О компании
Компания «ВХМ24» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур.
На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования Заказчика.
«ВХМ24» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставке оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов страны. Компания участвуют в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.
Толчок для старта автоматизации
Руководители компании «ВХМ24» обратились к нам с запросом минимизировать работу с бумажными носителями, сократить ручной труд сотрудников.
На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов. В остальном учет велся на бумаге и в Excel, часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего, сотрудники начали допускать ошибки в некоторых бизнес-процессах. Не видели остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе, что негативно отражалось на скорости работы. Отсутствовала корректная отчетность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчете маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателя и заказов поставщиков.
Главная цель проекта: Автоматизировать оперативный учет и сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и оплаты.
Исследование бизнес-процессов компании.
Прежде, чем приступить к внедрению инструментов автоматизации, мы провели обследование бизнеса, выявили «слабые» места в бизнес-процессах, так же произвели оценку сквозного процесса продажи от обращения клиента до доставки клиенту по критериям затрат времени и стоимости процесса. Минимальная стоимость данного процесса обходилась компании 205 019 руб. в месяц.
Бизнес-процессы предприятия описали в модели AS IS (как есть сейчас).
Несколько примеров проблемных ситуаций:
Уже на этом этапе видим, что в процессе менеджер использовал несколько информационных ресурсов. Необходимо было уходить от такого подхода. Данные хранились на различных информационных носителях, они разрознены и не связаны между собой, что вело к увеличению затрачиваемого времени менеджера на заполнение каждого из файлов.
Менеджер вручную готовил бланки в работу и физически относил в цех, что тоже занимало время.
Начальник производства вручную сортировал бланки, анализировал каждый распечатанный счет на наличие готовых чертежей на продукцию. Вся информация хранилась на бумажных носителях.
Ход проекта
Мы внедрили «1С:Управление нашей фирмой» и подключили к работе в системе 15 сотрудников, так же комплексно поменяли бизнес-процессы, которые описали в модуле TO BE (как должно быть).
Процесс внедрения систем автоматизации выполняли пошагово:
Шаг 1. Настройка нормативно-справочной информации
На этом этапе мы настроили справочник. Всю номенклатуру разбили по категориям. Сотрудник выбирает необходимую категорию в журнале и видит все относящиеся к ней позиции.
Так как поступают нестандартные заказы, у сотрудников должна быть возможность создать позицию по своим параметрам. При этом структура формирования наименования позиции для каждой категории должны быть едина, это необходимо для удобства дальнейшего использования, кроме того, так исключается вероятность пропустить какой-либо важный параметр позиции, например мощность изделия.
Для каждой категории номенклатуры есть свой набор свойств. Были настроены поля для каждой категории, которые являются обязательными при создании номенклатуры.
В случае если нужного товара нет на складе, а клиент не хочет ждать, используется автоматический подбор аналогов. И так же можно предлагать клиенту сопутствующие товары.
Шаг 2. Ввод начальных остатков
Вносим в систему остатки по товарам, остатки расчетов с контрагентами и остатки денежных средств. С этого момента сотрудники могут видеть данные в режиме реального времени.е
Шаг 3. Автоматизация процесса продаж
Ранее сотрудник отдела продаж обращался к нескольким информационным источникам, готовил вручную документы: договора, спецификации, расходные накладные. Это занимало время, к тому же наличие человеческого фактора не исключало ошибок.
После автоматизации ситуация поменялась, менеджер все данные ведет в одной системе, от формирования заказа до полной отгрузки.
Сотрудники других отделов также видят ситуацию по заказам. На каждом этапе заказ имеет свой статус.
Шаг 4. Автоматизация процесса закупок
Заказ поставщику так же формируется из 1С.
Менеджер видит свободные остатки на складе и резервирует в заказ то, что есть на складе, а недостающие позиции заказывает поставщику.
Появилась возможность отслеживать ценообразование от поставщика, сроки поставок, обеспечения заказов.
Шаг 5. Автоматизация работы склада
Совместно с сотрудниками компании мы провели инвентаризацию склада, внесли актуальные остатки в базу.
Шаг 6. Автоматизация производства
На данном этапе бизнес-процесса мы упростили работу сотрудникам отдела производства.
На ежедневной основе начальник производства смотрит в 1С, какие позиции необходимо изготовить и формирует Заказ на производство.
После изготовления необходимых позиций, данные вносятся в программу. Заказ на производство меняет статус на «Завершен».
Шаг 7. Учет финансов
Все денежные операции проходят через программу 1С. По сформированным отчетам можно отследить, сколько денежных средств поступило, сколько было расходов, остатки по денежным средствам.
Шаг 8. Обучение персонала
По завершении внедрения системы мы обучили персонал и провели проверку по чек-листам.
Очень важно, чтобы после внедрения новшеств, все сотрудники понимали, для чего изменили прежний уклад их работы.
Результаты
Сейчас каждый бизнес-процесс компании проходит в «1С:УНФ 8».
Система развернута на 15 рабочих местах.
Мы добились поставленных целей:
- Минимизирован ручной труд, данные хранятся в электроном виде, не нужно заполнять бумаги
- Сотрудники видят актуальную информацию по заказам, свободным остаткам, денежным средствам в режиме текущего времени
- Сократили время и стоимость обработки заказов с 205 019 до 56 404 руб. в месяц по стоимости бизнес-процесса в рублях.
Работы по проекту выполнила компания ООО «Системный бизнес».
