Программа: «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси»
Государственное историко-культурное учреждение «Гомельский дворцово-парковый ансамбль» — одно из старейших и авторитетных музейных учреждений Республики Беларусь. В его состав входят шесть музейных объектов.
Здания учреждения — памятники архитектуры XVIII–XIX ст. Все они включены в Государственный список историко-культурных ценностей, охраняемых государством.
Как мы пришли к автоматизации
Развитие туризма, увеличение потока посетителей Гомельского дворцово-паркового ансамбля закономерно привело к увеличению спроса на сувенирную продукцию.
Открытие «Салона-магазина» — закономерный шаг в дальнейшем формировании положительного имиджа учреждения и продвижении Гомельского дворцово-паркового ансамбля как яркого и запоминающегося национального бренда.
Магазин предлагает посетителям сувенирную продукцию самого широкого ассортимента: предметы живописи, керамики, авторские работы художников, мастеров декоративно-прикладного искусства Гомельщины и других регионов Беларуси.
И, конечно, сразу встал вопрос об автоматизации процесса обмена данными между системами бухгалтерского учета «1С» и розничной торговли. Мы составили основные требования к продукту для партнера «1С», компании «Интеллектуальные системы:
- Быстрое оформления передачи товаров в продажу.
- Возможность своевременно получать достоверную информацию по товарам, для анализа и заказа востребованных позиций у поставщиков.
- Сверхбыстрое проведение инвентаризации.
Как все происходило
Процесс автоматизации реализован поэтапно: изучение бизнес-процессов, составление технического задания на проектирование системы, разработка функционального модуля «Учет розничной торговли» на базе платформы «1С», настройка программного обеспечения, перенос данных, обучение сотрудников и опытная эксплуатация.
В программном модуле «Учет розничной торговли» реализован следующий функционал:
Цены
Расчет розничных и продажных цен при поступлении, перемещении и списании товаров. Возможность переоценки товаров путем регулирования наценок и надбавок, а также переоценка до последних цен.
Создание штрихкодов для номенклатуры
Если на товаре нет штрихкода, то он создается в «1С», печатается, вырезается и приклеивается на товар. Для создания штрихкодов используется документ «Печать штрихкодов и этикеток». Указывается номер, с какого начать нумерацию штрихкодов (это произвольное число) и сколько штрихкодов нужно получить.
Выгрузка товаров в подключаемое оборудование
Для передачи товаров в оборудование используется документ «Выгрузка товаров в подключаемое оборудование». Заполняется документ по остаткам товара по месту хранения. При нажатии кнопки «Выгрузить товары в оборудование» формируется файл, который в дальнейшем будет считан программным обеспечением кассового аппарата и загружен в его память. После передачи товаров в кассу их можно продавать.
Продажа товаров
Оформление продажи товаров. Загрузка товаров из кассы. Реализация товаров отражается документом «Списание продуктов и товаров». При нажатии кнопки «Загрузить товары из кассы», программа формирует файл-запрос для программного обеспечения кассового аппарата. По данному запросу касса выгружает список реализованных за текущий день штрихкодов в отдельный файл. Программа «1С» этот файл считает, произведет поиск штрихкодов в базе данных, напротив найденных товаров в подборе проставит соответствующее количество.
Инвентаризация
В «1С» создается документ «Инвентаризация ТМЦ» и загружаются данные из терминала сбора данных по кнопке «Заполнить штрихкоды из оборудования». Для найденных позиций заполняется учетное количество, сумма и цена, и сразу можно увидеть данные по излишкам и недостаче, если такие имеются.
Отчетность
«Ведомость движения по поставщикам», «Движение товаров», «Реестр розничных цен», «Товарный отчет», «Ведомость по приходу товаров», «Ведомость по расходу товаров» и другие реализованные отчеты позволяют получить требуемую информацию в разрезе любой аналитики.
Результат
Благодаря автоматизации руководство нашей организации имеет возможность своевременно получать достоверную информацию для оперативного анализа деятельности учреждения и управления его бизнес-процессами.
С точки зрения соотношения стоимости и результата, это решение является одним из самых недорогих, при сохранении эффективности и сроков реализации проекта. От начальной точки проекта до опытной эксплуатации прошло два месяца.
Воплощена «мечта бухгалтера» — нажать на кнопку и сразу получить правильный результат! При нажатии кнопки «Заполнить штрихкоды из оборудования» проводится инвентаризация в «1С». При нажатии кнопки «Загрузить товары из кассы» проводится реализация товаров в «1С».
Скорость загрузки/выгрузки товаров в подключаемое оборудование занимает 1-2 минуты. Штрихкод присваивается на новый товар за считанные секунды. Соответственно, во много раз сократилось время на ввод и обработку документов и полностью исключено дублирование информации.
Мы получили современный и надежный инструмент, который превратил долгий, однообразный, трудоемкий процесс в комфортное, приятное и сверхбыстрое действие.
Существенно снизился риск возникновения ошибок, практически в каждом документе реализован механизм для проверки введенных данных.
«1С» позволяет не тратить время и энергию на рутинные операции, а направить эти ресурсы на подготовку отчетности и предложений по улучшениям для руководства нашего учреждения.
Для нас «1С» — программа, без которой мы не представляем свой рабочий процесс.
Работа по автоматизации выполнена партнером «1С», компанией «Интеллектуальные системы».
