Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
Внедрение 1С:УНФ — это всегда очень творческий процесс, несмотря на то, что это (казалось бы!) автоматизация и не чего-нибудь, а бизнес-процессов организации.
Но ведь на самом деле, нет ничего более творческого и захватывающего, чем переложить существующий где-то в плоскости Excel или других программ (или даже просто в голове) процесс на единую систему «1С». Иногда это целое приключение с неожиданными поворотами, полезными «встречами» и интересными выводами. Мы, компания «Руна», очень любим вместе с клиентами переживать такие истории, каждая из которых всегда для нас является своеобразным уроком в копилку наших знаний и нашего опыта, потому что не существует одинаковых задач, каждая задача уникальна, как уникальна и каждая организация.
С декабря 2019 года мы сотрудничаем с компанией ООО «Фламакс», знакомством с которой очень гордимся.
Компания FLAMAX изначально специализировалась на проектировании, поставке и монтаже автоматических систем пожаротушения. С 2012 года компания взяла курс на развитие направления «Резервуары для хранения воды».
На конец 2019 года среднесписочная численность сотрудников была 41 человек.
Зачем нужна автоматизация
Компания столкнулась с неразберихой в остатках и номенклатуре:
- было много входящих остатков по номенклатуре запасов и очень много задвоений;
- отсутствовала привязка материалов и оборудования к проектам и заказам,
- ранее бюджет/факт по проектам, составлялся в Excel, планирование закупок производилось там же — все это приводило к беспорядку в номенклатурах, складах и сроках планирования закупок.
В марте 2020 года совместно с клиентом были сформированы и поставлены следующие задачи:
- Упорядочить и привести к планированию проектные закупки материалов;
- Подчистить и привести номенклатуру запасов в работоспособное состояние;
- Создать планирование будущих поставок для проектов;
- Уменьшить ручной ввод спецификаций и поиск менеджерами разной номенклатуры (номенклатура хранится на разных складах в базе);
- И при этом — не ломать структуру приема ТМЦ упорядочиванием названий с помощью ввода универсальных названий для приема ТМЦ, так как это привело бы к увеличению штата отдела закупок и прочим проблемам с проверкой документов бухгалтерией
Как говорится, вижу цель — иду к цели! Мы сразу же взялись за работу.
1. Задача «Организовать подбор аналогов для спецификаций»
Описание ситуации
- Работы по монтажу оборудования оформляются в УНФ документом Заказ-Наряд.
- Длительность этих работ может составлять 2-6 месяцев.
- В ходе работ приобретаются разными способами материалы (подотчет, закупка у поставщика, забор со склада).
Автоматизация
- Подбор материалов для осуществления монтажа под заказ-наряд, используя механизм материалов-аналогов.
- Обеспечить накопление подобранных материалов на выделенном складе.
- Обеспечить перемещение материалов, купленных через подотчетник, на выделенный склад.
- Обеспечить перемещение докупленных материалов на выделенный склад.
- Обеспечить списание материалов на выполненные работы с выделенного склада.
Реализация задачи
Для складского учета материалов для каждого заказ-наряда Склад проекта.
У Работы имеется Спецификация, в которой описываются материалы.
Необходим отчет, который показывал бы, каких материалов и их аналогов хватает для обеспечения работ по Заказу-наряду. Отчет анализирует остатки на складе проекта и, в случае нехватки, ищет материалы (и их аналоги) на других складах (если они есть, пользователь сможет оформить перемещение материалов на склад проекта).
Демонстрация
На иллюстрации показан пример остатков материала 1 и его аналогов на Складе-проекте и других складах. Для полного обеспечения работы материалами (включая остатки) нам необходимо переместить с разных складов на Склад-проект материалы и их аналоги.
Пример показывает полное обеспечение материалами работы:
- для выполнения работы необходимо 6 единиц по спецификации;
- на складе проекте уже имеется 3 единицы материала (аналогов), не хватает 3-х единиц для полного обеспечения;
- есть полное обеспечение на других складах (на Складе 1 имеется две единицы и на Складе 2 имеется 1 единица).
В итоге, отчет должен показать:
- сколько требуется материала по спецификации;
- сколько материала и его аналогов имеется на складе проекте;
- сколько материала и его аналогов имеется на других складах;
- сколько материала и его аналогов можно и нужно забрать с других складов;
- списывается по правилу: от меньшего к большему (первым для перемещения берется склад с меньшим остатком).
Ниже представлена шапка отчета (4 закладки, открыта первая закладка «Наличие аналогов»):
На скриншоте также представлен Материал 2, которого нет ни на складе-проекте, ни на других складах. Т.е. отчет сообщает, что по Материалу 2 обеспечения нет.
На отдельной закладке «Нехватка обеспечения» отчет показывает, каких материалов и в каком количестве не хватает на всех складах для покрытия потребностей:
Кнопка «Заполнить данные для создания перемещений» первой закладке «Наличие аналогов» заполнит данные для будущих документов «Перемещение запасов»:
По нажатию кнопки «Создать документы» буду созданы документы перемещения (Перемещение запасов) на склад проекта указанных материалов (аналогов).
Когда Заказ наряд будет обеспечен необходимым количеством материалов — он будет проведен.
2. Задача «Сверка данных (остатки и обороты) по складскому учету БП-УНФ»
Описание ситуации
В базах БП и УНФ рассинхрон в данных по складам.
Нужен инструмент, который бы позволял выявлять различия в оборотах и остатках данных по складам.
Автоматизация
Написать отчет, делающий сверку остатков и оборотов между УНФ и БП.
Реализация
Способ реализации: выгрузить данные из БП и сравнить их с данными УНФ.
Была написана единая внешняя обработка-отчет для БП и УНФ.
Блок для БП
В БП обработка позволяет только выгрузить данные:
Блок для УНФ
В УНФ обработка открывает файл и сопоставляет данные.
Номенклатура и Склады сопоставляются по GUID элемента справочника (они совпадают, так как между программами настроена синхронизация).
Для удобства анализа пользования отчетом есть отборы, которые позволяют отобрать только данные по определенным складам и номенклатуре, а также покажут только расхождения в данных.
Сверка остатков
Сверка оборотов
В данном аналитическом отчете большое количество полей (27), включая регистраторы из УНФ и БП. Ниже представлена его краткая схема отображения.
Ниже представлен отрывок сверки оборотов (Приход).
Задачи выполнялись последовательно, и в совокупности на их обсуждение, постановку и разработку ушло около двух месяцев.
Реализации обеих задач покрыла потребности клиента, каждая в своей прикладной области.
А от нашего клиента ООО «Фламакс» пришла самая лучшая обратная связь. Ведь когда с нашей помощью бизнес-процессы компании меняются в лучшую сторону, сокращаются расходы и время, это показатель, что мы все делаем правильно и выдерживаем нашу главную цель — помогать и приносить пользу.
Автоматизация решила сразу несколько проблем в компании, а именно:
- Понятный и доступный интерфейс в плане работы с покупателями и поставщиками путем заказов;
- Существенное уменьшение времени на сбор и комплектацию номенклатуры для проекта и перемещения её на склад проекта;
- Возможность планирования закупок под проекты и комплектацию;
- Прием ТМЦ «как есть» без дополнительных манипуляций привязки номенклатуры к базе по печатной спецификации;
- Сверка оборотов и остатков БП-УНФ существенно уменьшило время проверки на правильность синхронизаций двух баз. Появилась возможность автоматически отслеживать неправильные данные по оборотам и остаткам;
- Кардинальным образом поменялась процедура утверждения платежей;
- Появилась возможность аналитики по проектам и заказам.
Ляпустин Владимир Сергеевич, технический директор ООО «Фламакс»
Работа по автоматизации выполнена компанией Консалтинговая группа РУНА.
