузочные документы по неоплаченным заказам.

Особенности проекта

Команда LS изучила и проанализировала существующую подсистему аренды и выяснила, что учет был построен на типовых документах. Данные хранились только в документах без использования регистров для агрегации информации.

Минусы текущей ИТ-архитектуры:

• трудоемкое, сложное и рискованное обновление 1С:УТ 11.5 — при каждом обновлении доработанный функционал приходилось чинить, чтобы сохранить работоспособность блока аренды;
• отсутствие информации о статусах переданного оборудования, их количестве, ежемесячной сумме аренды по каждому клиенту;
• нет возможности формировать закрывающие документы: УПД, акты выполненных работ.

Вместе с заказчиком мы приняли решение разработать новую подсистему аренды и по максимуму сохранить из старого решения то, что было удобно пользователям, например, форму расчета стоимости аренды.

Решение: новая подсистема учета аренды в 1С:УТ 11.5

Компания работала в связке «1С:Управление торговлей» редакции 11.5 и «1С:Бухгалтерия 8». Такая ИТ-система устраивала, была понятна и привычна пользователям. Поэтому мы отказались от специализированных решений для автоматизации бизнес-процессов аренды и разработали новую подсистему управления арендой в 1С:УТ 11.5.

Бизнес-процессы в новой подсистеме управления арендой

1. Оформление аренды по объектам строительства

Теперь аренда оформляется через Заказ клиента в разрезе объекта и срока. В рамках одного договора аренды можно вести несколько заказов по разным объектам.

2. Контроль оплаты перед передачей оборудования

Передачу оборудования в аренду менеджер может оформить только после поступления оплат по заказу: предоплаты аренды/доставки и обеспечительного платежа (залога). Для пользователей действует запрет печати отгрузочных документов по неоплаченным заказам.

3. Передача оборудования в аренду

Передача фиксируется отдельным документом «Передача оборудования в аренду». Для отражения движения оборудования в учете используется логика перемещения: оборудование переводится на виртуальный склад «Аренда».

4. Возврат оборудования из аренды

Когда происходит возврат, менеджер использует документ «Возврат оборудования из аренды». Документ отражает возврат оборудования и обновляет данные по составу аренды у клиента.

5. Изменение условий аренды

Продление срока, досрочное завершение и частичный возврат оборудования фиксируется документом «Изменение условий аренды» и учитывается при расчете начислений.

6. Выкуп оборудования из аренды (продажа из аренды)

Если клиент выкупает оборудование, подсистема поддерживает сценарий продажи из аренды с корректным учетом залога (возврат или зачет).

7. Счета и акты оказания услуг

Автоматизировано формирование документов в 1С:УТ 11.5 с учетом изменений условий, включая случаи продления «задним числом».

Разработка и внедрение подсистемы аренды

Новую подсистему управления арендой разработали с соблюдением архитектурных принципов платформы 1С: все операции фиксируются новыми и доработанными типовыми документами, а данные хранятся в регистрах. Оборудование учитывается как номенклатура с серийными номерами на виртуальном складе «Аренда», а расчеты — через услуги: аренда, залог, доставка.

Создали новые документы:

1. «Передача оборудования в аренду» — фиксирует факт передачи техники клиенту и запускает начисления. Ввели контроль: передачу оборудования нельзя оформлять по неоплаченному заказу.

Передача оборудования в аренду в подсистеме «Управление арендой

2. „Возврат оборудования из аренды“ — фиксирует факт возврата оборудования на склад и останавливает начисления, если оборудование возвращается ранее окончания срока аренды. При необходимости инициирует типовые документы, например, „Реализация“ при выкупе.

Возврат оборудования из аренды в подсистеме „Управление арендой“

3. „Изменение условий аренды“ — поддерживает продление, досрочный или частичный возврат и автоматически пересчитывает периоды начислений.

Изменение условий аренды в подсистеме «Управление арендой»

Доработали типовые документы:

1. «Заказ клиента» — добавили вкладку «Оборудование» для привязки техники к объектам.

Заказ клиента в подсистеме «Управление арендой»

2. «Акт оказания услуг» — в табличную часть добавили поля «Период аренды» и «Интервал начисления», чтобы отражать фактические сроки использования.

Создание акта оказания услуга в подсистеме «Управление арендой»

Типовой документ «Реализация товаров и услуг» используем для сценария «выкуп оборудования из аренды», который реализован через документ «Изменение условий аренды». Новая подсистема аренды автоматически создает документ на основании заказа клиента и подтягивает оборудование из заказа.

Доработали обмен 1С:УТ 11.5 и «1С:Бухгалтерии 8»

Чтобы корректно закрывались счета, доработали обмен с учетом различия модели договоров в 1С:УТ 11.5 и «1С:Бухгалтерии 8»:

• в бухгалтерии учет свернут к одному договору с контрагентом;
• в подсистеме аренды в 1С:УТ 11.5 у одного контрагента может быть несколько договоров аренды, по каждому объекту строительства.

Создали регистры подсистемы аренды:

1. Регистр сведений «Текущее состояние оборудования» со статусами: резерв, в аренде, продано, возвращено из аренды.
2. Регистр накопления «Оборудование в аренде»: контрагент/договор/партнер/объект расчетов/номенклатура/количество/залоговая стоимость.
3. Регистр сведений «Сроки аренды»: даты начала и окончания, стоимость аренды в сутки, последние расчеты по договору.
4. Регистр накопления «Расчеты по аренде»: сумма к оплате и сумма в акте, учет по периодам.

Разработали отчеты

Реализовали отчеты по аренде и взаиморасчетам с контрагентами: какое оборудование находится в аренде, сроки аренды, кто и сколько должен по аренде и сопутствующим начислениям.

Отчет по взаиморасчетам в подсистеме «Управление арендой»

Автоматизировали формирование актов по выполненным услугам и выставление счетов

Для ежемесячного закрытия аренды сделали обработку-помощник, который формирует документы и печатные формы по выбранному периоду и клиенту.

Помощник закрытия аренды в подсистеме «Управление арендой»

Результаты

Новая подсистема аренды построена по архитектурным принципам платформы 1С:Предприятие. В регистрах хранятся данные, которые характеризуют текущее и историческое состояние аренды: арендаторы и оборудование, условия аренды и взаиморасчеты. Это позволяет мгновенно получать точные отчеты, обеспечивает безопасность при обновлениях и возможность масштабировать решение без риска искажения исторических данных.

Новые инструменты управления арендой:

• отчеты о взаиморасчетах, учет и контроль оборудования в аренде и на складе;
• обработка-помощник для ежемесячного начисления аренды и подготовки печатных форм;
• обмен 1С:УТ 11.5 и «1С:Бухгалтерии 8»: оплаты по счетам в разрезе договоров зачитываются автоматически, их не надо разносить вручную, при условии, что клиент указывает верное назначение платежа.

Бизнес-результаты:

• Сбор данных по арендованному оборудованию стал занимать 10 секунд вместо 8−10 часов.
• На формирование ежемесячных актов и счетов уходит 20 минут вместо нескольких рабочих дней.
• Уменьшились трудозатраты на ведение учета аренды.
• Операции по аренде корректно фиксируются по всеми бизнес-процессу.
• Зачет оплат и закрытие начислений происходит в «1С:Бухгалтерии 8» с учетом всех договоров, заключенных с одним контрагентом, по всем объектам строительства.

В новой подсистеме аренды мы сохранили типовой функционал 1С:УТ 11.5 по максимуму. Это сократило время на обновление и позволило компании снизить расходы на сопровождение ИТ-системы.

Проект выполнила компания ООО «ЭЛЭС ГРУП».