О компании: ООО «НПО» «Реализация экологических технологий» — научно-производственная компания, которая занимается производством и продажей гуминовых удобрений под брендом «Лигногумат». Гуминовые препараты компании успешно применяют для обработки 15 млн. гектар в более чем 20 странах мира. Объем производства достигает 1500 тонн сухих препаратов в год, 56% из которых экспортируется.
Цели и задачи автоматизации
Наша компания вела учет в «1С:Комплексная автоматизация» редакции 1.1. Система была существенно доработана, что затрудняло возможности её полноценного использования и регулярного обновления. При этом регламентированный учет и расчет заработной платы велись на аутсорсе.
Между учетными системами не было синхронизации на уровне справочников номенклатуры, из-за чего даже соотносить списки часто приходилось вручную. Не было актуальной информации об остатках, также невозможно было оперативно проверить расхождения в учете, поскольку данные от аутсорсинговой компании поступали через месяц после окончания отчетного периода.
Управленческий учет велся в MS Excel, для расчетов использовались усредненные данные, что не позволяло владеть точной информацией о себестоимости продукции.
Для того, чтобы эффективно развивать бизнес, компании было необходимо обеспечить более высокий уровень ведения учета, а именно:
- Повысить скорость обработки информации и получения отчетности
- Повысить точность данных, унифицировать номенклатуру
- Вести учет по нескольким юридическим лицам по единым стандартам
Для достижения этих целей было принято решение о переходе на современную версию программного продукта «1С:Комплексная автоматизация» ред. 2, обладающую большими типовыми возможностями. Для внедрения системы обратились к партнёру «1С» — компанию «СофтБаланс».
Ход проекта
Внедрение «1С:Комплексная автоматизация» ред. 2 осуществлялось по технологии типового запуска, а именно по разработанным кейсам по ключевым бизнес-процессам с фиксированным перечнем работ и гарантированным результатом. Мы хотели внедрить систему в максимально типовом виде и только в случае необходимости выполнить доработки (адаптацию).
Первая очередь проекта
Оперативный учет
На начальном этапе запуска системы специалисты провели моделирование в соответствии с требованиями заказчика к функционалу. В «1С:Комплексная автоматизация» ред.2 были смоделированы:
- процесс продажи: оформление заказа покупателя, отправка коммерческого предложения;
- выставление счета, реализация;
- процесс закупки: заказ поставщику, оприходование товара на склад;
- процесс складского учета: перемещение товаров, отчеты по ТМЦ, учет номенклатуры по характеристикам, сериям (ведомость по товарам на складах, контроль остатков);
- процессы, связанные с денежными средствами: работа с клиент-банком, списание и поступление безналичных денежных средств, оформление кассовых операций, формирование отчетов по взаиморасчетам с контрагентами;
- выпуск готовой продукции;
- перепродажа между своими юридическими лицами (интеркампани).
Было проведено тестирование и согласование модели ведения учета с ответственными лицами, сотрудники прошли обучение работе с программой в соответствии с утвержденной моделью учета в формате тренинга.
Для успешного запуска системы было необходимо учесть специфику нашей номенклатуры в справочнике:
- в номенклатуре присутствуют товары для перепродажи, полуфабрикаты и готовая продукция;
- готовая продукция представлена в двух агрегатных состояниях: жидкий и сухой;
- упаковки не используются;
- характеристики используются только у некоторых видов номенклатуры;
- ведется партионный учет.
Структура справочника настроена в соответствии с типами и характеристиками номенклатуры. Справочник НСИ учитывает агрегатное состояние продукции. К ряду номенклатурных позиций добавлены дополнительные характеристики.
Закупки
В системе автоматизированы следующие операции:
- учет дополнительных расходов на поставку;
- контроль обеспечения материалами заказов покупателя;
- определение и настройка политики обеспечения запасов на складе;
- возвраты товаров поставщикам;
- обособленное обеспечение заказов покупателей;
- политика обеспечения запасов;
- распределение дополнительных расходов на поставку.
В данный момент компания накапливает статистику по ценам закупаемых товарно-материальных ценностей, и в дальнейшем мы сможем оперативно получать информацию о динамике изменения цен с помощью отчетов в уже внедренной системе.
После автоматизировали операции по адресному хранению (ячеистые склады) и работа по давальческой схеме (интеркампани).
Управление производством
В нашей компании простое однопередельное производство без заказа. До проекта производственный учет велся в MS Excel: по итогам месяца собиралась информация о выпущенной продукции и о материалах, которые необходимо списать. Эта же информация передавалась в аутсорсинговую компанию для регламентированного учета. Теперь в новой системе начальник производства после смены отражает фактический выпуск продукции.
Автоматизированы следующие процессы:
- создание ресурсных спецификаций;
- перемещение материалов в производство;
- выпуск готовой продукции;
- учет производственных затрат.
В системе автоматизирован партионный учет. Это позволило соблюдать сроки подачи информации в ФГИС «Сатурн» для обеспечения прослеживаемости с точностью до партии. В компании введены временные стандарты обработки документов, чтобы укладываться в 24 часа в соответствии с требованием законодательства.
Вторая очередь проекта
Ценообразование
В системе реализована возможность автоматически рассчитывать процент допустимой скидки для конкретного клиента в зависимости от объёма продаж, а также возможность отсрочки платежа.
Также автоматизированы начисление и списание бонусов, сегментирование клиентов и ассортиментная политика.
Инвентаризация ТМЦ
Здесь автоматизировали проведение инвентаризации, списание недостач и оприходование излишков. Само проведение инвентаризации сделали более удобным за счет использования инструментов «1С:Комплексная автоматизация» ред. 2. Теперь мы владеем полной и актуальной информацией об остатках, благодаря чему появилась возможность вводить материальную ответственность сотрудников.
Илья Борисович Прусов, финансовый директор группы компаний «ЛИГНОГУМАТ-РЭТ»: «Снизилось время обработки документов при отгрузках готовой продукции. Выпускаемая продукция день в день отражается на остатках. Остатки на складе точно соответствуют учетным. Полуфабрикаты учитываются отдельно. Учитываются переделы. Стало проще и удобнее работать. Да даже элементарно интерфейс намного более удобный сейчас, чем в КА 1.1.»
Планирование
В части планирования автоматизировали формирование плана продаж, закупок, сборки/разборки, а также план-фактный анализ.
Илья Борисович Прусов: «Раньше у нас была модель, основанная на некой усредненной продукции, и все планирование сводилось к усредненному продукту — то есть было приблизительным. Начиная с 23-го года, с внедрения КА 2, мы перешли к пономенклатурному бюджетированию. Производство теперь планируется до вида номенклатуры, и мы точнее видим использование производственных мощностей. Оперативный план на каждый месяц также формируется в новой программе, а не в Эксель. И у производства уже есть годовой план пономенклатурный, а не примерный»
Третья очередь проекта
На данном этапе в части финансового учета запустили подсистемы «Казначейство» и «Бюджетирование», настроили справочники и правила обработки данных для формирования БДР и БДДС.
В «1С:Комплексная автоматизация» ред. 2 реализовано разделение финансовых потоков по направлениям деятельности (внутренний рынок, зарубежный рынок), что позволяет отслеживать финансовые результаты по этим направлениям.
Илья Борисович Прусов: «Ведение многофирменного учета позволяет «прицелиться» на автоматизацию консолидации отчетности. Уже есть обработки интеркампани, автоматическое исключение ВГО по соответствующей аналитике; мы эту информацию видим в одной программе и, следовательно, задача по автоматизации подготовки консолидированной отчетности становится вполне решаемой.
У нас стандартизированы аналитики учета: статьи затрат, статьи движения денежных средств для всех наших предприятий, что очень удобно для подготовки управленческих отчетов.
Оперативный ввод информации о движении денежных средств, настроенные статьи ДДС, а также ввод в систему данных о плановых сроках оплаты и их изменение позволяет вводить элементы скользящего бюджетирования. Мы можем автоматизировать подготовку оперативного отчета о движении денежных средств, например, на три месяца вперед от текущей даты.
Это позволяет оперативно получать актуализированный, а, следовательно, более точный прогноз поступления денежных средств, что крайне важно для планирования и исключения, например, кассовых разрывов".
Адаптация системы
После специалисты провели аудит доработок, существующих в используемой нами ранее версии системы. Затем стандартизировали и перенесли в новую редакцию программы следующие доработки:
- система скидок за объем продаж;
- лимиты кредита по клиентам;
- премия менеджеров отдела продаж;
- распределение стоимости доставки в цену товаров.
Система скидок за объем продаж
В системе автоматизирован расчет внутренней системы скидок, которая зависит от объема продаж и вида номенклатуры. При создании «Заказа клиента» система рассчитывает допустимый порог скидки по каждой номенклатурной позиции для конкретного клиента. Также, если у нашего клиента планируется отсрочка платежа, система рассчитывает процент наценки, зависящий от ключевой ставки компании и количества дней отсрочки.
Для фиксации размера скидки по объему продаж добавили документ «Установка базовых скидок».
Коэффициент допустимой скидки и максимальный потолок скидки указывается в справочнике НСИ в карточке продукции.
Результат расчета процента допустимой скидки отображается в «Заказе клиента».
Премия менеджеров отдела продаж
В системе реализован функционал расчёта премии менеджеров. При проведении реализации рассчитывается базовая премия, которая зависит от категории клиента. Для каждой категории установлены свои коэффициенты, которые разделяются по сезонности. Также реализована доплата за привлечение нового клиента, она тоже попадает в расчет автоматически.
Начисление премии зависит от план-факта продаж: при расчете начисленной премии вычисляется коэффициент разницы между планом и фактом как персонально по менеджеру, так и по отделу.
Итоговая премия рассчитывается в зависимости от базовой премии коэффициент менеджера и коэффициент отдела. В отдельном регистре можно установить ограничение по нижнему и верхнему значениям коэффициента.
Выплата премии фиксируется документом «Выплата премии». Премия при соблюдении ряда условий: получен подписанный акт, в бухгалтерию сдан оригинал накладной, нет просрочек по оплатам. Соблюдение условий отслеживается в системе автоматически, сумма к выплате рассчитывается пропорционально оплате по реализациям.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Прогноз менеджера»
Для группового создания планов продаж по менеджерам и клиентам разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) «Прогноз менеджера». АРМ позволяет формировать «Планы продаж» по всем клиентам за заданный период, что существенно ускоряет процесс работы. В основе работы АРМ лежит типовой функционал системы.
Паспорта качества продукции
Каждая партия нашей продукции должна сопровождаться паспортом качества, в котором указаны параметры проведенных испытаний. В новой системе список параметров для контроля содержит доработанный справочник «Показатели испытаний». При создании паспорта качества шаблон с необходимыми параметрами подгружается автоматически, результаты испытаний вносит пользователь.
Печатная форма паспорта качества формируется на каждый заказ и вместе с товаром попадает клиенту.
Результаты автоматизации
- за 12 месяцев успешно внедрено 11 подсистем;
- в системе работает 50 пользователей: менеджеры по продажам, кладовщики, начальник производства, технологи, логисты, экономисты, бухгалтерия, руководство. Разграничены права доступа, подготовлены инструкции, сотрудники прошли обучение;
- оперативный и регламентированный учет ведутся в единой системе, что значительно ускорило процесс получения необходимых документов и отчетов, а также сократило риски ошибок и расхождений в данных;
- выросла скорость обработки информации и её достоверность;
- появилась возможность консолидации отчетности юридических лиц нашей компании;
- ускорился расчет заработной платы и сам процесс получения выплат сотрудниками;
- доставка документов через ЭДО упростила процесс обмена первичной документацией и позволила сэкономить время на заведение документов в систему.
Илья Борисович Прусов: «В целом, новая платформа 8.3 является мощным и удобным инструментом для комплексной автоматизации с огромными возможностями, далеко не все из которых мы сейчас используем.
Внедрено было типовое решение, а для необходимых доработок использовались «расширения». Так мы сохранили и возможность обновления программы при выходе новых релизов, и необходимые индивидуальные доработки, сделанные компанией «СофтБаланс» непосредственно под нас.
Переход на новый уровень автоматизации позволяет нашей компании масштабировать производство и удерживать лидирующие позиции на рынке".
Проект выполнила компания «СофтБаланс».
