ТГК «ЗЕЛЕНАЯ МИЛЯ» — это перспективная транспортная компания города Воронежа, осуществляющая грузоперевозки по России и СНГ. Также компания оказывает дополнительные услуги: предоставление спецтехники, погрузка и разгрузка, страхование груза, такелажные работы и кроссдокинг.
Профессионализм и опыт в сфере грузоперевозок, широкий спектр услуг и дополнительных сервисов, зарекомендовали транспортную компанию «ТГК «ЗЕЛЕНАЯ МИЛЯ» как стабильного, ответственного и надежного партнера. Среди клиентов компании предприятия различного уровня, которым необходим комплексный подход к перевозкам.
История создания компании
Компания была основана в 2009 году, штате было 3 человека. Основной вид деятельности на тот момент — перевозки грузов тентами и такелажные работы (сложные технические мероприятия, например, установка сейфов в банки при условии, что сейф не проходит в двери и требуется его транспортировка через окно в старом здании). В автопарке компании были грузовые машины и спецтехника.
За счет возможности оказания технически сложных услуг в компанию обращались очень крупные клиенты мебельной, стекольной и военной промышленности.
Штат сотрудников постепенно расширялся, автопарк также совершенствовался. С течением времени появилась новая услуга — грузоперевозки рефреджераторами — это более сложные перевозки, с соблюдением определенного температурного режима. Для этого потребовались специально технически оснащенные машины с gps навигацией.
С какими проблемами столкнулась ТГК «ЗЕЛЕНАЯ МИЛЯ»
С самого начала сотрудники работали в программе «1С:Бухгалтерии 7.7», в которой при помощи частного программиста был доработан блок заявок на перевозки.
Программа устаревала, появлялись новые требования законодательства, фирма расширялась, в результате очень много действий в учете делалось вручную. На рутинную работу тратилось много времени, сил, требовался постоянный контроль ошибок. Руководству компании хотелось оптимизировать рабочий процесс. Появилось понимание того, что нужно переходить на современный программный продукт, который позволит решить задачи компании.
Компания приобрела программу «1С:Бухгалтерия 8», и некоторое время сотрудники компании работали сразу в двух версиях «1С:Бухгалтерии» — в 7.7 и 8.3. Оформление документов по грузоперевозкам проходило в базе 7.7, а все движения денежных средств по заказчикам и поставщикам делались в базе 8.3. Такая организация рабочего процесса доставляла неудобства: в базе 7.7 невозможно было оперативно контролировать оплату от заказчиков и оплату поставщикам, а в базе 8.3 было множество информации, с которой никто не работал.
Клиент хотел окончательно перейти на «восьмерку» и оптимизировать весь рабочий процесс.
Для удобства пользователей программы необходимо было разработать специальный блок, в котором в быстром доступе содержались бы все необходимые документы и отчеты по грузоперевозкам.
Еще одним поводом отказа от работы в 7.7 стала потребность работы с контрагентами в ЭДО, а в версии 7.7 это было невозможно.
Выбор компании для решения задачи
Для выполнения работ рассматривались несколько фирм-франчайзи города Воронежа. Для клиента было важно, чтобы сотрудник фирмы-исполнителя мог оперативно приехать к ним в офис и решить вопрос на месте. По этой причине исполнители из других городов не рассматривались.
Клиент выбрал нашу компанию «АНТ-ХИЛЛ», так как наши специалисты быстрее всего отреагировали на запрос, предоставили конкретное предложение и провели презентацию.
Какие работы были произведены
В кратчайшие сроки были выполнены поставленные Заказчиком задачи:
1. Установили пустую базу БП 8.3 и перенесли необходимые данные. Для бухгалтера был реализован удаленный доступ.
2. Разработали и внедрили блок «Грузоперевозки», включающий в себя следующие пункты:
- «Документы»
- «Справочники»
- «Отчеты»
- «Сервис».
3. Разработали специальные справочники: «Виды тарификации», «Виды условий оплаты», «Категории ТС», «Маршруты», «Типы кузовов», «Транспорт», которые используются в документе «Договор — заявка».
4. На основании документа «Договор — заявка» автоматически создается «Счет на оплату», справочник «Номенклатура» с соотнесением в нужную номенклатурную группу и «Поступление товаров и услуг», а также специальные печатные формы: «Договор-заявка», «Договор с водителем», «Путевой лист повременной», в которые сразу подставляются корректные данные.
5. Создали 4 вида отчетов:
- «Отчет по фирмам» — отражает данные взаиморасчетов с заказчиком и фирмой.
- «Расчеты с поставщиками» — отражает данные взаиморасчетов между поставщиками и фирмой.
- «Реестр заявок» — отражает данные по документу «Договор- заявка» с учетом заказчиков, маршрутов, транспорта, водителей и т. д.
- «Реестр поездок по водителям» — отражает данные по документу «Справочник «Номенклатура» с соотнесением ее в нужную номенклатурную группу и документа с учетом клиента, маршрута, водителя и т. д.
Результат автоматизации
Раздел Грузоперевозки охватывает весь цикл работы пользователей:
- учет заявок на грузоперевозку с указанием необходимой грузоподъемности, маршрута, подбора автомобиля под необходимые параметры
- заключение договора с клиентом на грузоперевозку
- заключение договора с водителем на грузоперевозку
- автоматическое формирование счетов, актов как на разовые услуги, так и за период
- учет взаиморасчетов с клиентами и с водителями
- анализ рентабельности каждой заявки.
Сотрудникам стало удобнее работать: вся информация в единой базе, нет необходимости дублировать одно и то же, за счет использования ЭДО процесс сбора и подписания документов значительно упростился. Сократилось время на обработку заказов, в целом повысилось качество работы с клиентами.
Руководство компании получило удобные отчеты для анализа деятельности компании.
.
