Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
О компании
Компания Bodo — российский бренд детской одежды, созданный в 2009 году обычной семьей — мамой и папой, вдохновленных желанием одевать своих детей качественно, модно и красиво.
Из маленького цеха Bodo превратился в мощную команду профессионалов-единомышленников, которые фанатично и с большой любовью относятся к своей работе.
Весь ассортимент производится на собственной фабрике в России на европейском оборудовании из полотна высшего качества и проходит строгий контроль.
История
История компании началась в 2009 году в городе Боровичи, Новгородской области. Тогда был выкуплен старый швейный цех со всем оборудованием и штатом работников. Оборудование пришлось полностью обновить, т. к. оно по факту оказалось в плохом состоянии, и производить на нем качественную продукцию было просто невозможно. Работников всех оставили, а некоторые работают по настоящее время.
Вначале мы искали себя. Шили различную продукцию, от детского белья, ползунков, боди до постельного белья. Открыли свой розничный магазин, в котором продавали произведенную продукцию.
Параллельно стали отшивать в своем цеху продукцию сторонних производителей, чтобы обеспечить загруженностью свое производство и работников.
В 2011 году разработали и зарегистрировали бренд — Bodo. Начали шить трикотаж, футболки, шорты.
До 2017 работали в таком направлении, расширяли ассортимент, анализировали рынок и думали о дальнейшем развитии бизнеса. Ведь недостаточно производить хорошую, качественную продукцию, нужно ее еще не менее качественно продавать.
В то время в штате компании было два менеджера по продажам, бухгалтер и работники цеха.
Начало
В 2016 году, наблюдая за развитием торговли в России и в мире, приняли решение — развивать сбыт нашей продукции на онлайн-рынках.
И, конечно, в этом сегменте рынка невозможно было работать без качественного программного обеспечения и средств автоматизации. Мы были абсолютными новичками в этом деле, и возникало очень много вопросов. На слуху было только одно — «1С», как самое распространенное средство автоматизации бизнеса в России. В качестве исполнителя выбрали партнера «1С» — ИП Сидоренко Сергея Петровича.
В конце года мы определились с программным обеспечением и основным направлением дальнейшего развития. Приняли решение использовать программный продукт «1С:Управление нашей фирмой» и начали его адаптировать и дорабатывать под бизнес-процессы нашей компании.
Первое что сделали — это правильно структурировали всю базу данных товаров и присвоили всей продукции штрихкоды. Максимально наполнили необходимой информацией, загрузили качественные фотографии.
Разработали фирменные бланки печатных документов:
и этикеток:
Мы всегда стараемся выстроить работу так, чтобы нашим клиентам сотрудничать с нами было удобно, качественно и информативно. На то время заказы от оптовых покупателей принимали в свободной форме по электронной почте, через мессенджеры. Такие заявки тяжело и долго обрабатывать.
Тогда для повышения качества работы с клиентами мы сделали формирование удобного, понятного прайс-листа для оптовых покупателей из «1С».
Прайс-лист содержит в себе качественные изображения, информацию об остатках, колонку для ввода количества клиентом и автоматический расчет суммы заказа. Прайс-лист выкладывался на облачный ресурс, клиенты скачивали, заполняли количество заказываемого товара и присылали на почту готовый файл. Менеджеры загружали этот файл в «1С», что ускоряло обработку заказов.
Параллельно начали осваивать все разделы учета в «1С:Управление нашей фирмой». Организовали ведение складского учета и выпуска готовой продукции на производстве.
Новый рынок
В 2017 году решили выйти на первую интернет-площадку и заключили договор с крупнейшим игроком в сфере онлайн-торговли одеждой — Wildberries. И сразу же столкнулись с множеством особенностей комиссионной онлайн-торговли, которые для нас были абсолютно незнакомыми. Нужно было соответствовать всем стандартам Wildberries. И в этом нам помогла «1С».
Мы адаптировали программу под все требования комиссионера и оптимизировали работу наших сотрудников.
Разработали таблицу «Спецификация», которая помогает публиковать новые товары у комиссионера.
Подключили электронный документооборот в «1С» и доработали форму электронных документов под стандарты Wildberries.
По настоящее время при работе с другими комиссионерами мы постоянно адаптируем электронный документооборот.
Ежемесячно комиссионеры присылают отчеты о продажах. И т. к. мы вели учет товаров на комиссии в «1С», необходимо было вносить эти данные в программу. Вручную это было очень проблематично, т. к. количество строк одного отчета о продажах доходило до 40 000.
Разработали механизм загрузки отчетов комиссионера в «1С», что позволило сократить трудозатраты сотрудников и вести полноценный учет комиссионной торговли.
Также для контроля и анализа комиссионной торговли разработали отчет по остаткам нашей продукции у комиссионера и по взаиморасчетам с ним.
Все это нам позволило быстро выходить на другие онлайн-площадки и расширять рынок сбыта.
С тех пор мы успешно работаем с 12 онлайн-площадками России и ежегодно реализуем более 250 000 единиц своей продукции через комиссионеров.
Розничная торговля
Развивать дальше розничную оффлайн-торговлю уже не планировали, т. к. понимали, что объемы продаж с каждым годом падают и будущее за онлайн-торговлей. Несмотря на это, решили оставить фирменный брендовый магазин.
Модернизировали его и автоматизировали. Настроили обмен с учетной системой «1С». Данные о продажах каждый день удаленно поступают в программу, где мы контролируем ассортимент и остатки магазина.
В 2018 году приняли решение о необходимости открытия собственного розничного онлайн-магазина. Разработали и запустили сайт http://www.bodo.su.
Реализовали интеграцию с «1С:Управление нашей фирмой», разработав собственные механизмы обмена, используя формат ComerceML.
Обмен с сайтом происходит автоматически. Из «1С» выгружаются все товары с настройками фильтров и торговыми предложениями на сайт.
При оформлении заказа на сайте он автоматически попадает в «1С», и товары резервируются на складе.
Далее менеджеры обрабатывают их в «1С» и отправляют на сборку/проверку. После чего печатаются необходимые документы, и заказы отправляются в службы доставки.
Ежегодно мы получаем с розничного интернет-магазина более 2 000 заказов и реализуем около 6 000 единиц продукции.
Оптовая торговля
Благодаря онлайн-торговле о нас узнало много предпринимателей, и каждый день начали поступать запросы о сотрудничестве. Вести взаимоотношения с оптовыми покупателями становилось все сложнее. Работать через прайс-лист стало уже неэффективно, невозможно было обеспечить актуальной информацией об остатках товаров и организовать качественное взаимоотношение с клиентами.
В 2019 году разработали оптовый портал B2B (www.partners.bodo.su). При разработке был главными критериями были удобство, быстрота и прозрачность работы клиентов с сайтом.
И, конечно же, интегрировали его с учетной системой «1С». Все заказы также поступают автоматически в программу, товары резервируются. При этом свободный остаток сразу меняется и на розничном сайте.
Разработали статусы заказов, которые позволили транслировать состояние его на сайте и повысить эффективность работы менеджеров.
Для удобства клиентов сделали автоматическую выгрузку из «1С» счетов на оплату и накладных в личный кабинет оптового сайта B2B.
На данный момент все наши оптовые клиенты работают через портал B2B. За год мы получили с сайта более 3 000 заказов и реализовали более 270 000 единиц продукции.
Складской учет и доставка
В процессе увеличения заказов и отгрузок, столкнулись со сложностью оперативной сборки и качественной проверки отгружаемой продукции. Все наши заказы собирались и проверялись вручную по распечатанному списку. Это было неудобно, долго и неэффективно.
Увеличивалось количество рекламаций и пересортицы отгружаемых товаров. Частой причиной был «человеческий фактор», когда сотрудники путали размеры при комплектации заказов.
В 2019 году приняли решение автоматизировать работу склада и внедрить терминалы сбора данных. Вся наша продукция уже была промаркирована штрихкодами, что упростило процесс автоматизации. Мы доработали нашу учетную систему «1С», а в качестве программного обеспечения для терминалов использовали Mobile Smarts от российских разработчиков. Адаптировали интерфейс и бизнес-процессы работы терминалов под работу нашего склада.
Менеджеры по продажам при получении заказа отправляют его сборку/проверку/отгрузку, меняя статус заказа в «1С». После чего он автоматически появляется на терминалах и на большом экране в зоне проверки и отгрузки заказов.
Сотрудники склада на экране видят очередь заказов на сборку/проверку/отгрузку и начинают процесс работы на терминале сбора данных.
Чтобы быстрее найти нужный заказ на площадке в зоне проверки, мы предварительно печатаем Сборочный лист
и Бланк заказа и вкладываем в коробку с заказом.
Пользователи терминала авторизуются по QR-коду, тем самым фиксируется ответственный за обработку данного заказа. Далее выбирается из списка необходимый заказ, либо сканируется QR-код сборочного листа, который прикреплен к собранному заказу.
Процесс проверки происходит путем сканирования каждой этикетки товара:
На терминале отображается, какое количество проверено и что необходимо еще отсканировать.
Также выходит предупреждение об отклонении от заказанного количества товара.
В нашей работе проверка заказа играет ключевую роль. Т.к. заказ может комплектоваться несколько дней и периодически дополняться клиентом. Все это время работники склада доукомплектовывают коробку с заказом, и товар резервируется за ним.
После контрольной проверки на терминале менеджеру приходит уведомление.
Пользователь, открыв заказ, визуально может проконтролировать результат проверки и отправить его на отгрузку, предварительно распечатав документы:
Перед отгрузкой из «1С» печатаются упаковочная этикетка и сопроводительный лист и клеятся на коробку с заказом. Путевой лист содержит информацию об отправителе, заказчике, транспортной компании.
Когда заказ скомплектован, проверен и упакован, он отправляется на отгрузку, где при помощи терминалов сканируется QR-код упаковочной этикетки и тем самым фиксируется момент отправки заказа со склада.
Внедрение терминалов сбора данных позволило минимизировать ошибки при сборке заказов и существенно повысило эффективность работы склада. Мы также проводим с помощью них инвентаризацию, приемку товаров и прочие складские операции.
Переработчики
В начале нашего пути мы брали заказы на пошив от сторонних производителей, чтобы обеспечить работой наш цех. Но с 2019 года мы сами стали активно использовать подрядчиков для производства продукции, т. к. собственных мощностей уже не хватало. И в очередной раз возник вопрос ведения учета взаиморасчетов с переработчиками. Все это мы реализовали в нашей учетной системе «1С:Управление нашей фирмой».
Мы настроили учет в программе и разработали механизмы контроля работы переработчиков. Сейчас каждую отгрузку материалов переработчикам и всю отшитую одежду ими мы фиксируем в «1С». Тем самым ведем учет материалов и видим объемы производимой продукции переработчиками. А используемые отчеты позволяют анализировать работу наших партнеров и вести взаиморасчет.
CRM
С каждым месяцем работы мы наблюдали активный рост продаж и заявок на сотрудничество. Менеджерам по продажам все тяжелее становилось поддерживать качественные отношения с клиентами. Возникла острая потребность в CRM-системе.
В 2020 году начали внедрение CRM-системы. Рассматривали различные варианты готовых решений сторонних разработчиков, но остановились на использовании встроенных механизмов «1С:Управление нашей фирмой» и доработке их под наши бизнес-процессы, чтобы вся информация была под рукой.
Первой реализовали интеграцию облачной телефонии «МегаФон» и «1С». Теперь у нас все звонки фиксируются в «1С» и отображаются у менеджеров на главном экране в программе.
При поступлении звонка на мобильный телефон менеджера в «1С» автоматически открывается окно с информацией о звонящем клиенте, в котором менеджер оставляет комментарий к звонку. Также после разговора звонок можно прослушать прямо из «1С».
Настроили механизм напоминаний, где менеджер планирует работу по заказам и не забывает выполнить важную задачу.
Все напоминания также отображаются на главном экране в программе.
Подключили в «1С» систему взаимодействий сотрудников:
делать заметки к документам или справочникам и отслеживать их историю изменения:
Также разработали систему уведомлений пользователей. Сотрудники получают оповещение о поступлении товаров и о проверке заказов.
Разработали систему статусов клиентов. Каждому контрагенту программа автоматически рассчитывает статус его работы. Это позволяет фильтровать и анализировать, какие клиенты потеряны, чтобы получить обратную связь и возобновить работу с ними.
Внедрение CRM-системы в учетную программу «1С:Управление нашей фирмой» способствовало улучшению взаимоотношений с клиентами и позволило эффективно организовать рабочий процесс сотрудников.
Пандемия
2020 год оказался сложным для всех сфер бизнеса и серьезной проверкой на прочность. Когда все производства остановились, магазины и торговые центры закрылись, у всех возник вопрос: «А что дальше?»
Оффлайн-рынок непродовольственных товаров полностью остановился, наше производство также ушло на карантин.
Находясь на карантине, мы наблюдали, как регулярно каждый день в «1С» стали поступать заказы от оптового и розничного сайта, а также по электронной почте. Стало ясно: онлайн-рынок работает, и необходимо производить отгрузки и запускать производство. В итоге, получив разрешение, мы продолжили работать в новых для всех условиях жизни, но по тем же бизнес-процессам нашего предприятия.
Не было необходимости перестраивать нашу работу. Как оказалось, мы уже были полностью адаптированы под такие условия и успешно пережили кризис, сохранив все рабочие места и даже увеличив объем продаж после карантина!
Итог
С начала внедрения «1С:Управление нашей фирмой» прошло 4 года, и на сегодняшний день мы используем около 80% функционала программы.
Благодаря внедрению «1С» мы автоматизировали большинство бизнес-процессов на предприятии:
- организовали учет товаров на складах;
- ведем производственный учет выпуска готовой продукции;
- контролируем взаиморасчеты с контрагентами;
- автоматизировали работу склада;
- внедрили обмен между «1С» и розничным интернет-магазином;
- интегрировали «1С» с оптовым онлайн-порталом B2B;
- автоматизировали процесс работы с комиссионерами;
- организовали учет переработчиков;
- внедрили CRM-систему с виртуальной телефонией в «1С»;
- автоматизировали розничный оффлайн-магазин.
А также ведем полноценный налоговый учет и соответствуем всем требованиям законодательства.
Автоматизация бизнеса помогает нам своевременно адаптироваться к постоянно меняющемуся рынку и стремительно развиваться. За 2019 год наша прибыль выросла в 15 раз, по сравнению с 2016 годом.
Штат сотрудников на текущий момент — 93 человека, из них 15 — это работники офиса, автоматизировано 20 рабочих мест.
Расходы на автоматизацию, программное обеспечение и оборудование — около 2 млн рублей.
Работа по автоматизации выполнена ИП Сидоренко Сергей Петрович.
