1С:Предприятие 8
Система программ

Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»

2523
Рейтинг статьи
Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»

О компании

Компания «NovoeTeplo» работает на рынке оборудования для отопления и водоснабжения. 

Продают и сами доставляют качественное европейское оборудование заказчикам по всей стране от Калининграда до Владивостока. 

Работают с большим ассортиментом товаров крупнейших европейских компаний, имеют запасы для отгрузки со склада.

Внедрение компании

«Сол АйТи» г. Москва 

Отрасль: Торговля

Эффекты:
  • Достоверная оперативная управленческая отчетность в нужных аналитиках для принятия ежедневных решений.
  • Автоматизация продаж: оптовая торговля, интернет-продажи и розница.
  • Резервирование товаров в пути под заказ.
  • Единый ввод информации, обмен данными с сайтом и бухгалтерской базой.
 
Цели и задачи автоматизации управленческого учета

Компания «NovoeTeplo»:

Мы понимали, что автоматизированный управленческий учет с первых дней жизни компании минимизирует риски простоя бизнеса и позволяет управлять на основе достоверных данных.
Поэтому решили идти не по пути «сначала поработаем, а потом будем автоматизировать», а сразу делать как нужно, приучать менеджеров к правильной работе.
Для выбора программы обратились в компанию «Сол АйТи», партнеру фирмы «1С».

Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло» Компания «Сол АйТи» работает более 10 лет на рынке IT-услуг.
Имеет статус Франчайзи «1С» и Центр реальной автоматизации.

Применяет свою отработанную методику внедрения проектов.

В компании 15 сертифицированных специалистов, имеющих опыт внедрения и регулярно проходящих дополнительное обучение.

Квалификация и опыт специалистов компании позволяет предлагать комплексную ИТ поддержку бизнеса.

Компания «Сол АйТи»:

Руководители компании «NovoeTeplo» поставили цель организовать полноценный автоматизированный управленческий учёт. Важным стало отразить особенности  бизнес-процессов компании. Сформулировали следующие задачи:
  • организовать учет оптовых продаж, интернет-продаж и сделать возможным продать в розницу;
  • автоматизировать закупки у российских и европейских поставщиков с возможностью резервирования товаров под конкретный заказ;
  • автоматизировать полный расчет себестоимости импорта, складской учёт.
Для автоматизации выбрали экосистему 1С как наиболее отвечающую современным запросам бизнеса и программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» для ведения управленческого учета.
 
Как внедряли

Начать работу с автоматизированной системой управленческого учета нужно было быстро, поэтому внедрять решили по методологии Agile с использованием технологии Scrum: короткими спринтами с реальными результатами.

Agile — это гибкая методология разработки программного обеспечения.

   Ценности Agile:
  • Люди и их взаимодействие важнее, чем процессы и средства.
  • Работающая система важнее, чем исчерпывающая документация.
  • Сотрудничество с заказчиком важнее, чем обсуждение условий контракта.
  • Реагирование на изменения важнее, чем следование плану.
Scrum — это конкретная технология (методы ведения проекта и роли участников процесса), реализующая принципы Agile.
Технология позволяет в жёстко фиксированные и небольшие по времени итерации, называемые спринтами (sprints), предоставлять заказчику работающее программное обеспечение с новыми возможностями, для которых определён наибольший приоритет.


Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло» Анна Лозовская, Сол АйТи (Scrum Master):

Такой подход отличается от классического внедрения по техническому заданию.
Очень важным для использования технологии становится наличие эксперта (Product Owner) со стороны заказчика.
Эксперт должен понимать бизнес-процессы компании и выступать постановщиком задач. 
Нам повезло, что в компании «NovoeTeplo» мы нашли такого эксперта. 
Он выступил в роли руководителя проекта со стороны заказчика (Product Owner) и активно участвовал в инжиниринге процессов.



1 спринт (sprint). Первоначальная настройка для начала работы сотрудниками
Продолжительность 2 недели

Сначала создали и опубликовали базу в облаке 1cfresh.com, произвели первичные настройки, добавили роли и права пользователей, внесли организации, справочники, настроили отражение банковских операций.

Подготовили учет оптовых продаж, складского учета, настроили обмен данными с бухгалтерской базой, чтобы первичные документы не нужно было вводить дважды.

Настроили формы документов с логотипом компании и поставщиков оборудования.


Компания «NovoeTeplo»: 

Скоро стало понятно, что основной бизнес-процесс продаж требует корректировки. На наш склад часто приходят клиенты и хотят купить в розницу. А мы не можем им продать товар, потому что на складе нет кассы. Поэтому приходилось оформлять покупку как оптовый заказ, что требует времени и документов. Конечно, клиентам не нравилось так покупать. Поэтому решили организовать на складе кассу для розничных продаж.

Выбирали между смарт-терминалом Эвотор и рабочим местом кассира (РМК) в 1С:УНФ. Отдали предпочтение РМК, так как решение не требует настройки и интеграции, а чем меньше обменов — тем лучше. Купили онлайн-кассу, зарегистрировали в ФНС и ОФД и за два часа обучили работника склада.

Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»



2 спринт. Синхронизация с сайтом
Продолжительность 1 неделя

Следующим этапом настроили синхронизацию с сайтом.

Для этого в карточку номенклатуры добавили характеристики и дополнительные свойства товаров, начиная от бренда, заканчивая галочкой, которая определяет, выгружать ли данный товар на сайт и показывать ли его цену.

Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»


Также со вторым этапом внедрения совпало начало импортных поставок товаров. Приступили к процессу отражения импорта.

При импортных поставках себестоимость товара не равна цене закупки: она дополняется расходами на транспорт, доставку от поставщика, уплатой таможенных пошлин, расходами на брокера. 

Для того, чтобы посчитать реальную себестоимость товара, используется специальный склад «Товары в пути», на который закупщики приходуют импортный товар. 

Здесь же при помощи специальных видов документов вносятся все затраты и пошлины, формирующие себестоимость товара, и только после этого товар перемещается на основной склад для продажи.


3 спринт. Часть 1. Резервирование под заказы товаров, которых еще нет на складе
Продолжительность 3 недели

Основной задачей первой части третьего спринта стала настройка нетипового резервирования.
В стандартном сценарии работы менеджер может зарезервировать товар на складе и отгрузить по этому резерву товар.

Но бизнесу гораздо выгоднее торговать не со склада, а под заказ. Высвобождаются оборотные средства, замороженные в запасах. Увеличивается оборачиваемость, снижаются расходы на содержание склада, увеличивается прибыль.
Но у таких продаж под заказ есть недостаток: долгое ожидание клиентом поставки и возможность перехвата товара другим менеджером под свои заказы.

Поэтому поставили задачу сделать возможным резервирование товара, который еще в пути, под конкретные заказы клиентов.

Реализовали следующий сценарий работы: менеджеры резервируют товар для заказа клиента, выбирая в интерфейсе место резервирования: один из складов или заказов поставщику. Созданные резервы сохраняются при приходовании товара и перемещении с одного склада на другой вплоть до отгрузки клиенту.


Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»



3 спринт. Часть 2. Управленческая отчетность
Продолжительность 1 неделя

Приступили к настройке управленческого отчёта «Доходы и расходы». С доходами все было понятно: они формируются в момент проведения  документа «Расходная накладная». А вот с расходами оказалось сложнее. Когда разбирали расходы по статьям, то выяснили, что в компании есть косвенные расходы, которые могут распределяться каждый раз по своим правилам. Вот эти правила учета и нужно было автоматизировать. Например, расходы по командировке сотрудника для продвижения бренда могут учитываться:
  • как расходы на конкретного партнёра (или нескольких партнеров),
  • расходы на определённый бренд товара и партнёра,
  • расходы только на бренд без отнесения на конкретных партнёров.
Для решения задачи использовали двойную аналитику:
  • направление деятельности,
  • бренд номенклатуры.
Бренд стал дополнительной аналитикой, которую можно указывать в расходных документах и которая присутствует в карточках номенклатуры. Таким образом, по этой аналитике можно строить отчёт «Доходы и расходы».


Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»



Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»



Самостоятельная настройка CRM

Анна Лозовская, Сол АйТи:

Когда говорю клиентам, что 1С: УНФ — дружелюбная и несложная программа, то мне часто не верят. Уверена, что при желании пользователь может настроить многое в ней самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов. Сотрудники компании «NovoeTeplo» подтвердили мои убеждения. Они самостоятельно настроили блок CRM и подключили электронную почту.


Кейс внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в компании «Новое тепло»

Результаты 

Внедрять управленческий учёт сразу было верным решением. Все сотрудники компании «живут» в системе, и за счёт этого обеспечивается корректное и оперативное введение документов. Руководство видит достоверные отчёты в нужной аналитике для принятия ежедневных решений. В программе отражаются взаимоотношения с европейскими поставщиками, помогая сотрудникам эффективно управлять закупками. Резервирование и заказы покупателям позволяют эффективно управлять товарными потоками, оптимизируя склад. 


Компания «NovoeTeplo»: 

Дальнейшие наши планы — это автоматизация складов, внедрение торгового оборудования, настройка более глубокого обмена с сайтом, открытие филиалов и торговых представителей в регионах. Мы не собираемся останавливаться на достигнутом и уверены, что программа позволит нам развиваться и масштабировать нашу деятельность.


Автор:

Ирина Митрофанова

методист «1С:Управление нашей фирмой»

Оценить статью: