Автозагрузка данных от поставщика по API в «1С:Управление торговлей»

Ассортимент растет, цены меняются каждый день, а менеджеры вручную скачивают прайсы, сравнивают коллекции и забивают номенклатуру в 1С. Знакомо? Компания «Контакт М» жила именно так, пока не обратилась к нам с запросом: «Пусть цены и остатки появляются в базе сами». Мы взяли API поставщика и за месяц создали модуль, который автоматически обновляет информацию о ценах, наличии на складе и оповещает об изменениях. Как это работает, рассказываем в нашем материале.

Герой кейса, компания «Контакт М», продает керамическую плитку и керамогранит. Компания является дистрибьютором более 25 ведущих российских и зарубежных производителей. Реализует более шестисот коллекций плитки, как в розничном, так и оптовом сегментах. Продает в разных каналах: есть свой сайт с интернет-магазином, розничные точки, а также продукция представлена на маркетплейсах.

«Контакт М» работает в конфигурации «1С:Управление торговлей» редакции 11.5 в клиент-серверном варианте.

С чего начался проект

Компания обратилась к нам, 1С:Франчази «ИТ Гарант», с вопросом: «Можно ли автоматизировать загрузку цен, остатков и номенклатуры от поставщика, с которым много работаем, компанией «Арткера»?

В компании ежедневно сталкиваются с растущим ассортиментом, изменяющимися ценами и остатками. Номенклатуру товара и цены менеджеры создавали в базе вручную. Остатки поставщика «Арткера» и актуальные цены в базе компании не могли отслеживать.

Так сложилась типичная ситуация:

• ассортимент растет;
• информация по товарам в 1С компании «Контакт М» и на сайте поставщика «Арткера» различается;
• номенклатуру приходится мониторить, сравнивать по коллекциям и заводить вручную недостающие позиции

«Пусть цены и остатки появляются в нашей базе сами», — так сформулировал цель доработки имеющейся «1С:Управление торговлей» директор «Контакт М» Василий Осокин.

Такая автоматизация помогла бы достичь баланса между избытком и недостатком продукции: чтобы на складе было достаточно товара для бесперебойной работы, и при этом не создавались излишки.

Ход проекта

Наши специалисты принялись за анализ: что можно забирать, куда и как передавать в систему 1С. Мы открыли сайт поставщика и увидели, что там есть API — технический канал-посредник. Передача информации по API строится по типу «запрос-ответ».

Значит, можно автоматически выгружать в 1С следующую информацию:

• остатки;
• розничные цены;
• номенклатуру;
• коллекции номенклатуры;
• изображения.

Таким образом получились следующие этапы по автоматизации этого процесса:

1. Разработать модуль с пользовательским интерфейсом для гибкой настройки загрузки и возможности оперативного просмотра и изменения.
2. Разработать форму настроек, которая позволит изменять пользовательские данные, не прибегая к новой программной доработке и дополнительным расходам. Например, на случай, если изменятся логин, пароль или склад поставщика.

Реализация

Так наши специалисты приступили к созданию нового модуля обмена информацией с поставщиком «Арткера».

В программе создали подсистему «ArtKera»

Настроили обмен данными с системой поставщика

Настроили параметры загрузки

Предусмотрели разные сценарии загрузки данных. Например, если больше не нужно получать остатки или загружать картинки или обновлять информацию по уже имеющейся номенклатуре, пользователь может самостоятельно реализовать это в настройках модуля. Модуль будет хранить информацию о том, какие произошли изменения с заданной периодичность.

Важный элемент — оповещение пользователей. Появилась новая номенклатура? Изменились цены? Пользователь всегда будет в курсе изменений. Оповещения могут приходить на почту, отображаться в 1С и приходить в виде уведомлений на корпоративном портале Б24.

Каждый пользователь может выбирать удобный для него способ оповещения

Также предусмотрели ситуацию, когда у поставщика изменяется адрес запросов к данным. На закладках «Территория» и «Адреса» мы добавили поля, куда пользователь может внести уже обновленные данные от поставщика:

Архитектура учетной системы поставщика «Арткера» кардинально отличается от конфигурации компании «Контакт М». Главным отличием и сложностью было то, что одна и та же номенклатура может размещаться в нескольких коллекциях одновременно, в отличие от типового сценария работы с номенклатурой в «1С:Управление торговлей». Мы добавили новый справочник «Коллекции номенклатуры», который позволил пользователю иметь информацию о том, в каких коллекциях хранится та или иная номенклатура. Также этот справочник является важным элементом последующей обработки данных для корректной загрузки.

Модуль помогает отслеживать изменения статусов номенклатуры поставщика. Хранение данных осуществляется в специально созданном регистре.

С помощью такого регистра обновляется статус товара в карточке номенклатуры. Видим статус «Архив»? Значит эта позиция снята с производства.

На перспективу мы предусмотрели и загрузку признака «не выгружать на сайты». В случае, если компания решит связать базу с сайтом компании.

Еще один элемент модуля — Журнал обмена. Здесь можно отслеживать и анализировать ошибки загрузки, успешно ли прошли изменения в базе.

В результате загрузки информации происходит создание документа «Установка цен номенклатуры». Все позиции, по которым сегодня изменились розничные цены, попадают в список.

Следующие возможности помогают работать с информацией об остатках поставщика.

Торговые компании — как оптовые, так и розничные, а в особенности интернет-магазины и продавцы на маркетплейсах — постоянно расширяют ассортимент для покупателей, включая в него товары не только с собственного склада, но и доступные под заказ от поставщиков. Чтобы успешно реализовать такую модель, менеджерам по продажам необходимо в любой момент иметь под рукой актуальные сведения об остатках и ценах поставщиков. Эти же данные нужны для поддержания информации на сайте магазина в актуальном состоянии.

В ранее разработанный регистр «Остатки товаров поставщиков» добавили информацию по остаткам конкретного поставщика.

Товары поставщиков выводятся в журнале номенклатуры для удобства просмотра и подбора

Загрузка информации происходит по расписанию. Пользователю не нужно принудительно что-либо запускать. Регламентным заданием база выполнит все необходимые действия в соответствии с настройками. В результате придет только уведомление о внесенных изменениях.

Что дала автоматизация компании

• Ручной ввод номенклатуры и цен исключен. Менеджеры перестали тратить время на скачивание, сверку и перенос данных.
• Цены обновляются автоматически. Ошибки, связанные с человеческим фактором, устранены.
• Остатки поставщика подтягиваются в 1С мгновенно, что позволяет оперативно информировать клиентов о наличии товара.
• Система отслеживает изменения статусов номенклатуры и оповещает пользователей о событиях удобным пользователям способом.
• Интеграция с сайтом поставщика не требует участия программистов. Менеджер сам обновляет логин, пароль и адрес, если что-то изменилось.
• Компания смогла привлечь больше покупателей благодаря созданию раздела на своем сайте «Товары с доставкой в ближайшие 24 часа».

Проект длился один месяц, включая тестирование и запуск. Разработанный модуль на базе «1С:Управления торговлей» редакции 11.5 исключил ручной ввод, ускорил обработку изменений и обеспечил контроль за обменом на каждом этапе. Система работает без участия человека, фиксирует изменения, контролирует ошибки и дает точную картину по ассортименту, ценам и остаткам.

Работы по проекту выполнены компанией «ИТ Гарант».