Автоматизация складского учета ООО «Меленский Картофель»

О компании

Компания ООО «Меленский Картофель» занимается выращиваем, упаковкой и реализацией продовольственного картофеля, моркови, столовой свеклы с 2011 года. Производство расположено в Брянской области в селе Меленск. Объем хранения составляет 30 000 тонн, включая хранение на 6000 тонн с микроклиматом. Производственные мощности по отгрузке в день достигают 500 тонн.

При выращивании используем современную полевую технику фирм Grimme, Amazone, John Deere. На закладке и упаковке используется оборудование фирм Grimme, NEWTEC, EKKO, Gillenkirch, Upmann. Также на наших полях мы выращиваем пшеницу, кукурузу, сою.

Свою продукцию мы поставляем в основном в торговые сети, при этом продукция проходит подготовительный этап перед фасовкой, проводится калибровка, а также отбираются испорченные и поврежденные клубни. После подготовки картофель фасуется в следующие упаковки это сетка-мешок весом 5, 10, 25 кг упаковка производится на оборудовании EKKO, Gillenkirch, Upmann с применением паллетировщика Symach и сетка-бандероль весом 2,5 кг упаковка производится на оборудовании NEWTEC, EKKO.

Ситуация до автоматизации

На протяжении нескольких лет мы использовали «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Программы применялись для ведения внутренней бухгалтерии и учета реализованной продукции. Возможностей имеющейся конфигурации не хватало для контроля процесса ремонта техники, что является важным сопутствующим процессом в производственном цикле предприятия.

Требовалось организовать понятный пользователям и руководству учет, чтобы контролировать:

• Количество выданных и фактически использованных запчастей
• Количество имеющихся на складе запчастей для различной техники
• Подачу заявок на ремонт
• Статус выполнения и срок реализации заявок

Мы проанализировали различные решения, которые могли бы решить наши задачи. Приняли решение работать с программным продуктом «1С:Управление нашей фирмой». Внедрение и интеграцию с «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом» доверили специалистам «ГЭНДАЛЬФ».

Ход проекта

Автоматизацию решили проводить поэтапно. К реализации каждого последующего шага приступали после завершения предыдущего.

Производственная деятельность организации напрямую зависит от состояния ее материальных активов. Поэтому разработку начали со справочника «Имущество» и связанного с ним документа «Заказ-Наряд». Чтобы сделать их удобными для пользователей, мы сделали ряд доработок.

Этап 1. Доработка справочника «Имущество»

Расширили количество реквизитов справочника «Имущество» и связанных с ним документов. Образцом для доработки стал справочник «Основные средства» у «1С:БСХП». Теперь данные подтягиваются прямо из общей базы, что сокращает время на ввод реквизитов (если бы это было вручную). Также это позволяет снизить вероятность задвоений одинаковых данных.

Этап 2. Доработка документа «Заказ-Наряд»

Был доработан документ «Заказ-Наряд». В него добавили реквизиты «объект ремонта» и «инициатор заказа», а также сопутствующие им — «местонахождение» и «МОЛ». Были изменены принципы автоматического проставления дат «старта» и «финиша» наряда: окончания рассчитывается автоматически в зависимости от начала работ, а не после изменение состояния документа на «завершено». Так мы смогли устанавливать фиксированный срок ремонта, и отслеживать реализован ли он или нет.

Был добавлен список ответственных за исполнения работ. В последствии содержимое выводится в печатные формы для выдачи сотрудникам, не имеющим доступа к базе. Это позволило сократить количество ошибок в работе исполнителей.

Изменена структура документа для работы с внутренними заказами. Добавлены виды ремонтных работ. Так мы смогли отслеживать, какие работы были сделаны за период для каждой единицы техники.

Добавлен функционала отражения «дефектовки», чтобы сопоставить неисправность с видом проделанных работ. Это позволило детализировать каждый вид ремонта. Мы смогли увидеть, как часто и что ремонтируется у техники. Данный функционал поможет нам принимать решение при покупке новых тракторов и судить о качестве техники, деталей и поставщиков.

Создана взаимосвязь между «Расходными ордерами» с документом «Заказ-Наряд» для формирования отчетности по затраченным для ремонта ресурсам.

Этап 3. Доработка связи «Расходных ордеров»

В «Расходный ордер» были перенесены те номенклатурные позиции, которые были заполнены в разделе «Материалы». Это позволит отслеживать затраты по деталям для ремонтов.

В «Расходный ордер» на закладке «Дополнительно» также был добавлен реквизит «Ответственный» за полученные материалы для контроля расхода материалов.

Добавлен функционал, который учитывает ручное изменение количества расхода материала и переносит его в добавленную колонку «Количество факт» в документ «Заказ-Наряд». Данная доработка поможет не только подводить итоги по количеству фактически потраченного материала, но и может стать основанием для планирования расхода материалов на определенный период, основываясь на предыдущую отчетность.

Этап 4. Создание отчетов

Создан отчет по контролю за выполнением ремонтов для контроля статусов и сроков выполнения заявок.

Создан сводный отчет по результатам ремонтов, который позволяет собрать информацию по выполненным ремонтам и затратам в разрезе объектов ремонта.

По шаблонам к документу «Заказ-Наряд» были разработаны 4 внешние печатные формы: «Ремонтный лист», «Заявка на ремонт», «Дефектная ведомость», «Акт выполненных работ». Эти документы можно печатать и выдавать сотрудникам, которые не работают с базой непосредственно, но задействованы в процессе ремонта.

Этап 5. Настройка синхронизации между «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Зарплата и управление персоналом»

Типовая обработка имеет ограниченный функционал по переносу данных справочной информации. Чтобы не пришлось в дальнейшем выполнять большой объем ручных операций, решили написать доработку к типовой обработке, которая позволила:

• Отобрать и перенести только ту справочную информацию, которая касалась ремонта техники.
• Корректно перенести и записать реквизиты справочников, в числе которых «Должности» и «Основные средства». Т.к. количество обязательных полей для заполнения в «1С:УНФ» больше чем в «1С:БСХП», использование типовой обработки могло привести к созданию ошибок в справочниках при дальнейшей работе.

Этап 6. Обучение пользователей работе с программным продуктом

Для введения функционала эксплуатацию без потери рабочего времени сотрудников было решено провести обучение в два этапа:

• Обучение руководящего состава всем блокам работы с программой
• Составление подробной методической инструкции для типового функционала и доработок, где каждый причастный сотрудник найдет инструкцию к необходимому ему функционалу.

Этап 7. Опытно-промышленная эксплуатация

Перед началом работы с программой в масштабах всего предприятия было проведено тестирование функционала «1С:УНФ» с доработками. Контрольный пример включил в себя проверку корректной работы как справочника «Имущество», так и сопутствующих доработанных документов.

Результат автоматизации

• Сократилось время ручного труда сотрудников, задействованных в процессах складского учета — необходимые реквизиты и формы подтягиваются автоматически.
• Минимизировали риск переизбытка и нехватки необходимых деталей на складе.
• Увеличился уровень контроля за статусом и сроками ремонта техники. При этом, мы можем видеть, какой сотрудник был ответственным за то или иное действие.
• Получили систему из нескольких программ, где данные записываются сразу в несколько конфигураций. Это позволяет снизить вероятность задвоений информации.

Спасибо специалистам «ГЭНДАЛЬФ» за эффективную автоматизацию!