Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
В каждой компании есть страх перед автоматизацией. Такой страх выражается зачастую такими словами:
«В нашей компании слишком много разных аспектов, это слишком сложно».
«Если делать — так уж всё сразу».
«У нас так много процессов, автоматизация их всех займёт вечность».
«Автоматизация — это слишком дорого и долго, мы не можем себе позволить таких единовременных затрат».
Знакомо? Нам, компании «Сол АйТи» — очень знакомо, мы часто слышим такие слова от наших клиентов. Один из ключевых моментов заблуждения, что автоматизация — это «дорого и долго», заключается в предположении, что делать нужно всё и сразу. А ты не знаешь, с какой стороны подступиться к этому «слону».
Кейс автоматизации склада в компании Happy Baby яркий пример того, что автоматизацию можно внедрять частями с понятным результатом после каждого этапа. Расскажем, как эффективно мы с компанией Happy Baby «съели этого слона» маленькими кусочками.
Happy Baby разрабатывает, производит и продаёт товары для детей от игрушек и сосок-пустышек до автокресел и детской мебели. Все эти товары разрабатывают дизайнеры и инженеры компании. Товары продаются на территории СНГ через собственные розничные магазины, широкую сеть партнёров, а также сетевых ритейлеров. Продукцию Happy Baby можно увидеть в торговых сетях: «Перекрёсток», «Ашан», Wildberries, сети X5 Retail, «Лента» и других.
К моменту автоматизации склада в компании уже был автоматизирован управленческий учёт в программе 1С:УНФ. Совместно уже автоматизировали продажи, закупки и остатки на складах, организовали обмен с интернет-магазином, настроили управленческие аналитики. В информационную базу были введены характеристики товаров, созданы инструменты для работы с торговыми сетями и автопополнения складов, розничной торговли.
Задача и предпосылки проекта
Склад был одним из немногих подразделений компании, которого не коснулась глубокая автоматизация.
На основном складе не использовалась ордерная схема, а ручное управление приводило к следующему:
- для проведения инвентаризации запасов на складе приходилось останавливать отгрузки на несколько дней. Это стало следствием большой площади склада, количества товарных позиций и значительного оборота товаров;
- соответствие уникальным требованиям к отгрузкам для каждой торговой сети;
- использование двух штрихкодов на упаковке одного и того же товара приводило к путанице и ошибкам;
- бесконтрольный приём товаров с производства приводил к большому количеству ошибок и пересортов;
- сборка заказа в момент подачи машины давала нагрузку на шлюз и искусственно ограничивала оборот товаров;
- невозможно было узнать заранее количество мест, необходимое для отгрузок в торговые сети;
- склад был не готов к работе с маркируемыми товарами при вводе в ассортимент обувной продукции.
Условия и сроки проекта
Запустили проект в конце ноября с серьёзным дедлайном — запуск функционала в промышленную эксплуатацию должен совпасть с новогодними праздниками, так как только в этот период можно остановить отгрузки для инвентаризации. То есть результаты должны были появиться в кратчайшие сроки.
К команде проекта подключились специалисты от заказчика — бухгалтер Ирина Вагнер, которая всегда принимала активное участие в задачах автоматизации, и системный администратор Александр Трофимов.
Проект разделили на понятные этапы работ.
Этап 1. Проектируем процессы работы склада
Начали с обследования и «отрисовки» процессов. Для экономии времени рисовали сразу в варианте «как надо».
Выделили верхний и нижний уровни процессов, чтобы видеть процессы склада в общей цепочке процессов компании и учитывать это положение при проектировании.
Интересно было наблюдать, как новые процессы рождаются прямо из-под пера, в согласованной работе команды. Многое из того, что мы узнавали во время интервью, было новым даже для сотрудников Happy Baby.
Схема бизнес-процесса наглядно показывает последовательность шагов, этапов, количество сотрудников для выполнения процесса. Также становятся видны узкие места и возможности для улучшения и упрощения процесса.
Количество таких схем процессов показывает сложность и вариативность деятельности компании. Соответственно растет и сложность автоматизации. Например, оказалось, что один и тот же процесс отгрузки со склада может быть выполнен аж восемью разными способами!
Этап 2. Автоматизация отгрузок
Основная задача — поштучный контроль отгрузок — невозможна без автоматических устройств. Для работы выбрали терминалы сбора данных (ТСД) — устройства, позволяющие работать кладовщикам прямо в базе, не имея при этом громоздкого компьютера.
Вводим новые этапы работы с товаром, которые отражают путь товара на каждой ступени отгрузки:
- товары для сборки заказа;
- товары, снятые с полки;
- товары, упакованные в коробку;
- товары в коробке, размещенные в паллеты;
- товары, погруженные в машину и отправленные.
Каждый этап сопровождается сканированием и формированием учётных документов.
! Дополнительная задача. Уже при проектировании схем бизнес-процессов склада было видно, что один и тот же заказ должны собирать несколько кладовщиков, а в «1С» для редактирования документа нужно его заблокировать для редактирования другим пользователем.
Как же обеспечить монопольный доступ к документу и одновременно — параллельное редактирование?
Решение: каждый новый кладовщик, открывающий заказ для сборки, автоматически создаёт новый документ «Сборку». При сканировании программа сохраняет и проверяет данные. А все созданные документы может видеть контролёр из основного интерфейса программы. В каждом документе видно, что было нужно и что было отсканировано.
Как происходит работа с товаром в автоматизированной системе:
1. Кладовщик сканирует QR-код на заказе, в ТСД появляется список товаров. Если отсканировать нужный товар, ТСД помечает его зелёным и издаёт звук сканирования. Если отсканировать товар, которого нет в заказе (или который уже отсканирован кем-то из кладовщиков), ТСД издаёт неприятный звук ошибки, выдаёт красное сообщение на экран и товар не добавляет.
2. Кладовщик наполняет коробку и загружает её в ТСД. На принтер этикеток отправляется этикетка с уникальным номером данной коробки, которую он наклеивает. Кладовщики собирают коробки, пока весь заказ не будет собран, упакован и промаркирован.
Результат: весь товар заказа собран в коробках, на каждой наклеен стикер с кодом, по которому можно однозначно определить содержимое коробки и её принадлежность к заказу.
3. Следующий шаг — формирование паллет. Кладовщик ставит коробку на поддон, сканирует её QR-код, ставит следующую, и так до завершения. На принтер выходит упаковочный лист с информацией о товаре внутри.
При сканировании коробок система также проверяет их принадлежность к одному заказу. Если проверка не прошла, кладовщик получает предупреждающий звуковой сигнал и сообщение об ошибке.
4. Заказ перемещается в зону и ждёт подачи машины.
5. Последний шаг — загрузка машины. Тут сканируются только упаковочные листы (по количеству паллет). После их сканирования система автоматически формирует расходный ордер, и заказ считается отгруженным.
Этап 3. Автоматизация инвентаризации
Задача состояла в том, чтобы не просто автоматизировать инвентаризацию, а учесть большую площадь склада, сложную схему расположения товаров, которые не позволяли провести инвентаризацию за один день.
Обычный документ инвентаризации состоит из шапки и табличной части, которая содержит номенклатуру и количество по данным системы. Требуется посчитать реальный остаток и внести в таблицу.
А что делать, если данный товар лежит в нескольких местах на складе? А что делать, если нет свободной площади, чтобы переместить посчитанный товар? А что делать с пересортами, которые неизвестно с каким товаром перепутаны?
Решение: освобождаем документ инвентаризации от табличной части и делаем проверку таким же механизмом, как при отгрузке. Все кладовщики идут параллельно и просто сканируют всё, что видят. Вся информация автоматически собирается в единый документ и сопоставляется с учётными остатками.
В компании Happy Baby нужно было сделать инвентаризацию быстро и тщательно: отсканировать каждую единицу и успеть за новогодние праздники.
Задача: за восемь дней провести инвентаризацию склада из более 500 тысяч SKU. А еще учесть наличие двух разных штрихкодов на каждом товаре.
Зачем нужны два разных штрихкода?
Представьте себе соску-пустышку. Одна и та же модель может выходить в трех разных размерах и восьми цветовых решениях. Это 24 разных варианта, которые могут быть упакованы в одну промоупаковку для поставки в магазин максимально широкого ассортимента.
Чтобы видеть всё разнообразие товаров в информационной базе и не создавать дополнительную номенклатуру, использовали характеристики товара. Каждое индивидуальное сочетание характеристик — отдельная SKU с отдельным штрихкодом, но с одной товарной карточкой.
Такая схема работает до момента начала учета требований различных торговый сетей. Для одних сетей нужно, чтобы каждая из 24 пустышек была отдельным товаром с отдельным штрихкодом. Для других важно, чтобы все они имели один общий штрихкод, независимо от цвета и размера.
Для этого на упаковке появляется два штрихкода. Первый — общий для данного товара, второй — частный для данного сочетания характеристик. Как же инвентаризировать такие товары? Ведь на складе в момент инвентаризации неизвестно, для какой сети закупался товар и как он занесён в систему.
Для автоматизации нужна определённость: принимаем решение учитывать все товары по характеристикам, а для отдельных сетей превращать их в «общие» автоматически в момент отгрузки.
То есть, кладовщик сканирует всегда отдельные штрихкоды характеристик. Но для отгрузок в сеть, которой нужен общий штрихкод, система автоматически делает документ «Производство», переводя отдельные штрихкоды в общие.
Выработали правило:
сканируешь всегда отдельный ШК, а в документ попадает или отдельный, или общий в зависимости от покупателя — идеально!
Этап 4. Автоматизация поступления товаров
Задача в автоматизации поступления товаров была схожа с автоматизацией инвентаризации. Если поставка большая и сканирует её несколько кладовщиков, то лучше не разделять документ между ними заранее, потому что никогда не известно, что в какой коробке лежит.
Поэтому задания на проверку поставок сделали аналогично документу инвентаризации.
С небольшой разницей в том, что поступление проходит в два этапа: сначала машину разгружают как есть в зону приёмки, чтобы её сразу отпустить. Потому что время, в течение которого заняты ворота — это всегда лимитирующий фактор для производительности склада.
На втором этапе кладовщики уже свободно сканируют товар из зоны приёмки и распределяют по полкам.
Результаты автоматизации
Проект был непростым, но совместные результаты того стоили:
- Сокращение расходов. Разделение складского и бухгалтерского контуров учёта позволило производить плавающие инвентаризации без остановки отгрузок, повышая достоверность остатков и сокращая расходы на пересорты.
- Сокращение трудозатрат. Предварительная сборка заказов для отгрузки позволяет распределить нагрузку на кладовщиков, избегая хаотичной нагрузки «то пусто, то густо» и срыва сроков поставок.
- Сократился процент ошибок сборки. Количество рекламаций от клиентов сократилась на 36% в суммовом выражении.
- Снижение недопоставок и пересорта с производства. Поштучная приёмка товара обеспечила жёсткий контроль недопоставок и пересортов от завода.
- Снижение затрат на возмещение недопоставок клиентам.
- Рост оборачиваемости складских запасов. Количество складских операций выросло на 34% в объёмном выражении по сравнению с аналогичными периодами до внедрения (несмотря на ухудшение показателей макроэкономики). Этот показатель достигнут без увеличения количества складских сотрудников и площадей.
- Обеспечение готовности к работе с маркируемым товаром. Компания оказалась готова к внесению в товарный ассортимент обуви, подлежащей обязательной маркировке.
Проект выполнила компания Сол АйТи.
Читайте другие кейсы исполнителя:
