Когда в фонде «Семья вместе» открылся первый Семейный дом, электронные таблицы казались удобным решением для заселения гостей. Но спустя 12 лет с появлением новых объектов стало ясно: для управления благотворительной сетью нужна единая IT-система. В кейсе рассказываем, как адаптация «1С:Отеля» под процессы некоммерческой организации помогла найти решение.
Фонд «Семья вместе» — это системная помощь детям с тяжелыми заболеваниями и их родителям. Фонд был открыт в России в 1995 году, а до 2022 года был известен под именем «Дом Роналда Макдоналда». За 30 лет был пройден огромный путь: более 1,2 млрд рублей направлено на благотворительные программы, в которых участвовали свыше 330 тысяч человек.
Фонд «Семья вместе» создает «Семейные дома» и «Семейные комнаты» при крупных детских больницах для родителей, чьи дети проходят длительное лечение вдали от дома. В таких пространствах дети могут жить вместе с родными во время лечения, окруженные теплом и заботой близких. Все вопросы, связанные с обеспечением пребывания родителей рядом с детьми, включая расходы на проживание, берет на себя Благотворительный фонд.
Первый «Семейный дом» фонда был открыт в Казани при Детской республиканской клинической больнице 12 лет назад. За это время более 19 тысяч родителей и детей воспользовались его гостеприимством. В доме имеется все необходимое, от бытовой инфраструктуры до мелочей: 24 комфортные спальни для каждой семьи, игровая комната, просторная кухня-столовая, прачечная и так далее.
Почему возникла необходимость в автоматизации
До начала проекта учет гостей и подготовка аналитической информации велись в электронных таблицах Excel. На начальном этапе такой подход позволял решать текущие задачи. Однако по мере развития сети семейных домов фонд столкнулся с рядом сложностей.
Каждый объект вел учет отдельно. Информация хранилась разрозненно, поэтому для получения актуальных данных сотрудникам приходилось собирать сведения из разных файлов и дополнительно сверять их между собой. Это затрудняло контроль ситуации как по отдельным семейным домам, так и по всей сети.
Серьезных затрат времени требовала и подготовка отчетности. Значительная часть данных обрабатывалась вручную, поэтому получение необходимой управленческой информации занимало продолжительное время и увеличивало нагрузку на сотрудников.
Кроме того, существующая схема работы не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития фонда. С ростом количества семейных домов и семейных комнат потребность в единой информационной системе становилась все более очевидной. Фонду требовалось решение, которое позволило бы централизованно вести учет гостей, оперативно получать аналитическую информацию и формировать единую отчетность по всем объектам.
Как была решена задача
Для создания единой информационной системы было выбрано решение «1С:Отель». Выбор был обусловлен тем, что типовой функционал системы в значительной степени соответствует задачам регистрации гостей, учета их проживания и контроля доступности мест в семейных домах. Это позволило использовать готовые механизмы решения и ограничить объем доработок.
При этом проект имел важную особенность. Стандартная функциональность «1С:Отель» ориентирована на коммерческие гостиницы, тогда как семейные дома фонда работают в рамках благотворительной программы и не предполагают оплаты проживания гостями.
Чтобы адаптировать систему под специфику деятельности фонда, были выполнены необходимые доработки. В частности:
- адаптированы формы регистрации гостей;
- доработан список документов «Размещение»;
- реализованы механизмы учета;
- учитывающие особенности проживания гостей в семейных домах фонда.
Если ранее гости Дома должны были вручную заполнять данные о себе и ребенке, то теперь сотрудник Дома вносит необходимую информацию на основании данных, полученных от больницы, и передает документы на подпись после заселения.
В случае, когда необходимо разместить в номере дополнительные спальные места (например, при воссоединении семьи на выходные), сотрудник Дома фиксирует, когда и в какой номер было передано соответствующее оборудование, оформляет заселение гостя и перед его выездом может проконтролировать возврат спальных мест в одном окне.
Система обеспечивает:
- регистрацию гостей в единой базе данных;
- контроль свободных мест для проживания;
- контроль сроков проживания гостей;
- планирование мероприятий для гостей;
- автоматизированное заполнение печатных форм;
- формирование отчетности и аналитической информации по отдельным объектам и по всей сети в целом.
Первым объектом автоматизации стал семейный дом «Дом вдали от дома» в городе Казань. В дальнейшем решение планируется распространить на другие семейные дома и семейные комнаты фонда.
Результаты проекта
Главным результатом проекта стало создание единой системы учета и управления, которая заменила разрозненные таблицы Excel и обеспечила централизованную работу с данными по всем объектам фонда.
Если раньше сведения о проживающих хранились в отдельных файлах и требовали дополнительной обработки, то теперь вся информация ведется в единой системе и доступна для анализа в необходимом разрезе.
Существенно сократилось время регистрации гостей. Ранее гости самостоятельно заполняли анкеты, внося все данные вручную. После внедрения системы основные сведения уже содержатся в базе, поэтому гостю необходимо только проверить корректность информации и поставить подпись.
Также значительно ускорилась подготовка аналитической информации. Вместо ручного сбора и сверки данных сотрудники получают необходимые сведения из единой системы. Это позволяет быстрее формировать статистику по проживающим и использовать ее для управления материальным обеспечением семейного дома.
Отдельным результатом стало появление единой сводной отчетности. Руководство фонда получило возможность оперативно получать информацию, как по конкретному объекту, так и по всей сети семейных домов.
По итогам внедрения достигнуты следующие показатели:
- трудозатраты сотрудников сокращены на 35%;
- скорость получения управленческой отчетности увеличена на 80%;
- сроки оказания услуг сокращены на 50%;
- длительность простоев оборудования снижена на 25%;
- оборачиваемость складских запасов увеличена на 25%;
- операционные и административные расходы сокращены на 20%.
Работы по проекту выполнены компанией «АКСИОМА-СОФТ».
Обсудите с исполнителем
