Мы интегрировали «1С:Управление торговлей с маркетплейсами» с помощью специализированного модуля «БИТ.Управление маркетплейсами». Теперь сотрудники «Аквамастер» оперативно управляют продажами через Ozon и Wildberries. Интеграция обеспечила автоматическую синхронизацию остатков, упростила ценообразование, обработку заказов и подготовку отчетности, а также позволила эффективно управлять бизнесом без постоянного личного участия владельца. Рабочий день сотрудников сократился на 4 часа.
Информация о компании
ИП Коваль Виталий Анатольевич, ведущий деятельность под торговой маркой «Аквамастер», уже более 8 лет успешно работает на рынке как специализированный поставщик профессиональной химии и оборудования для бассейнов в Ставропольском крае.
Компания базируется в городе Ставрополь и зарекомендовала себя как надежный и компетентный партнер как для частных владельцев бассейнов, так и для коммерческих объектов, таких как санатории, спа-центры и фитнес-клубы.
«Аквамастер» является официальным дилером бренда Aqualeon — одного из ведущих производителей химических средств для ухода за водой, что подчеркивает высокий уровень доверия и качество предлагаемой продукции.
Основная деятельность компании сосредоточена на оптовой и розничной продаже широкого ассортимента товаров: от хлорсодержащих дезинфектантов и регуляторов pH до коагулянтов, средств от водорослей, зимних комплектов и сопутствующего оборудования — фильтров, насосов, тест-полосок и автоматических станций дозирования. В дополнение к продажам, компания оказывает консультационную поддержку, помогая клиентам подбирать оптимальные решения для очистки и поддержания баланса воды в зависимости от типа и объема бассейна, что делает «Аквамастер» не просто поставщиком, а экспертом в своей сфере.
Как работали с маркетплейсами раньше
Компания активно развивала онлайн-продажи через маркетплейсы Wildberries и Ozon, работая по схемам FBO и FBS, и одновременно вела прямые продажи — как оптовым клиентам (строительным компаниям, сантехническим магазинам, управляющим организациям), так и розничным покупателям за наличный и безналичный расчет. Эта мультиканальная модель была эффективна с точки зрения охвата рынка, но крайне сложной в учете: один и тот же товар мог быть продан в один и тот же день через маркетплейс, оптовику и розничного клиента, при этом данные о его остатках велись в разных системах, что делало синхронизацию крайне трудоемкой и уязвимой к ошибкам.
До внедрения модуля, специально разработанного для интеграции 1С с маркетплейсами, все ключевые бизнес-процессы в компании «Аквамастер» строились на ручном управлении и значительной доле человеческого участия, что создавало высокую нагрузку на небольшую команду из четырех сотрудников и приводило к постоянному риску ошибок, особенно в пиковые периоды продаж.
Управление продажами на Ozon и Wildberries
Основной системой учета и управления выступала 1С:Управление торговлей 11.5, которая использовалась для ведения номенклатуры, складского учета, реализации и бухгалтерии. Однако связь между 1С и личными кабинетами маркетплейсов отсутствовала. Это означало, что каждая продажа, независимо от канала, требовала ручного вмешательства. После реализации товара, например, оптовому клиенту, необходимо было вручную пересчитать остатки в 1С, а затем заходить в личные кабинеты Wildberries и Ozon, чтобы внести изменения вручную. Если на одной из площадок остаток обнулялся, это могло привести к блокировке личного кабинета на 7 дней — критичной ситуации, ведущей к потере продаж, штрафам и снижению рейтинга продавца. Владелец бизнеса Виталий Коваль отмечал, что постоянные перерасчеты остатков и необходимость вручную выставлять их на всех площадках занимали огромное количество времени и сил, особенно в сезон, когда объемы продаж резко возрастали.
Управление ценами
Еще одной серьезной проблемой была неудобная и медленная работа с ценообразованием. При необходимости изменить цены на нескольких маркетплейсах приходилось заходить в каждый личный кабинет отдельно, что занимало часы. Иногда изменения вносились с опозданием, из-за чего цены на одних площадках оставались неконкурентными, а на других — могли оказаться ниже закупочной стоимости, что приводило к продажам в убыток и снижению маржинальности. Отсутствие единой системы управления ценами мешало оперативно реагировать на изменения рынка и действия конкурентов, что особенно важно в высококонкурентной среде маркетплейсов.
Переход с УСН на режим налогообложения с применением НДС
Особую сложность представляла подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности, особенно после перехода с упрощенной системы налогообложения (УСН) на режим с применением НДС. Ранее учет был относительно простым, но с введением новых требований к отражению доходов от маркетплейсов, особенно в части отчета комиссионера, процесс стал значительно сложнее. Этот отчет, необходимый для правильного учета НДС и формирования финансовой отчетности, приходилось собирать вручную: данные выгружались из личных кабинетов, сверялись с данными из 1С, корректировались и переносились в учетную систему. На всю эту процедуру уходило до четырех часов в месяц, а риск ошибки оставался высоким, что могло повлечь претензии со стороны налоговых органов.
Обработка заказов
Процессы обработки заказов требовали больше времени. Заказы с разных маркетплейсов приходили в разные системы, каждый из которых имел свою иерархию статусов. Сотрудникам приходилось вручную отслеживать статус каждого заказа, обновлять его в личных кабинетах, создавать накладные и организовывать отправку. Печать этикеток для маркировки товаров выполнялась отдельно, без единой системы, что увеличивало риск отправки не того товара, приводило к возвратам, дополнительным логистическим расходам и негативным отзывам клиентов.
Все это создавало чрезмерную нагрузку на руководителя. В пиковые месяцы рабочий день регулярно превышал 11–12 часов, так как большая часть времени уходила на рутину: сверку остатков, ввод цен, формирование отчетов, контроль статусов заказов. При этом в штате было всего четыре человека, и любое отсутствие сотрудника — даже на три недели — становилось серьезным испытанием для бизнеса. Автоматизации не было: все процессы строились на ручных действиях, Excel-таблицах и постоянном контроле со стороны владельца. Любое изменение в API маркетплейса или в требованиях к оформлению заказов могло нарушить привычный ход работы и потребовать срочных исправлений.
Решение
В таких условиях стало очевидно, что дальнейшее развитие бизнеса невозможно без перехода к полной автоматизации. Необходима была система, которая бы интегрировала 1С с маркетплейсами, обеспечивала автоматическую синхронизацию остатков, упрощала ценообразование, обработку заказов и подготовку отчетности, а также позволяла бы эффективно управлять бизнесом без постоянного личного участия владельца. Именно эти вызовы и стали основной причиной для выбора решения «БИТ.Управление маркетплейсами», которое обещало не только устранить рутину, но и кардинально повысить точность, стабильность и масштабируемость бизнеса.
Цели проекта
- Снизить количество ошибок в остатках на складе на 90%.
- Обеспечить корректный учет продаж для бухгалтерии в связи с переходом с упрощенной системы налогообложения на режим с применением НДС.
- Уменьшить время на анализ и чтение отчетов на 50% для точного подсчета расходов и доходов
- Повысить производительность сотрудников на 30% при том же количестве персонала.
- Сократить время на выполнение рутинных задач в 2 раза.
- Настроить единую систему учета для всех каналов продаж
Описание проекта
Для решения накопившихся операционных проблем и автоматизации ключевых бизнес-процессов компания «Аквамастер» обратилась в центральный офис компании «Первый Бит» города Краснодар.
Специалисты «Первого Бита» провели детальный анализ текущих процессов в компании, изучили структуру продаж, учетную политику и ключевые боли клиента. В качестве решения было предложено внедрение продукта собственной разработки — модуль специально созданный для автоматизации учетной системы с маркетплейсами, который идеально соответствовал потребностям «Аквамастера». Это решение было выбрано не случайно: оно не только имеет прямую интеграцию с 1С, но и предлагает комплексный подход к автоматизации всех аспектов работы с маркетплейсами — от синхронизации остатков и ценообразования до обработки заказов, печати этикеток и формирования бухгалтерских отчетов. Особое внимание было уделено простоте и понятности интерфейса — для небольшой компании, где нет IT-отдела, это было критически важным фактором. Решение не требует сложной настройки, легко осваивается и не создает дополнительной нагрузки на сотрудников.
Проект был реализован в несколько четко структурированных этапов:
- Первым шагом стало ознакомление с функционалом модуля — специалисты «Первого Бита» провели консультации, предоставили руководства и помогли владельцу и ключевому сотруднику понять, как система будет работать в их бизнесе.
- На втором этапе была выполнена интеграция товаров с маркетплейсов с учетной системой — все карточки товаров на Wildberries и Ozon были связаны с номенклатурой в 1С по артикулам и штрих кодам. Это позволило системе однозначно определять, какой именно товар отправляется клиенту, и исключить ошибки при сборке заказов.
- Третий этап — практическое освоение функций модуля — включал настройку синхронизации остатков, управление ценами и тестовую обработку заказов.
Особое внимание было уделено настройке отчета комиссионера, особенно с учетом перехода на НДС.
Теперь отчет выгружается напрямую из системы в 1С, что обеспечивает точность, соответствие налоговым требованиям и экономит время.
В процессе внедрения возникали трудности, связанные с некорректными данными в некоторых карточках на маркетплейсах и необходимостью ручной корректировки остатков на старте, но команда «Первого Бита» помогала в решении этих вопросов. Взаимодействие строилось в формате дистанционных консультаций, онлайн-поддержки и четких инструкций, что позволяло быстро устранять возникающие сложности.
После завершения настройки было проведено тестирование на реальных заказах, в ходе которого проверялась корректность синхронизации, точность печати и правильность формирования отчетности. По итогам тестирования система была запущена в промышленную эксплуатацию.
Благодаря слаженной работе команды «Аквамастер» и специалистов «Первого Бита» был выработан план работы, учитывающий автоматизацию всех ключевых процессов. Теперь владелец бизнеса может управлять продажами на нескольких площадках из одного окна, не тратя часы на рутину. Проект стал важным шагом на пути к цифровой зрелости компании, позволив не только решить текущие проблемы, но и заложить основу для дальнейшего роста. В планах — осенью, после завершения сезона, провести анализ итогов и рассмотреть возможность расширения функционала, включая подключение новых маркетплейсов и настройку более сложной аналитики.
Результаты
- Управление остатками стало полностью автоматизированным: синхронизация между 1С, Wildberries и Ozon происходит в режиме реального времени, что полностью исключило ошибки, связанные с обнулением остатков на площадках, и устранило риск блокировок личных кабинетов. Теперь остатки корректно отражаются по всем каналам продаж — как на маркетплейсах, так и при прямых оптовых и розничных продажах.
- Учет продаж для бухгалтерии стал точным и соответствующим новым требованиям. После перехода на НДС подготовка отчета комиссионера, которая ранее занимала до четырех часов в месяц и выполнялась вручную, теперь происходит автоматически с корректным расчетом налога. Выгрузка отчета напрямую в 1С сократила время на его формирование до 20–30 минут и исключила риск ошибок при сдаче отчетности.
- Анализ и чтение отчетов по расходам и доходам в 2 раза быстрее. Благодаря встроенной аналитике в системе стало возможно оперативно оценивать маржинальность, себестоимость и эффективность продаж по разным каналам. Владелец бизнеса получил доступ к понятным дашбордам, позволяющим быстро принимать управленческие решения на основе точных данных, а не ручных расчетов.
- Рабочий процесс стал устойчивым даже при небольшом штате сотрудников — всего 4 человека. В период, когда один из сотрудников отсутствовал на протяжении 3 недель, бизнес продолжал функционировать без сбоев. Автоматизация позволила сократить трудозатраты в 1,5 раза и обеспечить бесперебойную работу при высокой сезонной нагрузке.
- Время на рутинные задачи сократилось на 3–4 часа в день. Ранее владелец вынужден был работать по 11–12 часов, особенно в пиковые месяцы. Благодаря автоматизации обработки заказов, ценообразования, печати этикеток и синхронизации данных, рабочий день сократился до стандартных 8 часов, что позволило перенаправить внимание на стратегическое развитие бизнеса.
- Все каналы продаж — маркетплейсы (FBO/FBS), оптовые и розничные клиенты — объединены в единую систему учета. Теперь все заказы автоматически поступают в 1С, формируются сборочные задания, печатаются этикетки по требованиям WB и Ozon, а статусы заказов обновляются без ручного ввода. Это позволило создать прозрачную, управляемую и масштабируемую систему, где каждый этап виден и контролируем.
Коваль Виталий Анатольевич, индивидуальный предприниматель и руководитель бренда «Аквамастер»: «Раньше приходилось работать по 11–12 часов в день. Сегодня — в штатном режиме 8 часов. Улучшилась работа с остатками: товар продается и на маркетплейсах, и оптово-розничным клиентам — раньше это было адской рутиной. С отчетами по НДС стало намного проще. После сезона планирую еще больше автоматизировать!».
О партнере по автоматизации
«1С:Первый Бит» — международный интегратор IT-решений, реализующий проекты от построения ИТ-инфраструктуры до комплексной автоматизации учета, оптимизации бизнес-процессов и полномасштабной цифровой трансформации. Компания представлена в 9 странах мира, обслуживает более 320 000 постоянных клиентов различных отраслей и масштабов и объединяет команду из более чем 9 500 специалистов.
Офис «1С:Первый Бит» в Краснодаре — региональный интегратор решений 1С. Офис обладает экспертной квалификацией, подтвержденной официальными статусами и высокими позициями в отраслевых рейтингах. Предоставляет полный спектр услуг по автоматизации и цифровизации бизнеса: от поставки ИТ-оборудования до анализа данных и трансформации бизнес-моделей. Решения, внедряемые компанией в регионе, способствуют устойчивому развитию клиентского бизнеса и повышению его конкурентоспособности.
Проект выполнила компания 1С:Первый Бит, Краснодар, Центральный офис.
