Светлана — главный бухгалтер компании, которая занимается реконструкцией и монтажом линий электропередач. Профессию она выбрала потому, что это умственная работа, которая даёт возможность мыслить логически, — этот подход помогает ей выстраивать чёткие процессы.
В месяц Светлане поступает около 100 документов — и бумажные, и электронные по email, и по ЭДО. Документы поступают разные, в том числе счета от поставщиков с 20+ позиций номенклатуры в каждом. Эти счета Светлана вносила вручную в программу 1С, а потом на основании уже оплаченного счета создавала документы поступления от поставщика. Большой объем информации приходилось вносить вручную — это занимало много времени. Иногда целый день уходил на эту работу, а в отчётный период приходилось иногда задерживаться, так как помимо первички была и другая работа.
Про сервис 1С:Распознавание первичных документов (1С:РПД) Светлана узнала от партнера фирмы «1С», который обслуживает их компанию. Она обратилась к партнеру с задачей переноса первички из программы ЭДО в облачную версию программы 1С, в которая она работает. Предложили решение: из ЭДО выгрузить документы первички в формате PDF и с помощью 1С:РПД загрузить их в программу 1С. Все прошло быстро и качественно! Сомнений не осталось — сервис можно использовать на постоянной основе.
Сейчас все документы первички вносятся в 1С через сервис 1С:РПД — он все подготавливает, а Светлана только проверяет. Даже новую номенклатуру, если нужно, сервис создает сам. Процесс занесения первички ускорился, и теперь нет гонки перед отчетностью. А самое главное — отпала нужда задерживаться по вечерам в период отчетности.
Совет коллегам от Светланы: «Не бойтесь внедрять новые программы и технологии. Жизнь не стоит на месте, и чтобы времени хватило на жизнь, а не только на работу, подключайте 1С:РПД».
