Много лет учет на предприятии «Лобас» вели в амбарных книгах и таблицах Excel. Когда компания вышла на проекты федерального уровня, стало понятно, что для управления нужны эффективные бизнес-инструменты. В 2020 году в «игру» вступила команда IT-компании Lad. Мы помогли предприятию осуществить переход от ручного управления к системе автоматизации учета.
О клиенте
Компания «Лобас» существует на рынке с 2006 года. Производственная компания специализируется на выпуске бетонной продукции, а также на изготовлении пластиковых форм для отливки изделий из бетона. Направления деятельности: производство и продажа фасадной плитки, панелей с оцинкованными закладными, искусственного облицовочного камня, тротуарной плитки, брусчатки, бордюров, водостоков, декоративных заборов, производство вакуумно-формовочного оборудования, продажа франшизы. Цикл производства составляет в среднем 2 недели. Выпускают как серийную продукцию, так и под индивидуальный заказ.
Среди клиентов предприятия «Лобас» есть компании разного уровня — от частных лиц до заводов.
Рост компании потребовал автоматизации процессов управления
К 2020 году компания «Лобас» вышла на проекты федерального масштаба, став поставщиком стройматериалов для объектов Универсиады в Казани, Олимпиады в Сочи, стадиона «Нижний Новгород». Однако единой информационной системы не было:
- учет заказов, продаж, закупок и движения денежных средств вели в облачном сервисе 1С Scloud;
- оперативный учет производства, учет выработки производственных рабочих вели в Excel;
- оперативный учет остатков на складе вели в «амбарных книгах»
- учет взаимодействий с клиентами, контроль поручений, телефония велись в Битрикс24.
Разрозненность инструментов, длинные цепочки коммуникации, неактуальная информация, ошибки при учете заказов в CRM — все это создавало сотрудникам лишнюю работу. Компания теряла время, а значит, и деньги. Стало понятно, что нужно звать профессионалов.
Как это было: от первого знакомства до первых результатов
Выбор подрядчика
Когда обратились к нам, в IT-компанию Lad, специалист выехал на место, посмотрел производство, технологические цепочки, пообщался со всеми ключевыми сотрудниками — от кладовщика до начальника производства и генерального директора. По словам последнего, такое конструктивное знакомство кардинально отличалось от первого контакта с другими потенциальными подрядчиками. Во время съемок видеоотзыва по итогам проекта Олег Лукьянов, генеральный директор ООО «Лобас», признался, что его «подкупила» вовлеченность и грамотный подход к делу нашего специалиста — так мы стали партнером компании «Лобас» на проекте.
Выбор программного продукта
На этапе моделирования заказчик рассматривал два программных продукта «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой». Выбор остановили на связке программ «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерия предприятия». Функциональные возможности этих программных продуктов полностью отвечали требованиям по автоматизации. На участках, где типового функционала не хватало — совместно с заказчиком проанализировали требования к необходимым доработкам.
Моделирование бизнес-процессов
Следующим шагом отрисовали функциональную модель.
Наши специалисты смотрели, как на практике ведется учет на каждом из рабочих мест, рисовали схемы бизнес-процессов учета, согласовывали это с заказчиком. Таким образом, заказчик впервые сам смог посмотреть и проанализировать свои бизнес-процессы.
Определили участки, которые будем автоматизировать:
- Составление заказ-нарядов на производство продукции;
- Отслеживание потребности в материалах;
- Анализ движения и остатков запасов, справочное адресное хранение;
- Хранение информации по клиентам, учет обращений;
- Расчет зарплаты, в том числе управленческой.
Определили круг сотрудников компании — активных пользователей системы: генеральный директор, финансовый директор, сотрудники бухгалтерии, кладовщики. Операции производства в учетной системе регистрируют и контролируют оператор, менеджеры отдела продаж, менеджеры по снабжению.
Учет на предприятии вели от имени нескольких организаций. Решили, что в «1С:УНФ» наладим учет по фирме в целом: все операции и остатки будем учитывать сводно. Чтобы контролировать отрицательные остатки по организациям, реализуем механизм межфирменной передачи товаров и продукции: перед закрытием месяца документы продажи создаются по одной организации, а документы закупки — по другой.
Внедрение выполняли в несколько этапов
Условно проект можно разбить на несколько подпроектов.
В рамках первого подпроекта мы автоматизировали обработку заказов и отгрузки. После ввода в базу оперативных данных менеджеры в онлайн-режиме видят полностью готовые к отгрузке заказы.
Следующим этапом автоматизировали учет заработной платы сотрудников, бухгалтерский и налоговый учет.
Затем воспроизвели в системе производственное планирование и учет. Важной доработкой стала аналитическая отчетность по выработке форм. Об этом подробнее в следующем разделе.
Сложности и ограничения
Проект стартовал в мае 2020 года — в самый разгар пандемии. Команда адаптировалась к взаимодействию с заказчиком в дистанционном режиме. Удаленный формат работы тогда был еще необкатанным для нас и еще более непривычным для заказчиков на производстве. Каждая очная встреча ценилась на вес золота.
Несмотря на все сложности, проект успели реализовать в планируемые шесть месяцев. По бюджету также уложились в отведенные рамки, даже по нижней границе.
Как работает система
Обработка заказов клиентов
Мы проследили процесс работы с заказом — разбили его на этапы и проработали логику каждого из них:
- Подготовка заказа;
- Выставление счетов клиентам с использованием счета-договора, куда подставляются условия оплаты и отгрузки;
- Получение полной оплаты;
- Резервирование и обеспечение товаров по заказу;
- Контроль состояния обеспечения;
- Отгрузка товаров;
- Закрытие заказа.
«Приземлили» процессы обработки заказов и обеспечения потребностей на программу.
Теперь менеджер сначала проверяет в системе достаточно ли запасов для выполнения заказа. Затем он оформляет заказ, которому автоматически присваивается статус «В работе». Свободный остаток резервируется, а по недостающим размещаются заказы поставщикам и заказы на производство. Внутри документа «Заказ клиента» есть кнопка «Показать остатки и резервы» — при нажатии на нее формируется отчет по заказу. Он показывает, сколько запасов израсходовано и сколько осталось.
Если все товары обеспечены, заказ получает статус «Готов к отгрузке».
В документе «Заказ покупателя» можно сформировать и проанализировать плановую прибыль. Система считает её с учетом актуальных цен на товары и сырьё:
Статус отгрузки и оплаты можно проверить в списке заказов:
Запрос на товар под конкретный заказ формирует рабочее место «Расчет потребностей»:
Документ «Приходная накладная» оформляет фактические поступления запасов. В одной накладной менеджер может указать товары под разные заказы клиентов и организовать их поступление на разные склады.
При отгрузке товаров менеджер оформляет «Расходную накладную». Она содержит перечень отгружаемой продукции и товаров, статус отгрузки, наличие подписанных документов, а также с каких складов происходит отгрузка.
Формирование заказов на производство
Когда производственный цех получает новое задание — в системе формируется документ «Заказ на производство». В нем указывают планируемый срок производства (даты начала и окончания), вид производимой продукции, на основании спецификаций заполняют материальные затраты и операции, выполняемые бригадами и отдельными исполнителями.
Фактическое производство продукции отражает документ «Производство»:
Также на основании документа «Заказ на производство» можно сформировать документ «Сдельный наряд», который позволяет:
- начислить зарплату сотруднику;
- отнести сумму начисления в себестоимость продукции/работы.
Автоматизировали контроль состояния форм
Качество продукции зависит от состояния форм для заливки. Для заливки бетона под каждый вид продукции используют определенную форму. Когда форма вырабатывает ресурс, её списывают со склада. Мы реализовали возможность отследить перемещение форм между складом хранения и складом производства, чтобы проанализировать цикличность их использования.
Отчет показывает количество изготовленных изделий и количество форм, задействованных при их производстве, за один день. Теперь компания может рассчитать среднее количество циклов в расчете на одну форму и своевременно планировать закупку новых заливочных форм.
Формирование отчетов
С внедрением «1С:УНФ» менеджмент компании получил возможность комплексно оценивать результаты хозяйственной деятельности, отчетливо видеть наиболее перспективные и выгодные направления, а также определять точки роста.
Система в несколько кликов формирует отчеты:
- Доходы и расходы (как по оплате, так и по отгрузке)
- Финансовый результат
- Валовая прибыль по направлениям деятельности
- Производительность цеха и исполнителей
- Мотивация сотрудников отдела продаж
Бизнес-эффекты проекта
Цифровая трансформация затронула все области бизнеса компании «Лобас» и обеспечила новые конкурентные преимущества:
- Отдел продаж располагает актуальными остатками продукции по номерам упаковок.
- Налажен автоматизированный контроль дебиторской задолженности покупателей.
- Ведется четкий учет готовой продукции на участке упаковки с учетом контроля качеств.
- Система оперативного контроля закупок материалов позволяет избегать затоваривания и «перебоев».
- На 30−40% выросла скорость работы менеджеров. Обработка заказов в системе освободила их от документооборота и рутинных операций, а также сделала более точной процедуру доставки. Освободившееся время менеджеры посвятили дополнительным продажам и расширению клиентской базы.
- На 25% повысилась производительность труда.
- Расчет зарплаты, в том числе и сдельной, происходит за 2 минуты вместо трудоемкого компилирования информации из множества электронных таблиц в течение нескольких дней.
- На предприятии применяют комплексный финансовый учет и наладили сквозную аналитику по результатам хозяйственной деятельности. Менеджмент видит наиболее прибыльные направления и «слабые» места, а значит, может грамотно наметить векторы для развития, сделать бизнес конкурентоспособным и масштабируемым.
Олег Лукьянов, генеральный директор ООО «Лобас»:
«Для меня как руководителя основной эффект — это складской учет: я могу оперативно мониторить, что у нас есть на складах. У нас сократилось количество недостач. Снабжение не дублирует заказы поставщикам — деньги компании на ошибочные закупки „не сливаются“. Я четко вижу себестоимость продукта, вижу затраты на зарплатную часть. Плюс сотрудникам — я вижу, когда и кому можно поднять зарплату. Два клика, и я вижу графики продаж по продуктам. Как предприниматель с многолетним стажем могу сказать, что мы получили инструменты для прозрачного контроля за движением ресурсов, можем спрогнозировать дальнейшее развитие и отследить результаты. В дальнейшем планируем интеграцию 1С:УНФ с сайтом и CRM-системой.»
Работы по проекту выполнила компания «Lad».
