Металлургия. Из мира Excel в «1С:УНФ»

О предприятии

Основной бизнес идеей «НПО Феникс» стала переработка отходов цветных металлов и получение качественной металлургической продукции, соответствующей требованиям ГОСТ и таких потребителей, как РЖД, предприятия авиационной, судостроительной, автомобильной, горнодобывающей промышленности.

Что было

Когда я попал на это предприятие в качестве менеджера отдела сбыта, то был неприятно удивлен состоянием учета.

• Для того, чтобы получить актуальные остатки на складе, приходилось делать инвентаризацию
• Количество и свойства продукции и полуфабрикатов велось в виде рукописной «портянки»
• Производственно-технологические документы отсутствовали
• отгрузочные документы оформлялись бухгалтерией по неформальным запискам
• Сертификаты на продукцию оформлялись на основе MS Word шаблонов, и вместо фактических свойств, указывались лишь требования к продукции
• Было, конечно, несколько файлов на MS Excel, с которыми работали отдельные «специалисты» без какой-либо связи с между собой.

Единственное, на что удалось уговорить в тот момент руководителей предприятия - это создание системы учета на MS Excel 2003 (никакие другие варианты даже не рассматривались).

Систему, которую назвали XL Металлургия, была разработана и внедрена за полгода.

XL Металлургия построенная, как система обработки первичных документов, оказалась достаточно удачной, отработала с 2007 по 2020 г. г., и помогала решать задачи практически всех сотрудников. Из достижений:

• В системе одновременно работало около 20 человек (миф о том, что MS Excel однопользовательское приложение — опровергнут)
• Инвентаризация проводилась раз в год и выявляла не более 5% отклонений по учету.
• За все время ведения учета XL Металлургия позволяла увидеть, какая партия продукции, кем, когда, из какого сырья, на каком оборудовании была изготовлена, кому и как отгружена.

В 2013 году предприятие прошло сертификацию на соответствие Системы Менеджмента Качества (СМК) требованиям ГОСТ ISO 9001−2011. Это позволило существенно расширить количество клиентов, участвовать в торговых процедурах, в том числе и по Госзаказу.

Одновременно, процедурный подход к различным видам деятельности предприятия позволил довести систему XL Металлургия до «современного» уровня.

Можно считать, что оперативный учет был налажен, сотрудники обучены и хуже того — привыкли.

Что не устраивало в системе XL Металлургия

• XL Металлургия не являлась системой управленческого учета, так как не включала учет финансов и затрат предприятия в полном объеме. Решение этих задач обеспечивала Бухгалтерия.
• Расчет себестоимости продукции учитывал только прямые затраты: стоимость материалов, сдельную зарплату рабочих, многопередельное производство. Косвенные затраты приходилось вводить дополнительно, общей суммой.
• XL Металлургия обеспечивала печатные формы для документов, как внутреннего учета, так и регламентной отчетности (накладных, актов, счетов-фактур), однако поддержание этих форм в актуальном виде и печать старых документов в оригинальной форме требовало значительных усилий (из-за изменения законодательства).
• Размеры ограничены MS Excel 2003, а именно 65 536 строк. Таких объемов едва хватало на 1.5 года работы предприятия. Приходилось автоматически архивировать файлы и выполнять сегментирование базы.
• Заботится о доступности на файловом на сервере, несколько раз файлы «пропадали» без всяких следов
• Большое время отклика при обращении к файлам даже средних размеров (25Mb).
• MS Excel 2003 перестал поддерживаться компанией Microsoft

Выбор программы

Наличие работающей системы XL Металлургия, позволило сформулировать требования к новой системе управления, которая должна включать:

• Металлургическое Производство
• Склад в разрезе партий, ячеек, упаковок
• Закупки в т. ч. ломов и отходов цветных металлов
• Продажи с сертификатами на продукцию
• Финансы и взаиморасчеты
• Транспорт и логистику
• Поддержку регламентированных форм документов и отчетов
• Возможность масштабирования
• Наличие IT специалистов и компаний для сопровождения системы учета

Количество сотрудников, работающих в системе — 20. Объем хранения — 4Гб. Количество транзакций (документов) — 100 в день.

Рассматривались два варианта:

1. Остаться на средствах Microsoft, при этом сохранить экранные и печатные формы на MS Excel 2007, а в качестве базы использовать MS Access или MS SQL
2. Система управленческого учета на платформе 1С.Предприятие, при этом сохранить привычную функциональность XL Металлургии

Большую помощь в выборе программы оказала компания Первый Бит, и конкретно Голубева Нина Алексеевна. Было подготовлено ТЗ на доработку 1С.УНФ. Вся разработка и внедрение системы находились под её личным контролем, что позволило максимально использовать возможности данного программного решения.

История внедрения

И ещё раз спасибо специалистам компании Первый Бит.

Во первых они выполнили тестирование системы, и после внедрения целый месяц помогали сотрудникам ООО «НПО Феникс» в рабочем режиме осваивать работу в 1С.УНФ.

Что получилось

А все получилось:

1. Расширена стандартная функциональность УНФ.

2. Добавлены новые документы и настроена процедура закупки.

3. Задачи, решаемые заводской лабораторией, интегрированы в систему. Входной контроль сырья и контроль качества продукции получил реальное воплощение.

4. Автоматизирован подбор сырья для плавок, обеспечен предварительный расчет хим.состава продукции по шихте.

5. Реализован механизм регистрации партий и фактического хим.состава продукции, расширен список ответственных лиц в соответствии с этапами производства, упрощен расчет сдельной оплаты.

6. Автоматизирован процесс подготовки сертификатов для отгружаемой продукции.

7. Сохранена базовая функциональность, регулярно выполняется обновление конфигурации 1С.УНФ.

8. Подробнее о расширении функциональности 1С.УНФ для металлургии можно узнать в статье «Доработки».

Эффект

Информация о продукции, лицензиях, аттестатах, свидетельствах, отзывы контрагентов, доступны на официальном сайте ООО «НПО «Феникс».

Внедрение системы учета позволило:

• Увеличить объемы производства и продаж более чем в 2 раза при сохранении численности сотрудников (есть уверенность в возможности дальнейшего увеличения объемов).
• Быстро внедрять новые виды продукции, технологии производства, средства и методики лабораторного анализа
• Снизить риски получения брака за счет входного контроля сырья и контроля качества готовой продукции
• Обеспечить снижение убытков при реализации (споры, суды) благодаря наличию сертификатов, подтверждающих соответствие качества продукции заданным требованиям
• Повысить индивидуальную ответственность сотрудников на всех этапах от закупки сырья до реализации продукции
• Ускорить процедуру обучения новых сотрудников благодаря наличию документированных процедур и средств их поддержания.

Что дальше

• Интеграция устройств и приборов измерения химического состава сырья и продукции в систему
• Внедрение сканеров штрих кодов и QR кодов на складе и производстве
• Интеграция модуля «Автотранспорт» с более полным использованием справочников и документов УНФ
• Интеграция работы с ЭТП, автоматизация подготовки документов для участия в торговых процедурах
• Публикация собственной интернет площадки для закупки сырья и реализации остатков продукции и неликвидов