О компании: «Неолаб» более 50 лет успешно поставляет высокоточное и надежное лабораторное оборудование. Компания напрямую сотрудничает с ведущими международными производителями и имеет эксклюзивные дилерские права в России и странах СНГ. Оборудование, которое поставляет «Неолаб», задействовано на нефте- и газоперерабатывающих заводах, лабораториях ГСМ и ТЗК при аэропортах, а также на санитарно-эпидемиологических станциях, в НИИ и учебных центрах.
Зачем понадобилась автоматизация?
В работе компания использовала программы «1С:Управление торговлей 10», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Проведя «Экспресс-анализ» бизнес-процессов и учета в компании, решили перейти на новую программу. Для того, чтобы определиться с выбором, сделали детальное описание плюсов и минусов предложенных программ, а также рассмотрели вариант наведения порядка в текущей учетной системе.
Почему решили перейти на современную программу «1С»:
- в текущей программе «зависали» партии в остатках по товару;
- отсутствовал контроль по остаткам товаров;
- была пересортица по НСИ;
- отсутствовала возможность обновления «1С:Управление торговлей 10»;
- накопились доработки в «1С:Управление торговлей 10», перекрывающие друг друга, а по факту уже не нужные и лишние;
- морально устаревшая конфигурация «1С:Управление торговлей 10» (Отсутствие нового функционала);
- исторические проблемы и особенности учета «Работает и ладно».
При работе в «1С:Управление торговлей 10» сотрудникам приходилось дважды вводить данные по основным подсистемам учета и проводить сверку между НСИ и первичными документами. При формировании отгрузочных документов на бумаге и ЭДО тратилось много времени на сверку данных, так как выводимая информация в печатной форме и ЭДО отличалась, так как отгрузочные документы формировались в «1С:Управление торговлей 10», а ЭДО формировался по отгрузкам в «1С:Бухгалтерии».
При списании и передаче на ответственное хранение товаров, порой дорогостоящих, информация об этом не попадала в бухгалтерскую базу и не отражалась в управленческом учете, об этом узнавали спустя время или по факту инвентаризации. Об этих и многих других проблемах мы узнали уже позже, когда начался процесс «лечения больного на хирургическом столе».
Была сформулирована основная цель автоматизации — выделить управленческий учет в отдельную базу «1С:Управление торговлей 11» с ограничением прав доступа, а также создать синхронность ведения управленческого учета и регламентированного.
Задачи автоматизации
- упростить внесение информации по контрагентам и разработать единые стандарты ввода данных, т.к. ранее все сведения вносились в свободном формате, что вносило беспорядок в документацию и усложняло работу сотрудникам разных подразделений;
- обеспечить возможность получать по заказам клиентов информацию о рентабельности сделки, закупочным ценам, состоянии обеспечения по товарам для отгрузки и пр.;
- получать оперативно информацию по доступным остаткам товара в свободной продаже, а также по товарам, находящимся в пути (доставка);
- упростить процесс приемки и отгрузки товара и минимизировать ручной труд по вводу и поиску информации. Ранее в текущей версии «1С:Управление торговлей 10» не было рабочего места по отгрузке товара, приходилось работать с данными печатной формы, высланной на почту. Также сотрудники склада не могли полностью отражать информацию в программе по габаритам, весу и прочей информации, связанной с поступившим товаром, из-за нехватки времени, что влияло на получение актуальной информации на складе;
- усилить контроль и фиксацию данных по серийным номерам сложного поставляемого оборудования, по которому необходимо учитывать гарантийные обязательства и пр.;
- упростить работу по планированию и оформлению командировок, ранее вся работа велась в Excel.
Реализацию проекта разбили на этапы
В первую очередь смоделировали контрольный пример в новой учетной системе с ключевыми пользователями от подразделений и определили, как фиксировать разрывы (отсутствие возможности отразить операцию в рамках типового функционала) в учетной системе и принимать решения по доработке.
Затем начали работу по переносу остатков и НСИ из «1С:Управление торговлей 10», «1С:Бухгалтерии» и «1С:ЗУП». В ходе работы перенесли номенклатуру, данные по контрагентам и договорам, а также остатки товаров по складам, заказам клиентов, заказов поставщикам, взаиморасчетам и пр.
После обучили ключевых пользователей работать в новой учетной системе, обеспечили ввод в эксплуатацию и перешли к доработкам критичных разрывов с типовым функционалом после начала ведения учета.
Какие доработки уже реализованы
- нормализовать справочники в базах «1С» в части названий, артикулов, дублей, ставок НДС, а также организовать обмен справочников между базами для исключения двойного ввода;
- упростить формирование сотрудниками «Комплектации товара» (Спецификации товара, Набор товара) с указанием его комплектующих, на выходе получить отдельный элемент справочника номенклатуры;
- решить проблемы с виртуальным оприходованием товаров;
- разграничить учет товаров по складам для «России» и для товаров «От поставщиков»;
- запретить отгрузку при отсутствии товара;
- настроить корректный расчет складского остатка при перерасчете упаковок и коробок в штуки;
- привести к единому вводу всех адресов в учетных системах в соответствии с КЛАДР.
Результаты автоматизации
В рамках проекта перевели компанию на актуальное решение «1С:Управление торговлей 11» и автоматизировали 50 рабочих мест, благодаря чему удалось сократить трудозатраты в подразделениях на 25% и ускорить получение управленческой отчётности на 60%.
- условия поставки товара для поставщиков с учетом данных по «Заказам клиентов» заполняются автоматически;
- для расширенного анализа закупочных цен используется специально созданная подсистема;
- благодаря разделению регламентированного и управленческого учета за счет выделения общей управленческой базы в отдельную инфобазу с разграничением прав доступа удалось оптимизировать процессы обмена данными с «1С: Бухгалтерией»;
- внедрили подсистему автоматического формирования спецификаций (наборов товаров) с возможностью группировки отдельных позиций в «Заказе клиента»;
- настроили вывод информации в произвольных необходимых единицах измерения при формировании печатных форм, в т.ч. для ЭДО;
- минимизировали ручной труд благодаря автоматизации процессов по приемке и переупаковке товаров с учетом принадлежности того или иного товара для обеспечения заказов покупателей;
- усилили контроль по сверке данных по неотгруженным товарам по заказам покупателей с помощью дополнительных алгоритмов;
- автоматизировали переупаковку товаров с возможностью автоматического формирования новой упаковочной единицы (с обеспечением связи с первичной информацией по поступлению товара: Производитель, менеджер и др.).
Проект выполнила компания «ITSERVICE PRO».
