Мы интегрировали «1С:Управление торговлей с маркетплейсами» с помощью специализированного модуля «БИТ.Управление маркетплейсами». Теперь сотрудники «Аквамастер» оперативно управляют продажами через Ozon и Wildberries. Интеграция обеспечила автоматическую синхронизацию остатков, упростила ценообразование, обработку заказов и подготовку отчетности, а также позволила эффективно управлять бизнесом без постоянного личного участия владельца.
Информация о компании
ИП Коваль Виталий Анатольевич, ведущий деятельность под торговой маркой «Аквамастер», уже более 8 лет успешно работает на рынке как специализированный поставщик профессиональной химии и оборудования для бассейнов в Ставропольском крае.
Компания базируется в городе Ставрополь и зарекомендовала себя как надежный и компетентный партнер как для частных владельцев бассейнов, так и для коммерческих объектов, таких как санатории, спа-центры и фитнес-клубы.
«Аквамастер» является официальным дилером бренда Aqualeon — одного из ведущих производителей химических средств для ухода за водой, что подчеркивает высокий уровень доверия и качество предлагаемой продукции.
Основная деятельность компании сосредоточена на оптовой и розничной продаже широкого ассортимента товаров: от хлорсодержащих дезинфектантов и регуляторов pH до коагулянтов, средств от водорослей, зимних комплектов и сопутствующего оборудования — фильтров, насосов, тест-полосок и автоматических станций дозирования. В дополнение к продажам, компания оказывает консультационную поддержку, помогая клиентам подбирать оптимальные решения для очистки и поддержания баланса воды в зависимости от типа и объема бассейна, что делает «Аквамастер» не просто поставщиком, а экспертом в своей сфере.
Как работали с маркетплейсами раньше
Компания активно развивала онлайн-продажи через маркетплейсы Wildberries и Ozon, работая по схемам FBO и FBS, и одновременно вела прямые продажи — как оптовым клиентам (строительным компаниям, сантехническим магазинам, управляющим организациям), так и розничным покупателям за наличный и безналичный расчет. Эта мультиканальная модель была эффективной с точки зрения охвата рынка, но крайне сложной в учете: один и тот же товар мог быть продан в один и тот же день через маркетплейс, оптовику и розничному клиенту, при этом данные о его остатках велись в разных системах, что делало синхронизацию крайне трудоемкой и уязвимой к ошибкам.
До внедрения модуля, специально разработанного для интеграции 1С с маркетплейсами, все ключевые бизнес-процессы в компании «Аквамастер» строились на ручном управлении и значительной доле человеческого участия, что создавало высокую нагрузку на небольшую команду из четырех сотрудников и приводило к постоянному риску ошибок, особенно в пиковые периоды продаж.
Управление продажами на Ozon и Wildberries
Основной системой учета и управления выступала 1С:Управление торговлей 11.5, которая использовалась для ведения номенклатуры, складского учета, реализации и бухгалтерии. Однако связь между 1С и личными кабинетами маркетплейсов отсутствовала. Это означало, что каждая продажа, независимо от канала, требовала ручного вмешательства. После реализации товара, например, оптовому клиенту, необходимо было вручную пересчитать остатки в 1С, а затем заходить в личные кабинеты Wildberries и Ozon, чтобы внести изменения вручную. Если на одной из площадок остаток обнулялся, это могло привести к блокировке личного кабинета на 7 дней — критичной ситуации, ведущей к потере продаж, штрафам и снижению рейтинга продавца. Владелец бизнеса Виталий Коваль отмечал, что постоянные перерасчеты остатков и необходимость вручную выставлять их на всех площадках занимали огромное количество времени и сил, особенно в сезон, когда объемы продаж резко возрастали.
Управление ценами
Еще одной серьезной проблемой была неудобная и медленная работа с ценообразованием. При необходимости изменить цены на нескольких маркетплейсах — приходилось заходить в каждый личный кабинет отдельно, что занимало часы. Иногда изменения вносились с опозданием, из-за чего цены на одних площадках оставались неконкурентными, а на других — могли оказаться ниже закупочной стоимости, что приводило к продажам в убыток и снижению маржинальности. Отсутствие единой системы управления ценами мешало оперативно реагировать на изменения рынка и действия конкурентов, что особенно важно в высококонкурентной среде маркетплейсов.
Переход с УСН на режим налогообложения с применением НДС
Особую сложность представляла подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности, особенно после перехода с упрощенной системы налогообложения (УСН) на режим с применением НДС. Ранее учет был относительно простым, но с введением новых требований к отражению доходов от маркетплейсов, особенно в части отчета комиссионера, процесс стал значительно сложнее. Этот отчет, необходимый для правильного учета НДС и формирования финансовой отчетности, приходилось собирать вручную: данные выгружались из личных кабинетов, сверялись с данными из 1С, корректировались и переносились в учетную систему. На всю эту процедуру уходило до четырех часов в месяц, а риск ошибки оставался высоким, что могло повлечь претензии со стороны налоговых органов.
Обработка заказов
Процессы обработки заказов требовали больше времени. Заказы с разных маркетплейсов приходили в разные системы, каждый из которых имел свою иерархию статусов. Сотрудникам приходилось вручную отслеживать статус каждого заказа, обновлять его в личных кабинетах, создавать накладные и организовывать отправку. Печать этикеток для маркировки товаров выполнялась отдельно, без единой системы, что увеличивало риск отправки не того товара, приводило к возвратам, дополнительным логистическим расходам и негативным отзывам клиентов.
Все это создавало чрезмерную нагрузку на руководителя. В пиковые месяцы рабочий день регулярно превышал 11–12 часов, так как большая часть времени уходила на рутину: сверку остатков, ввод цен, формирование отчетов, контроль статусов заказов. При этом в штате было всего четыре человека, и любое отсутствие сотрудника — даже на три недели — становилось серьезным испытанием для бизнеса. Автоматизации не было: все процессы строились на ручных действиях, Excel-таблицах и постоянном контроле со стороны владельца. Любое изменение в API маркетплейса или в требованиях к оформлению заказов могло нарушить привычный ход работы и потребовать срочных исправлений.
Решение
В таких условиях стало очевидно, что дальнейшее развитие бизнеса невозможно без перехода к полной автоматизации. Необходима была система, которая бы интегрировала 1С с маркетплейсами, обеспечивала автоматическую синхронизацию остатков, упрощала ценообразование, обработку заказов и подготовку отчетности, а также позволяла бы эффективно управлять бизнесом без постоянного личного участия владельца. Именно эти вызовы и стали основной причиной для выбора решения «БИТ.Управление маркетплейсами», которое обещало не только устранить рутину, но и кардинально повысить точность, стабильность и масштабируемость бизнеса.
Цели проекта
- Снизить количество ошибок в остатках на складе на 90%.
- Обеспечить корректный учет продаж для бухгалтерии в связи с переходом с упрощенной системы налогообложения на режим с применением НДС.
- Уменьшить время на анализ и чтение отчетов на 50% для точного подсчета расходов и доходов
- Повысить производительность сотрудников на 30% при том же количестве персонала.
- Сократить время на выполнение рутинных задач в 2 раза.
- Настроить единую систему учета для всех каналов продаж
Описание проекта
Для решения накопившихся операционных проблем и автоматизации ключевых бизнес-процессов компания «Аквамастер» обратилась в центральный офис компании «Первый Бит» города Краснодар.
Специалисты «Первого Бита» провели детальный анализ текущих процессов в компании, изучили структуру продаж, учетную политику и ключевые боли клиента. В качестве решения было предложено внедрение продукта собственной разработки — модуль специально созданный для автоматизации учетной системы с маркетплейсами. Решение было выбрано не случайно: оно не только имеет прямую интеграцию с 1С, но и предлагает комплексный подход к автоматизации всех аспектов работы с маркетплейсами — от синхронизации остатков и ценообразования до обработки заказов, печати этикеток и формирования бухгалтерских отчетов. Особое внимание было уделено простоте и понятности интерфейса: для небольшой компании, где нет IT-отдела, это было критически важным фактором. Решение не требует сложной настройки, легко осваивается и не создает дополнительной нагрузки на сотрудников.
Проект был реализован в несколько четко структурированных этапов:
- Первым шагом стало ознакомление с функционалом модуля — специалисты «Первого Бита» провели консультации, предоставили руководства и помогли владельцу и ключевому сотруднику понять, как система будет работать в их бизнесе.
- На втором этапе была выполнена интеграция — все карточки товаров на Wildberries и Ozon были связаны с номенклатурой в 1С по артикулам и штрих кодам. Это позволило системе однозначно определять, какой именно товар отправляется клиенту, и исключить ошибки при сборке заказов.
- Третий этап — практическое освоение функций модуля — включал настройку синхронизации остатков, управление ценами и тестовую обработку заказов.
Особое внимание было уделено настройке отчета комиссионера.
Теперь отчет выгружается напрямую из системы в 1С, что обеспечивает точность, соответствие налоговым требованиям и экономию времени.
В процессе внедрения возникали трудности, связанные с некорректными данными в некоторых карточках на маркетплейсах и необходимостью ручной корректировки остатков на старте, но команда «Первого Бита» помогала в решении этих вопросов. Взаимодействие строилось в формате дистанционных консультаций, онлайн-поддержки и четких инструкций.
После завершения настройки было проведено тестирование на реальных заказах, в ходе которого проверялась корректность синхронизации, точность печати и правильность формирования отчетности. По итогам тестирования система была запущена в промышленную эксплуатацию.
Теперь владелец бизнеса может управлять продажами на нескольких площадках из одного окна, не тратя часы на рутину. Проект стал важным шагом на пути к цифровой зрелости компании, позволив не только решить текущие проблемы, но и заложить основу для дальнейшего роста. В планах — осенью, после завершения сезона, провести анализ итогов и рассмотреть возможность расширения функционала, включая подключение новых маркетплейсов и настройку более сложной аналитики.
Результаты
- Управление остатками стало полностью автоматизированным: синхронизация между 1С, Wildberries и Ozon происходит в режиме реального времени, что полностью исключило ошибки, связанные с обнулением остатков на площадках, и устранило риск блокировок личных кабинетов. Теперь остатки корректно отражаются по всем каналам продаж — как на маркетплейсах, так и при прямых оптовых и розничных продажах.
- Учет продаж для бухгалтерии стал точным и соответствующим новым требованиям. После перехода на НДС подготовка отчета комиссионера, которая ранее занимала до четырех часов в месяц и выполнялась вручную, теперь происходит автоматически с корректным расчетом налога. Выгрузка отчета напрямую в 1С сократила время на его формирование до 20–30 минут и исключила риск ошибок при сдаче отчетности.
- Анализ и чтение отчетов по расходам и доходам в 2 раза быстрее. Благодаря встроенной аналитике в системе стало возможно оперативно оценивать маржинальность, себестоимость и эффективность продаж по разным каналам. Владелец бизнеса получил доступ к понятным дашбордам, позволяющим быстро принимать управленческие решения на основе точных данных, а не ручных расчетов.
- Рабочий процесс стал устойчивым даже при небольшом штате сотрудников — всего 4 человека. В период, когда один из сотрудников отсутствовал на протяжении 3 недель, бизнес продолжал функционировать без сбоев. Автоматизация позволила сократить трудозатраты в 1,5 раза и обеспечить бесперебойную работу при высокой сезонной нагрузке.
- Время на рутинные задачи сократилось на 3–4 часа в день, что позволило перенаправить внимание на стратегическое развитие бизнеса.
- Все каналы продаж — маркетплейсы (FBO/FBS), оптовые и розничные клиенты — объединены в единую систему учета. Теперь все заказы автоматически поступают в 1С, формируются сборочные задания, печатаются этикетки по требованиям WB и Ozon, а статусы заказов обновляются без ручного ввода. Это позволило создать прозрачную, управляемую и масштабируемую систему, где каждый этап виден и контролируем.
Коваль Виталий Анатольевич, индивидуальный предприниматель и руководитель бренда «Аквамастер»: «Раньше приходилось работать по 11–12 часов в день. Сегодня — в штатном режиме 8 часов. Улучшилась работа с остатками: товар продается и на маркетплейсах, и оптово-розничным клиентам — раньше это было адской рутиной. С отчетами по НДС стало намного проще. После сезона планирую еще больше автоматизировать!».
О партнере по автоматизации
«1С:Первый Бит» — международный интегратор IT-решений, реализующий проекты от построения ИТ-инфраструктуры до комплексной автоматизации учета, оптимизации бизнес-процессов и полномасштабной цифровой трансформации. Компания представлена в 9 странах мира, обслуживает более 320 000 постоянных клиентов различных отраслей и масштабов и объединяет команду из более чем 9 500 специалистов.
Офис «1С:Первый Бит» в Краснодаре — региональный интегратор решений 1С. Офис обладает экспертной квалификацией, подтвержденной официальными статусами и высокими позициями в отраслевых рейтингах. Предоставляет полный спектр услуг по автоматизации и цифровизации бизнеса: от поставки ИТ-оборудования до анализа данных и трансформации бизнес-моделей. Решения, внедряемые компанией в регионе, способствуют устойчивому развитию клиентского бизнеса и повышению его конкурентоспособности.
Проект выполнила компания 1С:Первый Бит, Краснодар, Центральный офис.
