Сколько часов работы ваших сотрудников съедает перенос данных из корзины сайта в учетную систему? У компании «ЛЮЙЕ» эта цифра стремится к нулю после реализации нашего проекта. Мы настроили обмен сайта с 1С так, что статус оплаченного заказа обновляется каждый час, а отмена не требует участия человека. В итоге 10 человек справляются с оборотом, который обычно требует гораздо большего штата. Подробности читайте в нашем кейсе.
Компания «ЛЮЙЕ», работающая под брендом Green Life Family, занимается продажей косметики, товаров личной гигиены и продукции для здоровья через e-commerce и розничные каналы. Одна из особенностей бизнеса – работа с большим объемом заказов при очень компактной команде. При штате около 10 сотрудников компания демонстрирует оборот порядка 731 млн рублей, работает по нескольким направлениям, применяет маркировку товаров и ежедневно обрабатывает большой объем операций. При такой модели автоматизация напрямую влияет на устойчивость процессов и возможность расти без пропорционального увеличения ручной работы.
Как масштабировать ручные операции вместе с бизнесом
К моменту начала нашего проекта компания ежедневно обрабатывала около 500 счетов. При таком потоке даже небольшая доля ручных действий превращалась в постоянную операционную нагрузку на команду.
До автоматизации сотрудники участвовали сразу в нескольких этапах обмена между сайтом компании и программой 1С:
- контролировали создание и обработку счетов;
- сверяли оплаты и статусы между системами;
- отслеживали расхождения при обновлении данных;
- при отменах вручную передавали информацию обратно на сайт.
Из-за несинхронной работы сайта и 1С статус оплаченного заказа мог обновляться с задержкой, а отмены требовали дополнительного контроля. При сотнях счетов в день это повышало риск расхождений и отвлекало сотрудников от основных задач.
Одновременно растущему бизнесу потребовалась инфраструктура, в которой можно было гибко развивать интеграции, выполнять фоновые задания и обслуживать несколько информационных баз. Компания выбрала выделенную серверную среду, а команда «Софт-Юнити» перенесла туда четыре базы «1С:Бухгалтерии» и подготовила их к дальнейшей автоматизации.
Как автоматизировать двусторонний обмен информацией о заказах, оплатах и отменах на сайте и в 1С
Команда «Софт-Юнити» выстроила обмен вокруг конкретных бизнес-событий: создание счета, получение оплаты и отмена заказа. Вместо усложнения процесса единым универсальным обменом мы автоматизировали именно те точки, где сотрудники выполняли повторяющиеся действия, и сохранили формат данных, с которым уже работал сайт компании.
Пошаговый план реализации:
Шаг 1. Подготовили инфраструктуру для стабильной работы интеграций
В рамках проекта мы перенесли четыре базы 1С:Бухгалтерии на выделенную серверную инфраструктуру, настроили работу семи пользователей, подготовили выгрузки и доступы, актуализировали обмены между системами и проверили работу сервисов 1С.
Так мы создали техническую основу, на которой можно было развивать автоматический обмен без привязки критичных операций к ручному контролю сотрудников.
Шаг 2. Автоматизировали загрузку счетов с сайта в 1С
Мы настроили автоматическую загрузку CSV-файлов по HTTP-ссылке с последующим созданием документов «Счет на оплату покупателю». Такой сценарий встроился в уже существующий процесс сайта и позволил убрать ручной ввод счетов.
Система по расписанию забирает файл с данными, создает счета в 1С и обрабатывает поток в фоновом режиме без участия сотрудников.
В результате поток счетов с сайта в 1С перешел в автоматический режим – это особенно важно при нагрузке около 500 счетов в день.
Шаг 3. Настроили обратную передачу статусов оплат
После оплаты система автоматически выгружает из 1С данные в CSV-файл и передает его на FTP компании. В выгрузку входят номер документа сервиса, сумма оплаты и номер договора.
Обмен запускается каждый час. Сайт получает актуальные данные об оплатах без ручной сверки и отдельной передачи статусов сотрудниками.
Шаг 4. Автоматизировали обработку отмен
Для отмен оплаченных счетов мы разработали отдельный сценарий. При отмене система формирует файл delete_* и отправляет его на FTP клиента.
Сайт получает информацию об отмене автоматически, а сотрудникам не нужно вручную корректировать данные в двух системах.
Шаг 5. Подготовили 1С к работе с маркированными товарами
Параллельно мы настроили работу с маркированным товаром и интеграцию с системой «Честный знак»: настроили работу маркировки в «1С:Бухгалтерии», подключили обмен с «Честным знаком» и провели обучение сотрудников.
Для e-commerce бизнеса с импортом и большим ассортиментом этот контур стал частью общей подготовки процессов к дальнейшему росту.
Как стал выглядеть обмен сайта с 1С
После проекта компания получила автоматизированный цикл обмена между сайтом и 1С на ключевых этапах обработки заказа. Результат можно описать конкретными изменениями в процессе:
- поток около 500 счетов в день может обрабатываться без ручного создания каждого счета в 1С;
- статусы оплат передаются автоматически по регламенту — обмен запускается каждый час;
- отмены оплаченных счетов передаются автоматически, без ручной корректировки данных в двух системах;
- четыре базы «1С:Бухгалтерии» переведены на выделенную инфраструктуру, настроена работа семи пользователей;
- ручное участие исключено из трех повторяющихся операций: создания счетов, передачи статусов оплат и обработки отмен;
- компания сохраняет компактную команду около 10 сотрудников при большом ежедневном объеме операций.
Автоматизация не просто ускорила отдельную операцию: она убрала зависимость ключевого обмена от постоянного ручного контроля и создала основу для дальнейшего роста объема операций без такого же роста ручной нагрузки на сотрудников.
Этот проект показывает типичную задачу растущего e-commerce: при сотнях счетов в день проблема возникает не в одной большой операции, а в десятках повторяющихся действий между системами. Мы последовательно автоматизировали создание счетов, передачу оплат и обработку отмен, а затем подготовили инфраструктуру и контур маркировки к дальнейшему росту бизнеса.
Работы по проекту выполнила компания «Софт-Юнити».
