Пекарня из Хабаровска продолжает цифровую трансформацию, начатую с внедрением «Матрицы продаж» в 1С:УНФ. В 2025 году компания пошла дальше — автоматизировала сбор заказов с помощью нейросети и улучшила работу на всех этапах. Теперь заявки попадают в систему без ручного ввода, а производственные процессы полностью синхронизированы с реальными продажами.
О компании
Пекарня«Esco» — это команда, которая с любовью относится к своему делу и клиентам. Здесь ежедневно выпекают десятки видов хлебобулочных изделий, уделяя внимание каждому этапу — от подбора ингредиентов до доставки.
- 50+ видов продукции
- 10+ собственных точек
- 60 розничных партнеров
- Поставки по России
Партнеры знают, что «Esco» всегда вовремя привезет вкусную, мягкую и безопасную выпечку. Вся продукция проходит строгую проверку на экологичность и безопасность и соответствует требованиям стандарта «Халяль». Пекарня не использует пищевые красители, ГМО и добавки, продлевающие срок хранения.
Стремление поддерживать высокий стандарт и заботиться о партнерах стало главным мотивом для автоматизации: пекарня делает все, чтобы клиентам было удобно заказывать, получать и продавать ее продукцию.
Например, команда «Esco» готова бесплатно обменивать изделия у розничных партнеров, если они не успели продать их в нужный срок. Таким образом, команда несет ответственность за качество изделий не только в собственных точках, но и у своих клиентов. Даже несмотря на то, что такой подход накладывает особенности в ведении учета.
Предыстория: как «Матрица продаж» изменила логику бизнеса «Esco»
Ранее Жамшид Беркинов, управляющий пекарней «Esco», вместе с командой «Форус» внедрил в 1С систему учета — «Матрицу продаж». Она заменила хаотичные Excel-таблицы и позволила управлять всеми заказами, производством, себестоимостью и логистикой из одного окна. «Матрица продаж» стала центральным инструментом управления: это удобная форма внутри 1С, где в одном окне объединены контрагенты, точки продаж и ассортимент продукции. Менеджер в несколько кликов создает заказы, производственные задания, рассчитывает себестоимость изделий, считает остатки и формирует печатные документы.
Новые вызовы: когда автоматизация перестала успевать
Бизнес «Esco» продолжает развиваться: увеличивается количество партнеров и объем заказов. Для успешного развития важно было реагировать на изменение рынка и продолжать выстраивать прозрачные и быстрые бизнес-процессы.
Выросла нагрузка на менеджера: ежедневно необходимо было вручную вносить и проверять до 100 заказов
С ростом числа клиентов менеджер тратил все больше времени на прием заказов. Несмотря на то, что «Матрица продаж» помогала быстро формировать задания на производство и выполняла расчеты, вводить данные по заказам с бумаги нужно было вручную. Ежедневно сотрудник обрабатывал до 100 заказов и тратил около 2 часов на проверку, заполнение в 1С и перепроверку информации. Такой объем работы требовал высокой концентрации и нередко приводил к ошибкам.
Отсутствовал учет обменной продукции, из-за чего невозможно было рассчитать реальные затраты и остатки
В системе не учитывались обменные поставки — возвраты непроданной продукции, которые «Esco» бесплатно заменяет клиентам на свежие изделия. Такие операции оформлялись как повторные продажи, что искажало данные по выручке, остаткам и себестоимости продукции.
Росла путаница в документах и взаиморасчетах
Компания ежегодно обрабатывала до 30 000 документов, включая реализации, расходные накладные, возвраты, маршрутные листы и другие документы.
При обмене продукции сотрудники создавали документы вручную через операции возврата из текущих отгрузок. Это приводило к дублированию документов и создавало путаницу в бухгалтерском учете. Накопившиеся массивы документов требовали нового подхода — нужно было упростить структуру документооборота.
Кроме того, в быстром доступе не хватало информации о задолженностях клиентов, поэтому легко было потерять контроль: за какие поставки уже оплатили, а за какие — нет. Поиск данных усложнял работу менеджеров и кассира, увеличивая риск ошибок и финансовых потерь.
«На 2025 год я поставил перед собой цель — максимально сократить ручной труд, чтобы ускорить работу с заказами и исключить ошибки. Сейчас все переходит в цифру, так зачем делать вручную то, что система может выполнить за секунды и без ошибок. Чем меньше рутины, тем больше времени на развитие и клиентов», — делится Жамшид Беркинов, управляющий пекарней «Esco».
Жамшид подошел к новому этапу автоматизации комплексно и внедрил решения, которые изменили процесс обработки заказов и улучшили финансовый контроль.
Решение № 1: для приема заказов связать CRM, нейросеть и 1С
«Esco» полностью перестроила сбор заказов — перенесла его в CRM и внедрила нейросеть, чтобы ускорить работу менеджера. Теперь все клиенты пишут в чат, что хотят заказать, или просто фотографируют заполненный лист заказа. Помимо приема заказов нейросеть отвечает клиентам в чате и ставит задачи менеджерам, если поступает другой вопрос и нужно связаться с клиентом.
«Я давно думал, как избавиться от бумажной волокиты, но не знал, с чего начать. Однажды наткнулся на видео, где показывали, как цветочные магазины принимают заказы через CRM, и нейросеть формирует накладную в 1С. Мне стало интересно, можно ли также сделать у нас. Нашел программиста по CRM, вместе продумали логику, обратился к команде „Форуса“, и мы реализовали все в 1С под наши задачи», — рассказывает Жамшид Беркинов, управляющий пекарней «Esco».
Нейросеть распознает сообщения, по клику формирует заказ и вносит данные в таблицу, из которой далее создается единый Excel-файл. Структуру Excel-файла заранее настроили так, чтобы каждый лист шаблона соответствовал конкретному клиенту, а строки — ассортименту продукции.
В 1С настроили обмен данными так, что менеджеру нужно просто загрузить готовый файл и система все сделает сама:
- автоматически распознает клиентов по названию листов в Excel;
- отметит только те позиции, где указано количество;
- заполнит всю «Матрицу продаж» без ручного копирования.
Результат
Такое решение позволило в 4 раза повысить скорость и до 100% точность обработки заказов, а также снизить нагрузку на персонал. Теперь вместо 2 часов менеджер обрабатывает все заказы в течение 30 минут. За полчаса пекарня получает полный расчет потребности на следующий день.
Решение № 2: обычная и обменная продукция — две независимые цепочки учета
Обменная продукция — та, что возвращалась клиентами и заменялась на свежую — проходила в учете как обычная реализация, что создавало путаницу. Чтобы решить проблему, обменные заказы выделили в отдельный бизнес-процесс.
Теперь клиенты, отправляя заказ в CRM, указывают, какие изделия они хотят обменять, и это также фиксируется в загружаемом далее Excel-файле.
Затем менеджер просто загружает нужный файл, а «Матрица продаж» создает отдельный заказ на всю обменную поставку. Этот документ не участвует во взаиморасчетах, но полностью отражается в производственном и складском учете.
Система автоматически:
- учитывает выпуск теста и начинок как отдельный производственный цикл;
- формирует накладную на обмен, привязанную к основному заказу;
- фиксирует возврат в маршрутном листе водителя;
- списывает обменную продукцию на расходы.
Также специально для обменной продукции ввели новую накладную, которая входит в пакет к основному заказу и показывает объем возврата.
Результат
Управляющий видит реальную себестоимость и финансовый результат за период, склад — точные остатки, а бухгалтерия корректно списывает принятую на обмен продукцию на расходы
«Раньше мы вели учет не совсем корректно, многое приходилось делать вручную, часто путались в обменах и возвратах. Теперь все автоматически формируется в „Матрице“ как отдельный процесс. Это серьезно облегчило работу менеджерам и повысило точность данных. Достаточно внести количество обменной продукции, а все остальное рассчитается автоматически», — рассказывает Жамшид.
Как это работает на практике
Вся основная продукция проходит через стандартный производственный цикл. После выпуска изделия списываются с основного склада, документ по реализации «Расходная накладная» формируется автоматически в «Матрице продаж» еще на этапе обработки заказов. Такие документы остаются в неподтвержденном статусе до момента фактического производства. После выпуска продукции документы проводятся, и товар поступает на отгрузку.
По аналогии для обменной продукции выделена отдельная логика работы. При создании заказа выбирается тип — «Обмен». Система рассчитывает потребность в сырье, планирует отдельную цепочку документов, включая выпуск теста и начинки, как и в основном производстве. Однако готовая продукция по обмену проводится уже под другим подразделением, что позволяет корректно отражать движение в учете.
Благодаря этому при отражении факта выпуска — обменные изделия фиксируются отдельно и списываются на расходы. Такой подход позволяет накапливать затраты по обменной продукции, а затем при инвентаризации корректно списывать их в учете, не смешивая с данными по продажам.
Подробности смотрите в видеоролике. В течение 10 минут менеджер оформляет все заказы без ручного ввода информации. Процесс стал полностью автоматизированным и прозрачным, что позволяет точно учитывать затраты и исключает ошибки и двойной учет.
Видео. Как работает Матрица продаж в 1С
Решение № 3: оптимизация документооборота
Настроили автонумерацию документов для быстрого поиска
С учетом большого объема документов разработали систему уникальной нумерации, которая обеспечивает:
- связь номера расходной накладной с номером заказа;
- последовательность и прозрачность документооборота;
- быстрый поиск документов в базе 1С.
Расходная накладная теперь всегда совпадает с номером заказа — это минимизирует ошибки и ускоряет обработку документов.
Настроили сопоставление номенклатуры поставщиков для корректного учета
В производстве важно, чтобы наименования сырья и материалов полностью совпадали со спецификациями, иначе невозможно корректно рассчитать себестоимость и списание. Однако у каждого поставщика свои обозначения: например, обычный ингредиент сахар может приходить как «Сахар-песок» или «Сахар белый».
Чтобы исключить ручную перепроверку реализовали автоматическое сопоставление номенклатуры поставщиков с внутренними названиями продукции. Настроили справочники соответствий, и теперь на этапе загрузки документов система сверяет входящие наименования и заменяет «чужие» названия на внутренние.
Такое сопоставление позволяет:
- автоматически связывать разные обозначения одного и того же сырья;
- уменьшить ошибки при оформлении поступлений;
- повысить скорость и точность учета.
Благодаря этому решению остатки формируются корректно, спецификации остаются единообразными, а документооборот с поставщиками стал значительно проще и прозрачнее.
Добавили состав продукции в качественное удостоверение
Многие клиенты «Esco» заказывают продукцию без упаковки, чтобы продавать ее на своих витринах. При этом покупатели могут уточнять информацию о составе изделий. Чтобы не маркировать каждую единицу товара, состав и характеристики продукции добавили прямо в качественное удостоверение, которое теперь автоматически формируется вместе с документами на отгрузку.
В перспективе компания готовится к переходу на упаковку и систему маркировки «Честный Знак», однако уже сейчас обеспечила своих клиентов необходимой информацией о составе продукции в удобном формате.
Результат
Документооборот стал прозрачным и управляемым. Все сотрудники работают с единым, структурированным потоком информации
Решение № 4: контроль задолженности
Реализовали визуализацию задолженностей клиентов в «Матрице продаж»
Если у покупателя есть дебиторская задолженность, строка подсвечивается красным, а заказ на производство не формируется в системе без утверждения. Это помогает менеджеру сразу увидеть риски, согласовать поставку и напомнить клиенту об оплате.
Добавили информацию о взаиморасчетах в маршрутный лист
Маршрутные листы стали не просто документом для логистики, а дополнительным инструментом финансового контроля.
Теперь листы содержат расширенную информацию о каждом клиенте:
- текущие задолженности по прошлым заказам;
- отметку о наличии обменной продукции в доставке;
- цветовое выделение безналичной оплаты, чтобы сразу видеть, что расчет будет происходить без передачи наличных при отгрузке.
Раньше кассир видел только заказы текущего дня и принимал оплату лишь за них, а информацию о задолженностях нужно было искать отдельно. Теперь документ показывает, у кого из клиентов есть долги, и позволяет отработать сбор оплат за прошлые периоды прямо при доставке.
Результат
Оптимизировали процесс отгрузки и повысили контроль над взаиморасчетами, чтобы ускорить закрытие задолженностей.
«Раньше все приходилось сверять вручную, теперь задолженности видно и в системе, и в маршрутном листе. Это очень удобно, расчеты стали прозрачными, а логистика — четкой и без лишних вопросов», — поясняет Жамшид.
Как теперь устроен цикл: от заявки до готовой выпечки
Прием заказов: нейросеть собирает заказы и формирует Excel, менеджер загружает файл в 1С, «Матрица продаж» автоматически создает весь пакет документов: заявки, счета, накладные и маршрутные листы.
Расчет потребностей и запуск производства: система сама рассчитывает сырье для основного и обменного заказов. Менеджер передает заказы в производство, которое делится на два этапа: выпуск основной продукции, выпуск теста и начинки.
Учет обменной продукции: в системе ведется отдельный учет складских запасов и себестоимости, продукция участвует в производственном цикле, но не во взаиморасчетах.
Логистика и доставка: уточненные маршрутные листы включают информацию о способе оплаты, задолженности, обменным поставкам.
Контроль оплаты: 1С подсвечивает задолженности и «замораживает» передачу заказа без согласования.
В результате — быстрый и прозрачный процесс
Улучшение системы учета и автоматизация управления заказами с использованием 1С и нейросетей в пекарне — это пример успешной цифровой трансформации традиционного производства.
- Заказы обрабатываются в 4 раза быстрее. Теперь менеджеру для оформления заказов достаточно 30 минут вместо нескольких часов.
- Точность данных 100% без ручного ввода. Интеграция CRM, нейросети и 1С полностью исключила ошибки. Все заказы формируются автоматически и сразу попадают в «Матрицу продаж».
- Документы и логистика — полностью автоматизированы. В 1С ежегодно формируется до 30 000 документов, все создаются пакетно и с автонумерацией.
- Финансы — под полным контролем. Учет финансов стал прозрачным и точным. Система автоматически учитывает как основные заказы, так и обменную продукцию, рассчитывает себестоимость и фиксирует расходы.
Жамшид Беркинов с командой проделали большую работу. Но на этом пекарня не останавливается, впереди новые инициативы: автоматическая генерация контента с нейросетями для продвижения услуг, маркировка товаров и выход в крупные торговые сети.
«Нужно постоянно улучшать процессы, придумывать новое, обновлять подходы, автоматизировать. Все однообразные задачи поручать сервисам и нейросетям. В будущем мы хотим зайти в крупные сети, но для этого нам нужно укрепить фундамент и наладить все процессы — в этом нам помогают команды специалистов и возможности 1С», — делится Жамшид, управляющий пекарней «Esco».
Работы по проекту выполнены компанией «ГК Форус».
