1С:Предприятие 8
Система программ

«Умное» планирование закупок с «1С:Управление нашей фирмой»

7996
Рейтинг статьи

Программа: «1С:Управление нашей фирмой»

Внедрение 1С:УНФ — это всегда очень творческий процесс, несмотря на то, что это (казалось бы!) автоматизация и не чего-нибудь, а бизнес-процессов организации.

Но ведь на самом деле, нет ничего более творческого и захватывающего, чем переложить существующий где-то в плоскости Excel или других программ (или даже просто в голове) процесс на единую систему «1С». Иногда это целое приключение с неожиданными поворотами, полезными «встречами» и интересными выводами. Мы, компания «Руна», очень любим вместе с клиентами переживать такие истории, каждая из которых всегда для нас является своеобразным уроком в копилку наших знаний и нашего опыта, потому что не существует одинаковых задач, каждая задача уникальна, как уникальна и каждая организация.

С декабря 2019 года мы сотрудничаем с компанией ООО «Фламакс», знакомством с которой очень гордимся.

«Умное» планирование закупок с «1С:Управление нашей фирмой»

Компания FLAMAX изначально специализировалась на проектировании, поставке и монтаже автоматических систем пожаротушения. С 2012 года компания взяла курс на развитие направления «Резервуары для хранения воды».

На конец 2019 года среднесписочная численность сотрудников была 41 человек. 

«Умное» планирование закупок с «1С:Управление нашей фирмой»

Зачем нужна автоматизация

Компания столкнулась с неразберихой в остатках и номенклатуре:

  • было много входящих остатков по номенклатуре запасов и очень много задвоений;
  • отсутствовала привязка материалов и оборудования к проектам и заказам,
  • ранее бюджет/факт по проектам, составлялся в Excel, планирование закупок производилось там же — все это приводило к беспорядку в номенклатурах, складах и сроках планирования закупок.

В марте 2020 года совместно с клиентом были сформированы и поставлены следующие задачи:

  1. Упорядочить и привести к планированию проектные закупки материалов;
  2. Подчистить и привести номенклатуру запасов в работоспособное состояние;
  3. Создать планирование будущих поставок для проектов;
  4. Уменьшить ручной ввод спецификаций и поиск менеджерами разной номенклатуры (номенклатура хранится на разных складах в базе);
  5. И при этом — не ломать структуру приема ТМЦ упорядочиванием названий с помощью ввода универсальных названий для приема ТМЦ, так как это привело бы к увеличению штата отдела закупок и прочим проблемам с проверкой документов бухгалтерией

Как говорится, вижу цель — иду к цели! Мы сразу же взялись за работу.

1. Задача «Организовать подбор аналогов для спецификаций»

Описание ситуации

Краткое представление основных сведений Заказ-наряда и задача
  1. Работы по монтажу оборудования оформляются в УНФ документом Заказ-Наряд.
  2. Длительность этих работ может составлять 2-6 месяцев.
  3. В ходе работ приобретаются разными способами материалы (подотчет, закупка у поставщика, забор со склада).

Автоматизация

  1. Подбор материалов для осуществления монтажа под заказ-наряд, используя механизм материалов-аналогов.
  2. Обеспечить накопление подобранных материалов на выделенном складе.
  3. Обеспечить перемещение материалов, купленных через подотчетник, на выделенный склад.
  4. Обеспечить перемещение докупленных материалов на выделенный склад.
  5. Обеспечить списание материалов на выполненные работы с выделенного склада.

Реализация задачи

Для складского учета материалов для каждого заказ-наряда Склад проекта.

У Работы имеется Спецификация, в которой описываются материалы.

Необходим отчет, который показывал бы, каких материалов и их аналогов хватает для обеспечения работ по Заказу-наряду. Отчет анализирует остатки на складе проекта и, в случае нехватки, ищет материалы (и их аналоги) на других складах (если они есть, пользователь сможет оформить перемещение материалов на склад проекта).

Демонстрация

На иллюстрации показан пример остатков материала 1 и его аналогов на Складе-проекте и других складах. Для полного обеспечения работы материалами (включая остатки) нам необходимо переместить с разных складов на Склад-проект материалы и их аналоги.

Пример показывает полное обеспечение материалами работы:

  • для выполнения работы необходимо 6 единиц по спецификации;
  • на складе проекте уже имеется 3 единицы материала (аналогов), не хватает 3-х единиц для полного обеспечения;
  • есть полное обеспечение на других складах (на Складе 1 имеется две единицы и на Складе 2 имеется 1 единица).
Схема работы отчета подбора Аналогов

В итоге, отчет должен показать:

  • сколько требуется материала по спецификации;
  • сколько материала и его аналогов имеется на складе проекте;
  • сколько материала и его аналогов имеется на других складах;
  • сколько материала и его аналогов можно и нужно забрать с других складов;
  • списывается по правилу: от меньшего к большему (первым для перемещения берется склад с меньшим остатком).

Ниже представлена шапка отчета (4 закладки, открыта первая закладка «Наличие аналогов»):

Шапка отчета. Закладка «Наличие аналогов»
Тело отчета. Закладка «Наличие аналогов»

На скриншоте также представлен Материал 2, которого нет ни на складе-проекте, ни на других складах. Т.е. отчет сообщает, что по Материалу 2 обеспечения нет.

На отдельной закладке «Нехватка обеспечения» отчет показывает, каких материалов и в каком количестве не хватает на всех складах для покрытия потребностей:

Отчет, закладка «Нехватка обеспечения»

Кнопка «Заполнить данные для создания перемещений» первой закладке «Наличие аналогов» заполнит данные для будущих документов «Перемещение запасов»:

Отчет, закладка «Данные для создания перемещений»

По нажатию кнопки «Создать документы» буду созданы документы перемещения (Перемещение запасов) на склад проекта указанных материалов (аналогов).

Отчет, закладка «Созданные документы»

Когда Заказ наряд будет обеспечен необходимым количеством материалов — он будет проведен. 

2. Задача «Сверка данных (остатки и обороты) по складскому учету БП-УНФ»

Описание ситуации

В базах БП и УНФ рассинхрон в данных по складам.

Нужен инструмент, который бы позволял выявлять различия в оборотах и остатках данных по складам.

Автоматизация

Написать отчет, делающий сверку остатков и оборотов между УНФ и БП.

Реализация

Способ реализации: выгрузить данные из БП и сравнить их с данными УНФ.

Схема анализа остатков и оборотов

Была написана единая внешняя обработка-отчет для БП и УНФ.

Блок для БП

В БП обработка позволяет только выгрузить данные:

Отчет, шапка отчета (для БП)

Блок для УНФ

В УНФ обработка открывает файл и сопоставляет данные.

Номенклатура и Склады сопоставляются по GUID элемента справочника (они совпадают, так как между программами настроена синхронизация).

Отчет, шапка отчета (для УНФ)

Для удобства анализа пользования отчетом есть отборы, которые позволяют отобрать только данные по определенным складам и номенклатуре, а также покажут только расхождения в данных.

Сверка остатков

Отрывок отчета по остаткам

Сверка оборотов

В данном аналитическом отчете большое количество полей (27), включая регистраторы из УНФ и БП. Ниже представлена его краткая схема отображения.

Отчет, схема вывода полей по сверке оборотов

Ниже представлен отрывок сверки оборотов (Приход).

Отчет, вывод расхождений по оборотам, блок «Приход»

Задачи выполнялись последовательно, и в совокупности на их обсуждение, постановку и разработку ушло около двух месяцев.

Реализации обеих задач покрыла потребности клиента, каждая в своей прикладной области.

А от нашего клиента ООО «Фламакс» пришла самая лучшая обратная связь. Ведь когда с нашей помощью бизнес-процессы компании меняются в лучшую сторону, сокращаются расходы и время, это показатель, что мы все делаем правильно и выдерживаем нашу главную цель — помогать и приносить пользу.


Автоматизация решила сразу несколько проблем в компании, а именно:

  1. Понятный и доступный интерфейс в плане работы с покупателями и поставщиками путем заказов;
  2. Существенное уменьшение времени на сбор и комплектацию номенклатуры для проекта и перемещения её на склад проекта;
  3. Возможность планирования закупок под проекты и комплектацию;
  4. Прием ТМЦ «как есть» без дополнительных манипуляций привязки номенклатуры к базе по печатной спецификации;
  5. Сверка оборотов и остатков БП-УНФ существенно уменьшило время проверки на правильность синхронизаций двух баз. Появилась возможность автоматически отслеживать неправильные данные по оборотам и остаткам;
  6. Кардинальным образом поменялась процедура утверждения платежей;
  7. Появилась возможность аналитики по проектам и заказам.

Ляпустин Владимир Сергеевич, технический директор ООО «Фламакс»


Работа по автоматизации выполнена компанией Консалтинговая группа РУНА.

Автор:

Дарья Сорокина

Оценить статью: