О компании
Компания «NovoeTeplo» работает на рынке оборудования для отопления и водоснабжения.
Продают и сами доставляют качественное европейское оборудование заказчикам по всей стране от Калининграда до Владивостока.
Работают с большим ассортиментом товаров крупнейших европейских компаний, имеют запасы для отгрузки со склада.
Внедрение компании
«Сол АйТи» г. Москва
Отрасль: Торговля
- Достоверная оперативная управленческая отчетность в нужных аналитиках для принятия ежедневных решений.
- Автоматизация продаж: оптовая торговля, интернет-продажи и розница.
- Резервирование товаров в пути под заказ.
- Единый ввод информации, обмен данными с сайтом и бухгалтерской базой.
Цели и задачи автоматизации управленческого учета
Компания «NovoeTeplo»:
Мы понимали, что автоматизированный управленческий учет с первых дней жизни компании минимизирует риски простоя бизнеса и позволяет управлять на основе достоверных данных.
Поэтому решили идти не по пути «сначала поработаем, а потом будем автоматизировать», а сразу делать как нужно, приучать менеджеров к правильной работе.
Для выбора программы обратились в компанию «Сол АйТи», партнеру фирмы «1С».
Компания «Сол АйТи» работает более 10 лет на рынке IT-услуг.Имеет статус Франчайзи «1С» и Центр реальной автоматизации.
Применяет свою отработанную методику внедрения проектов.
В компании 15 сертифицированных специалистов, имеющих опыт внедрения и регулярно проходящих дополнительное обучение.
Квалификация и опыт специалистов компании позволяет предлагать комплексную ИТ поддержку бизнеса.
Руководители компании «NovoeTeplo» поставили цель организовать полноценный автоматизированный управленческий учёт. Важным стало отразить особенности бизнес-процессов компании. Сформулировали следующие задачи:
- организовать учет оптовых продаж, интернет-продаж и сделать возможным продать в розницу;
- автоматизировать закупки у российских и европейских поставщиков с возможностью резервирования товаров под конкретный заказ;
- автоматизировать полный расчет себестоимости импорта, складской учёт.
Как внедряли
Ценности Agile:
- Люди и их взаимодействие важнее, чем процессы и средства.
- Работающая система важнее, чем исчерпывающая документация.
- Сотрудничество с заказчиком важнее, чем обсуждение условий контракта.
- Реагирование на изменения важнее, чем следование плану.
Технология позволяет в жёстко фиксированные и небольшие по времени итерации, называемые спринтами (sprints), предоставлять заказчику работающее программное обеспечение с новыми возможностями, для которых определён наибольший приоритет.
Анна Лозовская, Сол АйТи (Scrum Master):
Такой подход отличается от классического внедрения по техническому заданию.
Очень важным для использования технологии становится наличие эксперта (Product Owner) со стороны заказчика.
Эксперт должен понимать бизнес-процессы компании и выступать постановщиком задач.
Нам повезло, что в компании «NovoeTeplo» мы нашли такого эксперта.
Он выступил в роли руководителя проекта со стороны заказчика (Product Owner) и активно участвовал в инжиниринге процессов.
Продолжительность 2 недели
Сначала создали и опубликовали базу в облаке 1cfresh.com, произвели первичные настройки, добавили роли и права пользователей, внесли организации, справочники, настроили отражение банковских операций.
Подготовили учет оптовых продаж, складского учета, настроили обмен данными с бухгалтерской базой, чтобы первичные документы не нужно было вводить дважды.
Настроили формы документов с логотипом компании и поставщиков оборудования.
Компания «NovoeTeplo»:
Скоро стало понятно, что основной бизнес-процесс продаж требует корректировки. На наш склад часто приходят клиенты и хотят купить в розницу. А мы не можем им продать товар, потому что на складе нет кассы. Поэтому приходилось оформлять покупку как оптовый заказ, что требует времени и документов. Конечно, клиентам не нравилось так покупать. Поэтому решили организовать на складе кассу для розничных продаж.
Выбирали между смарт-терминалом Эвотор и рабочим местом кассира (РМК) в 1С:УНФ. Отдали предпочтение РМК, так как решение не требует настройки и интеграции, а чем меньше обменов — тем лучше. Купили онлайн-кассу, зарегистрировали в ФНС и ОФД и за два часа обучили работника склада.
Продолжительность 1 неделя
Следующим этапом настроили синхронизацию с сайтом.
Для этого в карточку номенклатуры добавили характеристики и дополнительные свойства товаров, начиная от бренда, заканчивая галочкой, которая определяет, выгружать ли данный товар на сайт и показывать ли его цену.
Также со вторым этапом внедрения совпало начало импортных поставок товаров. Приступили к процессу отражения импорта.
При импортных поставках себестоимость товара не равна цене закупки: она дополняется расходами на транспорт, доставку от поставщика, уплатой таможенных пошлин, расходами на брокера.
Для того, чтобы посчитать реальную себестоимость товара, используется специальный склад «Товары в пути», на который закупщики приходуют импортный товар.
Здесь же при помощи специальных видов документов вносятся все затраты и пошлины, формирующие себестоимость товара, и только после этого товар перемещается на основной склад для продажи.
Продолжительность 3 недели
Основной задачей первой части третьего спринта стала настройка нетипового резервирования.
В стандартном сценарии работы менеджер может зарезервировать товар на складе и отгрузить по этому резерву товар.
Но бизнесу гораздо выгоднее торговать не со склада, а под заказ. Высвобождаются оборотные средства, замороженные в запасах. Увеличивается оборачиваемость, снижаются расходы на содержание склада, увеличивается прибыль.
Но у таких продаж под заказ есть недостаток: долгое ожидание клиентом поставки и возможность перехвата товара другим менеджером под свои заказы.
Поэтому поставили задачу сделать возможным резервирование товара, который еще в пути, под конкретные заказы клиентов.
Реализовали следующий сценарий работы: менеджеры резервируют товар для заказа клиента, выбирая в интерфейсе место резервирования: один из складов или заказов поставщику. Созданные резервы сохраняются при приходовании товара и перемещении с одного склада на другой вплоть до отгрузки клиенту.
Продолжительность 1 неделя
Приступили к настройке управленческого отчёта «Доходы и расходы». С доходами все было понятно: они формируются в момент проведения документа «Расходная накладная». А вот с расходами оказалось сложнее. Когда разбирали расходы по статьям, то выяснили, что в компании есть косвенные расходы, которые могут распределяться каждый раз по своим правилам. Вот эти правила учета и нужно было автоматизировать. Например, расходы по командировке сотрудника для продвижения бренда могут учитываться:
- как расходы на конкретного партнёра (или нескольких партнеров),
- расходы на определённый бренд товара и партнёра,
- расходы только на бренд без отнесения на конкретных партнёров.
- направление деятельности,
- бренд номенклатуры.
Анна Лозовская, Сол АйТи:
Когда говорю клиентам, что 1С: УНФ — дружелюбная и несложная программа, то мне часто не верят. Уверена, что при желании пользователь может настроить многое в ней самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов. Сотрудники компании «NovoeTeplo» подтвердили мои убеждения. Они самостоятельно настроили блок CRM и подключили электронную почту.
Внедрять управленческий учёт сразу было верным решением. Все сотрудники компании «живут» в системе, и за счёт этого обеспечивается корректное и оперативное введение документов. Руководство видит достоверные отчёты в нужной аналитике для принятия ежедневных решений. В программе отражаются взаимоотношения с европейскими поставщиками, помогая сотрудникам эффективно управлять закупками. Резервирование и заказы покупателям позволяют эффективно управлять товарными потоками, оптимизируя склад.
Компания «NovoeTeplo»:
Дальнейшие наши планы — это автоматизация складов, внедрение торгового оборудования, настройка более глубокого обмена с сайтом, открытие филиалов и торговых представителей в регионах. Мы не собираемся останавливаться на достигнутом и уверены, что программа позволит нам развиваться и масштабировать нашу деятельность.
Читайте другие кейсы исполнителя:
- Быстрые заказы, управленческие отчеты, платежный календарь при автоматизации индустрии красоты WELSS в 1С:УНФ
- Оперативные управленческие отчеты, доставка на карте и прозрачный складской учет в 1С:УНФ
- Автоматизация склада в компании HAPPY BABY с 1С:УНФ
