Как объединить работу 27 стоматологических клиник с помощью «1С:Медицина. Стоматологическая клиника». Рассказываем на примере самой крупной стоматологии Пензенской области

О компании

«Государственная Пензенская стоматологическая поликлиника» — ведущее медицинское учреждение г. Пензы по оказанию стоматологической помощи детскому и взрослому населению. Клиника обслуживает пациентов по ОМС, ДМС, а также без страхового полиса на платной основе.

Основные направления работы:

• терапевтическая, хирургическая, детская стоматология;
• ортодонтия;
• рентгенология;
• физиотерапия.

Для определения проблемы специалисты клиники используют электроодонтодиагностику. Она дает полное представление о состоянии зубов пациента и позволяет выбрать рациональное лечение.

В терапии практикуют лечение под микроскопом. Это позволяет избежать удаления зубов и лечить самые сложные случаи.

Еще одно направление работы клиники – эстетическая керамическая реставрация по технологии Cerec. Компьютер сканирует ротовую полость и создает 3D-модель зуба. По этой модели врач с высокой точностью создает компьютерные образы коронок и мостовидных конструкций.

Цели и задачи автоматизации

• повышение эффективности учета стоматологических услуг, обеспечение порядка и прозрачности учета;
• повышение качества взаимодействия с пациентами;
• повышение комфортности работы персонала в информационной системе;
• создание новых возможностей для анализа деятельности учреждения;
• получение систематизированной информации для использования в других информационных системах (статистика и бухгалтерский учет);
• антикоррупционный эффект.

Сеть клиник насчитывает 27 филиалов в Пензе и области. Общая численность персонала во всех филиалах – 356 сотрудников: врачей-стоматологов – 145, зубных врачей – 10, зубных техников – 40, медицинских сестер – 117, рентгенолаборантов – 12, медицинских регистраторов – 32. Ежедневная проходимость − до 500 пациентов в день, до 12 000 в месяц. Основным толчком для автоматизации стало отсутствие информационной системы, единой для всех 27 клиник.

Зачем потребовалась автоматизация

«Государственная Пензенская стоматологическая поликлиника» − самая большая стоматологическая клиника в области, при этом многие процессы в ней не были автоматизированы. Это усложняло работу персонала и увеличивало расходы. Чтобы устранить эти проблемы, руководство поликлиники обратилось в компанию «Максофт Оптима» для автоматизации рабочих процессов на базе программных продуктов 1С.

Прежде чем приступить к внедрению, наши специалисты подробно проанализировали бизнес-процессы поликлиники. Одной из первых проблем, которую удалось выявить, было отсутствие четкого взаимодействия между филиалами. Информация о пациенте в одном филиале была недоступна для просмотра в других клиниках. Это вносило в работу хаос и сумятицу. История болезни сохранялась только в локальных базах. Если пациент лечился у разных врачей, историю болезни было сложно найти.

Также в ходе интервью аналитики выявили, что работа кассы не была связана с документами, которые оформлял врач. Из-за этого работа дублировалась и увеличивался процент технических ошибок. Бухгалтерия не могла отправлять кассовые отчеты и отчеты по движению денежных средств.

До начала проекта не было возможности реализовать взаимодействие с ОФД, автоматизировать учет поступлений и списаний денежных средств, что значительно усложняло финансовый контроль.

Исправить ситуацию помогло внедрение программы «1С:Медицина. Стоматологическая клиника».

Ход проекта

После анализа бизнес-процессов заказчика специалисты «Максофт Оптима» сформировали подробный отчёт, в котором прописали этапы автоматизации деятельности «Пензенской государственной поликлиники».

На первом этапе внедрения была поставлена задача по переводу учета c Excel и «1С:Предприятие 7.7» на ПП «1С:Медицина. Стоматологическая клиника».

Работы включали в себя:

1. Разработку средств загрузки начальных данных;

2. Первоначальную настройку системы;

3. Первичное обучение пользователей.

В ходе проекта были автоматизированы следующие функции:

• управление оказанием стоматологической помощи;
• управление работой зуботехнической лабораторией;
• управление работой кассы;
• управление взаиморасчетами с пациентами;
• управление взаиморасчетами со страховыми медицинскими организациями;
• анализ деятельности учреждения;
• взаимодействие с пациентами.

Управление оказанием стоматологической помощи

Теперь в системе отражена вся цепочка оказания стоматологической помощи:

• обращение пациента в регистратуру для оформления медицинской амбулаторной карты;
• формирование плана лечения на приеме у врача;
• заключение договора;
• сохранение информации о лечении;
• формирование документов приема;
• оплата стоматологических услуг в кассе и формирование платежных документов и актов выполненных работ.

Ранее этот функционал был реализован лишь частично и только в детских отделениях поликлиники.

Так отображается прием пациента в системе

Рабочее место кассира с историей обращений пациента

Управление работой зуботехнической лаборатории

Для управления зуботехнической лабораторией специалисты «Максофт Оптима» разработали наряд-заказы на выполнение зуботехнических работ. Благодаря автоматизации был налажен учет работы сотрудников лаборатории. Ранее все оформлялось вручную.

Наряд-заказ  на выполнение зуботехнических работ

Управление работой кассы

Для автоматизированного формирования кассовых отчетов мы настроили работу с кассовыми аппаратами и реализовали взаимодействие с ОФД. Автоматизация учёта поступлений и списаний денежных средств позволила контролировать движение денежных потоков и формировать достоверные финансовые отчеты.

Ранее работа кассы не была связана с документами, которые оформлял врач. Из-за этого работа дублировалась и увеличивался процент технических ошибок. Также не было возможности формировать отчёты по движению денежных средств, а также кассовые отчёты.

Сводный отчёт кассира по выручке за день

Оплата приёмов по врачам за месяц

Управление взаиморасчетами с пациентами

Взаиморасчеты с пациентами были одной из ключевых проблем «Пензенской стоматологии». Администрация время от времени получала жалобы из-за путаницы в возврате средств, оплате и т.п.

Чтобы устранить проблему, мы наладили систему, в которой сохраняется история приемов и расчетов за оказанные услуги. Все отчеты по взаиморасчетам с пациентами формируются автоматически.

Структура подчинённости документов, связанных с приемом пациента

Карта пациента и взаиморасчёты с ним

Отчет «Оказанные услуги по пациентам, по врачу, ассистенту, плательщику»

Управление взаиморасчетами со страховыми медицинскими организациями

Также специалисты «Максофт Оптима» устранили проблемы взаиморасчетов с медицинскими организациями. Раньше вся работа со страховыми компаниями велась в MS Excel. Это занимало много времени и создавало риск ввода неверных данных -ошиблись строкой, цифрой, где-то что-то не дописали и т.д.

Мы автоматизировали данный процесс. Созданная нами система позволяет осуществлять взаиморасчеты со страховыми медицинскими организациями: вести учет оказанных услуг в разрезе страховых компаний и пациентов, формировать акты выполненных работ и реестры оказанных услуг.

Анализ деятельности учреждения

Реализованный функционал позволяет получать отчеты по доходам учреждения от оказания платных медицинских услуг в разрезе источников финансирования: личные средства пациентов, страховые медицинские организации, контракты с другими ведомствами, региональный бюджет. Также клиника получает подробные отчеты о работе отделений и врачей. Это позволяет оценивать эффективность как учреждения в целом, так и отдельных специалистов.

Сравнительный анализ работы учреждения по различным периодам и направлениям помогает планировать деятельность организации. Например, расширять или сокращать какие-либо направления в рамках филиала. Эффективно использовать медицинский персонал, сокращать, либо увеличивать количество необходимых специалистов.

Кроме того, анализ деятельности учреждения позволяет оценить востребованность той или иной стоматологической услуги и таким образом развивать применяемые в учреждении медицинские технологии.

Отчет «Ведомость по денежным средствам по всем подразделениям за неделю»

Взаимодействие с пациентами

Еще один важный этап автоматизации работы «Пензенской стоматологической поликлиники» − взаимодействие с пациентами. Специалисты «Максофт Оптима» обратили на это внимание несмотря на то, что функционал частично присутствовал в старой системе. Проблема заключалась в том, что история лечения пациента была доступна только в локальной базе.

Теперь информация о пациенте вносится в базу данных однократно и доступна пользователям всех филиалов.

План лечения

Результаты проекта автоматизации

Благодаря внедрению продуктов 1С «Пензенская стоматологическая клиника» получила следующие результаты:

• наведен порядок в учете оказания стоматологических услуг, обеспечена доступность и достоверность информации, а также прозрачность учета;
• упорядочена база пациентов;
• реализована доступность медицинских специалистов к историям лечения пациентов;
• обеспечен порядок во взаиморасчетах с пациентами и страховыми компаниями, установлен контроль за финансовыми потоками;
• пресечены коррупционные действия;
• упорядочено взаимодействие врачей и специалистов зуботехнических лабораторий;
• исключена потеря наряд-заказов;
• исключены ситуации неоплаченных приемов;
• разграничение по типам приема дало возможность ведения учета по разным источникам финансирования;
• возможность ведения нескольких прейскурантов способствует гибкому взаимодействию с различными страховыми компаниями;
• исключены ошибки в финансовых отчетах;
• устранена существовавшая неэффективность использования рабочего времени. Так, например, в одном из отделений учреждения количество кассиров в результате автоматизации уменьшилось в 3 раза;
• произошло значительное сокращение очередей в кассу для оплаты медицинских услуг и в регистратуру - в настоящее время очередей практически нет;
• исключены ошибки кассира при подборе услуг для оплаты;
• процесс возврата денег стал удобнее и исключает ошибку;
• восстановление утерянных расчетных документов стало элементарным;
• упростился порядок выдачи пациенту справки об оказанных медицинских услугах для предоставления налогового вычета;
• в результате реализации выгрузки оказанных услуг в программу статистики автоматизированы статистические отчеты по оказанию платных услуг и отчеты для предоставления в Минздрав Пензенской области;
• выгрузка доходов от оказанных услуг по врачам, медицинским сестрам и зубным техникам позволила автоматизировать расчет зарплаты;
• реализованный функционал позволяет получать отчеты по доходам учреждения от оказания платных медицинских услуг в разрезе источников финансирования (личные средства пациентов, страховые медицинские организации, контракты с другими ведомствами, региональный бюджет), отделений, врачей, что позволяет оценивать эффективность работы как учреждения в целом, так и отдельных специалистов;
• проведение сравнительного анализа работы учреждения по различным периодам и направлениям деятельности позволяет эффективно планировать деятельность организации, например, расширять или сокращать какие-либо направления в рамках филиала и эффективно использовать медицинский персонал, увеличивая или сокращая количество необходимых специалистов;
• анализ деятельности учреждения позволяет оценить востребованность той или иной стоматологической услуги и таким образом развивать применяемые в учреждении медицинские технологии.

Отзыв главного врача Пензенской стоматологической поликлиники Е. А. Блащук:

«Автоматизация на программе «1С:Медицина. Стоматологическая клиника» позволила создать единую информационную систему для 27 филиалов в Пензе и области, настроить электронную запись пациентов, систематизировать финансовую отчетность клиники. 

Сократились очереди на запись к врачу, в одном из отделений в три раза уменьшилось количество кассиров, жалобы от пациентов сведены к минимуму. Отдельно хотим поблагодарить разработчиков платформы «1С» и непосредственно создателей программного продукта «1С:Медицина. Стоматологическая клиника». Без вашей разработки, наша клиника до сих пор вела бы весь учет в MS Excel. 

Мы очень благодарны вам за высококлассный, полезный функционал. Он делает жизнь проще, а качество услуг выше!»