Наша компания «Newton» занимается изготовлением изделий из листового металла. Наш профиль — лазерная, плазменная, гидроабразивная резка, а также гибка и мехобработка металлических изделий. Мы изготавливаем детали, запасные части, сборочные комплекты, применяемые в различных отраслях.
Линейка нашей продукции практически ни чем не ограничена. Все, что нам необходимо для изготовления изделий, это чертеж в формате *.dxf, который нам присылают заказчики. При отсутствии чертежей надлежащего формата у заказчика, мы делаем их сами, по эскизам заказчика.
Нашими клиентами являются такие компании, как «Грюнвальд», «НТМ», «ШАРП», «ГУТ ТРЕЙЛЕР» и другие, а также частные заказчики, включая небольшие разовые заказы.
Зачем требовалась автоматизация
Так как линейка продукции очень разнообразна и не является серийной, то мы хотели автоматизировать большинство процессов. Перед проектом автоматизации стояли следующие задачи:
- Внедрить позаказный учет расходов и возможность анализа рентабельности по заказам.
- Обеспечить складской учет и формирование складских остатков.
- Систематизировать номенклатуру, чтобы быстро находить нужные позиции, добавлять в документы и получать информацию по остаткам.
- Настроить быстрый поиск и вывод информации в нужном разрезе учета, избегая нагромождения аналитических инструментов в базе.
- Отказаться от ведения множества таблиц в Excel, заметок в тетрадках и на листочках.
-
Избежать внесения изменений в конфигуратор программы и внедрения множества сложных доработок.
Основные проблемы, с которыми мы столкнулись
Классическая «1С:Бухгалтерия», которая использовалась ранее, не подходила для позаказного метода учета, ее основная задача состояла в ведении регламентированного учета.
Другая важная проблема, с которой постоянно сталкивались сотрудники — неоднозначность в единицах измерения сырья и материалов.
Мы работаем с листовым металлом: берется лист металла, определенного размера и толщины, и из него на станке с ЧПУ по чертежам заказчика вырезаются детали. Предварительно для подготовки производства делается раскрой — создается схема расположения резки деталей на листе.
Поэтому для участков Склад и Производство при создании такого раскроя важно знать какое количество листов у нас есть в наличии и их габаритный размер. Но когда приобретается листовой металл, цена всегда согласовывается за тонну. Директору и отделу продаж нужно видеть, сколько и по какой цене был приобретён листовой металл — для проверки согласованной цены.
В первичных документах от поставщиков количество листового металла может быть указано как в тоннах, так и в штуках. Сотрудник, обрабатывающий первичные документы (а документооборот довольно большой) вносит всю информацию в соответствии с первичными документами. Часто возникало задвоение номенклатуры и путаница — одна и та же позиция вносилась то в штуках, то в тоннах.
К тому же, остатки металла в тоннах совершенно не информативны. Непонятно это остаток в целых листах или это его обрезки, которые нужно сдать в шихту.
Специалистам производства приходилось вести табличку в Excel, каждый день внося в нее информацию о количестве и размере оставшихся на складе листов металла. Это приводило к дополнительным затратам времени и ошибкам — забыли что-то внести или, наоборот, что-то случайно удалили, а историю посмотреть невозможно.
Бухгалтерии было сложно разобраться, как и, главное, в каком количестве списывать металл на расходы, так как в раскрой для изготовления заказа могут уходить как листы целиком, так и их неполная часть. При этом могут оставаться кондиционные обрезки, которые в дальнейшем используются для производства продукции других заказов.
Это приводило к неправильному объему списания материалов, неверному формированию складских остатков и, как следствие, к неверному формированию финансового результата.
Пути решения
В качестве программы для обеспечения управленческого учета было решено внедрить программу «1С:Управление нашей фирмой» с дальнейшей выгрузкой документов в «1С:Бухгалтерия».
К помощи сторонних компаний-разработчиков решили не прибегать, а внедрить и настроить программу самостоятельно. Рассудив, что никто, кроме непосредственных держателей бизнес-процессов, не знает всех тонкостей предприятия и его нужд.
Также важной задачей было постараться максимально использовать типовой функционал программы, с минимальным количеством внешних доработок, не прибегая к внесению изменений в конфигуратор программы.
Первый шаг
Решили начать с систематизации номенклатуры. Так как в «1С:УНФ», в отличие от других версий 1С, все настройки учета (счета учета запасов, счета учета затрат и т. п.) привязываются к номенклатуре, было важно обеспечить в справочнике номенклатуры строгий порядок.
В качестве Категорий номенклатуры был взят справочник «Вид номенклатуры» из «1С:Бухгалтерия». Это позволило значительно упростить сопоставление номенклатуры при выгрузке из «1С:УНФ» в «1С:Бухгалтерия».
Для разных категорий номенклатуры были определены строгие маски ввода. Это обеспечило визуализацию и быстрый ввод и поиск данных:
- Для категории «Сырье и материалы» маска ввода: Лист <толщина> мм <марка стали> <ширина>х<длина>.
Пример: Лист 6 мм 09Г2С 1500×3000.
- Для категории «Готовая продукция» маска ввода: Деталь <толщина> мм <марка стали> + <Характеристика>, где в качестве характеристики используется номер чертежа, по которому изготавливается деталь.
Пример: Деталь 10 мм DOMEX355 GT.CS.153.09.01.3.
«Штуки и тонны»
«1С:Управление нашей фирмой» позволяет вести номенклатуру в нескольких единицах измерения с автоматическим пересчетом из одной единицы в другую посредством коэффициентов. Это позволило решить нашу главную проблему.
Для категории «Сырье и материалы» в качестве единиц измерения хранения были выбраны «штуки», а в качестве дополнительных единиц измерения — «тонны» с указанием коэффициента пересчета.
Это позволяет для одной и той же позиции номенклатуры в любых документах, как в приходных и расходных накладных, так и в документах «выпуск продукции», использовать и те и другие единицы измерения в зависимости от потребностей.
Реквизит «Плотность металла»
Важным преимуществом функционала «1С:УНФ» является возможность добавления собственных реквизитов в карточки справочников и в любые другие документы хозяйственных операций.
Для ускорения и упрощения ввода информации о весе и коэффициенте в карточку номенклатуры листового металла был добавлен собственный реквизит «плотность металла», так как у разных видов стали плотность различается. Также для удобства были созданы две внешние обработки, позволяющие автоматически по формулам рассчитать вес листа металла, исходя из его габаритов и плотности, и коэффициент пересчета из штук в тонны.
Эти обработки привязаны к интерактивным кнопкам, при нажатии на которые рассчитываются и заполняются соответствующие поля в карточке:
Отчеты
Теперь, благодаря четкой систематизации номенклатуры, складские остатки и историю их движения можно увидеть, сформировав отчет «одним нажатием», а также осуществить поиск по нужным критериям:
Благодаря гибкой настройке отчетов в «1С:УНФ», остатки теперь можно вывести одновременно в обеих единицах измерения. Для этого в типовой отчет достаточно всего лишь добавить «Пользовательское поле» с формулой:
Второй шаг
Следующим шагом стало правильное отражение выпуска продукции и, одновременно, правильное отражение расхода затраченных материалов. После систематизации номенклатуры и обеспечения складского учета это стало возможным. Теперь можно списывать как лист металла целиком в штуках, так и его часть в тоннах.
Если от листа остаются обрезки, их размеры измеряются и, одновременно с документом «Выпуск продукции», делается документ «Комплектация номенклатуры» для превращения остатка листа в номенклатуру с новыми параметрами:
Здесь очень важно указать доли стоимости в табличной части документа. А так как вычислять их вручную достаточно трудоемко, для этого тоже была написана внешняя обработка, привязанная к интерактивной кнопке «Заполнение долей». Заполнение долей позволяет программе автоматически определить себестоимость образовавшихся остатков. При их использовании для других выпусков продукции, программа спишет их в затраты по этой себестоимости.
Третий шаг
Затем занялись распределением затраченного материала между позициями выпущенной продукции в документе «Производство». Типовой функционал позволяет распределить материал либо по количеству, либо по спецификации.
Нам не пододил ни тот, ни другой вариант. Первый вариант не подходил, потому что детали могут быть разного размера и веса, и расход материала на них не одинаковый. А для второго варианта у нас отсутствовали спецификации — заказы на изделия индивидуальны и в большинстве своем не повторяются. Поэтому вместо спецификаций, информация об израсходованном количестве металла берется из схем раскроя листов, подготовленных технологом для станков ЧПУ:
Для решения задачи распределения указанного количества металла между выпущенными деталями в характеристику деталей был добавлен дополнительный реквизит — «Вес детали»:
А также была написана внешняя обработка, привязанная к интерактивной кнопке, добавленной на вкладку «Распределение» документа «Производство». При нажатии на неё происходит распределение материалов между деталями пропорционально их весу:
Четвертый завершающий шаг
Формирование себестоимости и рентабельности заказа с возможностью анализа его себестоимости. Это было главной целью, ради которой затевался весь процесс автоматизации.
Как я уже говорила ранее, все настройки учета привязываются к номенклатуре. Поэтому все затраты предприятия были проанализированы и разделены на статьи. Они были внесены в управленческий план счетов «1С:УНФ» и после настройки их распределения — привязаны к номенклатуре.
В результате мы можем сформировать, как отчет по рентабельности заказов, так и отчеты по себестоимости любого заказа:
И наконец, просто находкой в типовом функционале «1С:УНФ» стал «Универсальный отчет». С его помощью можно в пользовательском режиме «сконструировать» практически любой отчет, не прибегая к помощи программистов.
Например, мы сделали сводный отчет по выпущенной продукции и использованным материалам, с возможностью отбора по заказам или другим критериям:
Или поиск номенклатурной позиции в документах, позволяющий определить, в каком заказе присутствовала заданная позиция готовой продукции:
Аналогичный отчет можно сформировать и для поиска даты отгрузки заданной позиции готовой продукции.
Также с помощью «Универсального отчета» можно строить графики:
Кроме того, хочу отметить, что благодаря правильной систематизации и настройке статей затрат, стало возможным формировать интуитивно понятные отчеты — оборотно-сальдовую ведомость, отчет о финансовых результатах, даже отчет «Анализ бизнеса», который тоже можно легко построить в пользовательском режиме, не прибегая к помощи программистов.
Очень полезной возможностью типового функционала «1С:УНФ» является ведение учета группы компаний (нескольких юридических лиц) в одной базе. Это позволяет объединить склады и справочники. Но при этом, можно выводить информацию как по каждому юридическому лицу отдельно, так и в целом по группе компаний.
Внедрение проекта автоматизации заняло у нас около 3 месяцев. При этом затраты были минимальными, потому что проект выполнялся собственными силами.
