Наша компания «Архимет-Апекс» решилась на замену старой программы. Переход занял около двух лет. Мы прошли этот пусть вместе с партнером фирмы «1С» — компанией «Первый БиТ». Путь был непростым, но проект принес вполне ощутимые результаты, которыми мы хотим поделиться.
Специфика деятельности
«Архимет-Апекс» работает на рынке с 1995 года, специализируется на производстве продукции для городского благоустройства. В ассортименте — чугунные фонари, скамьи, урны, беседки, уличные фонари для загородного дома и другие малые архитектурные формы. Компания выполняет индивидуальные заказы любого уровня сложности.
Клиентами являются как частные лица, так и крупные городские заказчики по проектам освещения улиц, скверов, парков. География охватывает Россию, Армению, Беларусь, Казахстан, Эстонию, Катар, США, Кыргызстан.
Условия работы до начала проекта
Учет производственного процесса велся на бумагах и в простых программах типа Excel. Торговля и бухгалтерский учет — в программе «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА») ред. 1.1. и «БИТ.CRM 8». Последний релиз обновления программ был в 2010 году. И с тех пор «1С» только дописывали с учетом требований законодательства. В основном это касалось новых печатных форм документов.
Работать и тянуть такую сложную программу «1С» было очень трудно, поэтому мы пришли к решению перевести бухгалтерский учет в «1С:Бухгалтерия» ред. 3.0, а управленческий учет оставить в «1С:КА» ред. 1.1. Но так как программа была устаревшая, нам приходилось каждые полгода просить специалистов по «1С» дописывать нам обработки по синхронизации с «1С:Бухгалтерией», теряя немало времени и денежных средств.
В таких условиях мы работали до 2021 года, пока окончательно все не устали и не пришло осознание, что технологии давно шагнули вперед. Команда «1С» уже продумала и реализовала все, чтобы облегчить жизнь учетчикам, бухгалтерам, снабженцам, менеджерам по продажам и руководителям.
Выбор решения и исполнителя
Взвесив все плюсы (минусов мы не нашли), решились на большое путешествие, длиной в два года, по переходу на новую «1С:КА» ред. 2.5 с сохранением всей нормативно-справочной информации (НСИ) из нашей старушки «1С:КА» ред. 1.1. и «БИТ.CRM 8».
В работе с «1С» на нашем предприятии задействовано 38 человек. Роли у всех разные, начиная от сотрудников складского отдела, отдела снабжения, коммерческого отдела, бухгалтерии, мастеров участков (5 цехов) и заканчивая финансовым руководителем.
Коллеги из компании «Первый БиТ» оперативно выехали к нам на завод для оценки «масштаба бедствия». И тут началась «ритмопластика» — долгие переговоры по вопросам: что нам надо, в каком виде, в какие сроки, с какими возможностями, как это упростить, внедрить, при этом ничего не потеряв. Сошлись в оценке по времени 1,5 года и цене в 2,3 млн руб.
Процесс перехода
Понимая масштабы бедствия, было очень страшно начинать проект. Но, заручившись поддержкой сотрудников компании и специалистов «Первого БиТа», приступили.
Полгода мы прорабатывали этапы перехода. Ведь сложность заключалась в том, что нам нужно было со старой базы «1С» перенести всю НСИ и некоторые документы в новую «1С». Так как старая программа была «ломаная» и далеко не типовая, то трудностей было очень много. Некоторые документы с 2010 года устарели и уже не применялись в новой «1С». Мы искали пути обхода и замену этим документам. Они должны были переноситься как информационные, без создания движений по регистрам (без проведения).
Мы решили, что перенесем историю по документам с 2015 года, включим такие виды:
- внутренний заказ;
- заказ поставщику;
- поступление товаров и услуг;
- заказ покупателя;
- реализация товаров и услуг.
Так, документа «Внутренний заказ» в новой базе «1С:КА» ред. 2.5 нет, поэтому решили переносить его в «Заказ на перемещение». Для этого дописывалась обработка, с помощью которой все документы были перенесены верно.
Параллельно с техническими работами по переносу данных, проводилось обучение сотрудников работе в новой «1С:КА» ред 2.5 и «БИТ.CRM 3 для 1С:Комплексная автоматизация» ред. 2.4 («БИТ.CRM 3»). Здесь мы тоже столкнулись с некоторыми трудностями. С каждым коллегой мы прошли все этапы: от отрицания, нежелания, гнева — до принятия информации и новых функций в работе.
Из «БИТ.CRM 8» необходимо было перенести все события и запросы. Но тут тоже оказалось много подводных камней, так как в новой «БИТ.CRM 3» таких документов нет. Для решения этой задачи специалисты компании «Первый БиТ» создали обработку, которая, используя механизм COM-соединения, подключается к старой программе и получением соответствующих документов автоматически создает их в новой системе.
Таким образом, документ «Событие» переносится в соответствующий документ «Задача», а «Запрос» — в документ «Потенциал» новой конфигурации.
Пару раз возникало желание бросить все начатое на полпути, особенно когда документы неправильно выгружались или выгружались с ошибками. Были дни, когда к чему ни приложи руку — всюду были проблемы. Но мы много раз собирались, обсуждали на переговорах, меняли пути решения задач и в итоге у нас все получилось!
Дополнительный программный продукт
Для удобства работы и получения новых возможностей был внедрен программный продукт «БИТ.CRM 3» взамен «БИТ.CRM 8». Мы имели представление, какую пользу можно от него получить, поэтому на новую «1С:КА» ред. 2.5 сразу же поставили «БИТ.CRM 3». Полезное программное решение для всех отделов!
Результаты проекта
Когда мы перешли в новую программу и обкатали ее 3−4 месяца, начали видеть первые плоды наших стараний. Появилось множество отчетов на каждом столе каждого отдела. Теперь анализ работы выполняется в разы быстрее. Сократилось время на обработку документов. Появилась возможность более детально анализировать производственно-торговую деятельность благодаря множеству отчетов, которые входят в типовую версию «1С:КА» ред. 2.5.
Теперь весь производственный процесс фиксируется в «1С». Мы полностью отказались от учета в других программах и ушли от бумажных записей. Все фиксируется электронно, и ничего нигде не теряется.
Улучшения по отделам
1. В бухгалтерии подключили функцию обмена с банком «Директ-банк».
Время на загрузку выписок и выгрузку платежей сократилось до минимума — по нажатию одной кнопки!
Все банковские выписки теперь в «1С» всегда под рукой в электронном формате.
Также в «1С» мы поставили внешнюю обработку и теперь все документы от УПД до актов сверки мы рассылаем нашим контрагентам в автоматическом режиме прямо из «1С» с подписью и печатью. А это колоссальная экономия времени для бухгалтера!
Самое полезное, о чем мы даже не могли мечтать, — это функция Интеркампани в «1С»!
По щелчку мышки, а можно настроить и по расписанию, программа сама создает документы между двумя организациями — это просто чудо! Восторгу бухгалтера нет предела. Экономия — 30% времени рабочего дня.
2. В отделе снабжения теперь планируют закупки и потребности на раз-два, с помощью разных отчетов. Заказ поставщику, анализ потребности, поддержание запасов — раньше это делали в Excel, что занимало очень много времени и не всегда было удобно, если с документом работали сразу несколько сотрудников. Также это приводило к ошибкам и излишним затратам компании. Теперь все это делается в «1С», и формируется почти автоматически.
3. В работе конструкторско-дизайнерского отдела тоже произошли перемены. Раньше на предприятии использовался бумажный документ «бегунок», который сопровождал процесс изготовления каждого заказа. Он передавался по отделам, где каждый сотрудник, ответственный за свой этап, ставил визу по мере выполнения работы по заказу.
Сейчас в «1С» мы запустили «Бизнес-процесс», который полностью заменяет бумажный вариант «бегунка». Оповещение по новым заказам приходит на рабочий стол в «1С». Там же сотрудник может оставить свои пометки, комментарии, прикрепить сканы документов — очень удобно, всегда под рукой, никогда не потеряется. Появилась возможность отслеживания, на каком этапе выполнения находится новый заказ.
4. Коммерческий отдел тоже оценил преимущества. При использовании программного продукта «БИТ.CRM 3» и БИТ-Фон мы подключили фиксацию входящих/исходящих звонков и писем прямо в «1С». Менеджерам теперь не нужно тратить время на обработку и занесение информации по клиентам и переговорам с ними. У коммерческого отдела теперь в распоряжении — множество анализ-отчетов по продажам, воронкам продаж и т. п.
Для руководителей отдела продаж появилось много анализ-отчетов по эффективности и реальной оценке работы сотрудников.
С помощью «БИТ.CRM 3» был разработан механизм оповещения ответственного менеджера заказа на 5-й, 10-й, 20-й, 30-й день после создания заказа и отсутствия создания реализации по ним.
Менеджер, получивший уведомление, не может его закрыть, без выбора варианта из списка. Выбор менеджера фиксируется в напоминании для контроля действий менеджера.
Теперь ни один заказ клиента не упущен по срокам и не ушел к конкурентам!
Для удобства анализа работы отдела продаж в документ «Заказ клиента» были добавлены следующие реквизиты для обязательного заполнения:
«Тип продукции» со следующими значениями:
- МАФ;
- Фонари.
«Источник интереса» со следующими значениями:
- Проект;
- Звонок;
- Заявка с сайта;
- Почта info.
С помощью «БИТ.CRM 3» добавили механизм оповещения при поступлении оплаты от заказчика. Теперь нет необходимости тратить время на самостоятельный анализ оплаты, звонить в бухгалтерию, уточнять. В программе всплывает окно оповещения сразу после загрузки бухгалтером выписки из банка.
Договоры с клиентами менеджеры теперь печатают сразу из «1С». Мы доработали шаблоны договоров с необходимыми нам блоками. Сократилось время на создание договоров в Word.
Настроили форму журнала документов «Заказы клиентов»: вывели на форму дополнительные колонки «Сумма оплаты» и «Сумма отгрузки». Таким образом, суммы и проценты отгрузок и оплат клиента отображаются в журнале документов «Заказы клиентов». Это очень удобно для работы менеджера.
При двойном клике по строке «Заказа клиента» в колонке «Текущее состояние» открывается типовой отчет по состоянию выполнения документа, в котором можно увидеть плановые и фактические даты оплат и отгрузок.
5. Производственный отдел благодаря расширенному производственному блоку в «1С» может проанализировать себестоимость каждого изделия, а также возможность снижения себестоимости.
Подводя итоги нашего прыжка из древности в современность, спустя два года работы, можем сказать: жалеем, что не перевели учет в автоматизированную программу намного раньше. Сколько полезного времени появилось у коллег сейчас! В каждом отделе высвободилось до 50% времени.
И, помимо этого, мы существенно экономим на затратах по обслуживанию «1С». У нас теперь нет необходимости писать доработки каждые полгода, так как «1С» находится на обслуживании и обновляется своевременно с выходами релизов. Также она отлично синхронизируется с другими продуктами «1С». Мы теперь следим за линейкой решений «1С» и с большим удовольствием применяем все новые инструменты на практике. Работать стало легко и интересно!
Партнер по проекту — «Первый БиТ».
