Эффективное управление поставками товара на маркетплейсы с помощью расширения в 1С:УНФ

«Автоматизация — это будущее бизнеса, мы либо должны заняться этим,
либо потерять конкурентоспособность»

Тони Хайс

«Компания должна регулярно анализировать свои процессы и искать возможности для автоматизации, чтобы сохранять свою эффективность и конкурентоспособность»

Сундар Пичаи

О компании

Наша компания осуществляет продажу товаров торговых марок Kickparts и SnowMood на маркетплейсах: OZON, WILDBERRIES, МегаМаркет, Яндекс Маркет. Продавать товары через маркетплейсы мы начали ещё в 2020 году, начинали с нескольких товаров в небольшом количестве. Со временем ассортимент нашего товара, объемы импорта, производства, поставок на склады увеличивались.

Первый шаг к автоматизации. Внедрение типового функционала

Наши продажи на OZON и WILDBERRIES начались с размещения товаров на складах в Москве и Новосибирске. Когда у тебя несколько товаров (SKU), небольшие товарные запасы, поставки осуществляются на один/два склада — контролировать процесс легко. И с этим нам помог типовой функционал системы 1С:Управление нашей фирмой. В этой программе есть все, что нужно начинающему предпринимателю.

Первые задачи по автоматизации бизнес-процессов, которые были легко решены на 1С:УНФ:

• Контроль поступлений, текущих остатков, перемещений товара на складах;
• Контроль передачи материала и его расхода на производстве;
• Своевременное пополнение материала для производства;
• Расчет точной себестоимости импортируемого и производимого товара с учетом всех сопутствующих расходов.

Чтобы контролировать остатки товара на складах, мы создали склад для каждого маркетплейса, на которые делали перемещения товара при отгрузке.    

Перемещение товаров на склады разных маркетплейсов

Поставки на склады проводили несколько раз в месяц крупными партиями, в зависимости от отчета остатков на маркетплейсах. Мы выгружали таблички Excel и анализировали — что есть на складе, а чего уже нет. Какие-то позиции успевали полностью раскупить до прихода новой поставки. У каких-то товарных позиций оставался наоборот слишком большой товарный остаток.

Наша задача — быть конкурентноспособными

С увеличением числа продавцов на маркетплейсах стали ужесточаться правила по хранению неликвидного товара. Изменились алгоритмы поиска — нельзя допускать, чтобы твой товар полностью закончился на складе.

С ростом конкуренции, одним из главных конкурентных преимуществ стала быстрая доставка к покупателю — за 1-3 дня. Для этого требуется размещение своих товаров на разных складах по всей стране.

Чтобы обладать данным преимуществом, мы постепенно начали отправлять товар на склады в Санкт-Петербург, Казань, Екатеринбург, Краснодар, Красноярск, Хабаровск. Одновременно мы расширяли ассортимент: стало более 600 SKU, объемы стали измеряться тысячами.

Острее встали следующие проблемы:

• Как вести контроль оборачиваемости товаров и контроль остатков на всех складах маркетплейсов?
• Как осуществлять своевременные поставки на склады в каждый город в нужном количестве?
• Какое количество товара производить и заказывать на производстве?
• Какая должна быть аналитика, чтобы мы были всегда конкурентными?

Типовых возможностей 1С:УНФ нам стало не хватать. Остатки товаров на складах маркетплейсов меняются каждый день: заказы, отмены заказов, возвраты, поступления. После того как покупатель получает товар, маркетплейс присылает нам оплату и документы о продаже.

Основная причина невозможности использовать типовой функционал Склады в 1С:УНФ (разбив их по городам) — маркетплейсы присылают общий документ о продаже товара один раз или несколько раз в месяц, который содержит информацию о продажах со всех складов (без разбивки по городам). То есть мы можем оформить только общий документ о реализации в конце отчетного периода.

Шаг 1. Анализ проблем

Решение задач, о которых говорили выше, мы начали с «гугл-таблицы», которую назвали «Движение товара» и использовали в 2022 году.

Это был «динозавр». Мы пытались уместить все в одной табличке:

• остатки на складах на начало и конец недели по каждому маретплейсу;
• заказы за неделю по каждому маркетплейсу;
• товар в пути на склады;
• небольшой анализ.

Так выглядела наша таблица по движению товаров

Табличка работала! Мы могли видеть усредненную информацию за предыдущую неделю и предпринимать какие-то действия: корректировать цены, отправлять товар, который заканчивался.

Минусов было много:

• Время внесения информации: 3-4 часа на один маркетплейс. Это было нудно и долго. Занимало порядка 24-32 часов в месяц у сотрудника нашей компании.
• Данные вносились только в понедельник и были усреднены — можно было смотреть кратно неделе (или по другому периоду внесения данных). Посмотреть информацию за произвольный период было невозможно.
• Добавление каждого нового периода/города (склада) требовало написания/коррекции кода всей таблицы и добавления новых листов. Каждый новый лист делал табличку медленнее.
• В случае увеличения ассортимента — добавление новых позиций «вручную».
• Трудность с делегированием данной задачи другому сотруднику.
• Уместить в таблице ещё один маркетплейс — даже думать об этом не хотелось!

Эта табличка стала отправной точкой. Родилась задумка автоматизировать процесс — создать дополнительное расширение в 1С:УНФ.

Шаг 2. Больше преимуществ

25 апреля 2023 года у нас появился прототип системы — расширение «Маркетплейсы», которое мы успешно внедрили и ежедневно используем.

Расширение было разработано совместно с компанией «Бизнес Плюс».

Новый раздел в 1С:УНФ

Основная идея осталась как у таблички «Движение товара»: ежедневно загружаются данные по каждому складу в отдельный документ. Склады виртуальные и никак не взаимодействуют с основными складами 1С:УНФ.

Отчет «Анализ движения товаров»

Благодаря ежедневному обновлению данных мы получили возможность видеть отчет по заказам наших товаров и остатки по ним на произвольную дату, в разрезе виртуальных складов. Можем проводить анализ номенклатуры, как по отдельности, так и в группах.

На основании оборачиваемости товара, отчет предлагает необходимое количество товара к поставке на каждый склад.

Дополнительно реализованы документы для склада по сборке поставок, которые формируются на основании данных из отчета выше.    

Задание на сборку для кладовщика

После того, как поставка собрана и отправлена, она получает статус «В пути». Контроль товаров «В пути» важен при анализе общей оборачиваемости, формировании новых поставок — заданий на сборку.

Отправленные товары

Анализ оборачиваемости товара и текущих остатков позволяет просчитать точное количество товара для заказа на производстве. Это позволяет прогнозировать производство и высвобождать дополнительные мощности под другие товары.

Планирование заказа продукции на производств

Дополнительное сравнение по заказам за несколько периодов — как инструмент, позволяющий увидеть результат предпринятых действий — запуск акций/продвижения групп товаров.

Подпись под картинкой

Внесение данных в программу занимает у ответственного сотрудника 15-20 минут ежедневно. Это 5-6,5 часов в месяц — в 5 раз меньше времени по сравнению с заполнением таблички «Движение товаров».

При этом за это время мы получаем несоизмеримо больше преимуществ.

Полученные преимущества:

• Сбор данных: мы имеем доступ ко всем данным по нашим товарам в любое время
• Анализ данных по заказам и остаткам в разрезе складов каждого маркетплейса
• Отчет по оборачиваемости по каждому складу за любой промежуток времени
• Сравнительный отчет по заказам за несколько периодов
• Расчет необходимости поставки товара на каждый склад с учетом оборачиваемости
• Расчет необходимости оформления заказа на производство
• Документы по сборке и отправке товара на склады маркетплейов. Теперь можем контролировать и учитывать какие товары в пути
• Возможность делегировать задачи любому сотруднику
• Легкое масштабирование: увеличение ассортимента и выход на новые маркетплейсы, их последующая аналитика
• Легко добавить новые инструменты анализа
• Упрощение внесения данных и оптимизация рабочего времени ответственного сотрудника в 5 раз
• Оптимизация рабочего времени сотрудника, отвечающего за анализ и оформление заказа на производство
• Оптимизация рабочего времени сотрудников склада.

Краткий вывод

Автоматизация сильно повлияла на процессы в нашей компании. Мы стали более эффективны в вопросе управления поставок. Не допускаем проседания объемов товара на складах и предпринимаем своевременные решения при увеличении времени оборачиваемости товара.

Аналитика по заказам за большой промежуток времени позволяет нам выстраивать прогноз и делать долгосрочное планирование.

Новые возможности

У нашей компании есть планы по дальнейшим улучшениям и большей автоматизации:

• Подключение к API маркетплейсов: расширение будет самостоятельно в заданный промежуток времени делать выгрузку данных. Это позволит оптимизировать 5-6,5 часов в месяц на более качественный анализ, вместо добавления данных в 1С вручную.
• Добавление функционала более детального анализа зависимости заказов товара от поступления на склад, коррекции цены, запуска акций/продвижения товара.
• Автоматизация алгоритмов, контролирующих полный цикл поставок, заказов и анализа данных с минимальным участием человека.

Проект был реализован компанией «Бизнес Плюс».