Программа: «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»
О компании
АО «Вертолетная инновационно-промышленная компания» занимается торговлей комплектующими для вертолетов, также имеет автопарк, который оказывает транспортные услуги для внешних контрагентов. В ходе реорганизации группы компаний, в которую входит АО ВИК, ей был передан автопарк, состоящий примерно из 100 единиц, среди которых имеются грузовые и легковые автомобили, автобусы, спецтехника. Клиентами компании являются различные предприятия города и страны.
Задачи проекта
В наследство с автопарком досталась устаревшая самописная программа, разработчик которой давно уже уволился и поддержкой не занимается.
Транспортные услуги — новый вид деятельности для компании, и был начат в 2019 году. Основными проблемами в новой деятельности стали:
- Как организовать учет ГСМ?
- Как организовать выдачу путевых листов и контроль их сдачи?
- Как организовать учет запчастей и спецжидкостей?
- Как организовать учет шин, в том числе сезонных?
- Как посчитать стоимость услуг за месяц?
- Как быстро получить сводные данные для анализа работы предприятия за месяц?
Компании требовалось решение, которое ответило бы на все эти вопросы, с учетом специфики работы.
Решение
Проанализировав потребности заказчика, нами было предложено решение с использованием продукта «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», редакция 2.2, которое из коробки давало ответы на большую часть поставленных вопросов.
Основные бизнес-процессы компании, которые были автоматизированы:
1) Выдача путевых листов. Данный процесс на 90% удалось покрыть типовым функционалом. Нами были доработаны печатные формы, добавлен коэффициент загрузки для расчета топлива и параметры для специфичного расчета выработки водителей со сменным графиком. Были настроены шаблоны заполнения путевых листов, что значительно ускорило ввод документов. После внедрения два сотрудника обрабатывают 100 путевых листов в течение 2 часов, ранее уходило почти в два раза больше времени.
2) Учет ГСМ. Своевременный и правильный ввод путевых листов в систему позволил организовать автоматический учет ГСМ, который ведется с учетом норм расхода топлива по сезонам и видам техники. Данный процесс был автоматизирован на 100% с использованием типового функционала. До внедрения расчет топлива для списания выполнялся по-среднему.
3) Учет запчастей и спецжидкостей. Учет запчастей был реализован вводом в работу подсистемы учета ремонтов и технического обслуживания. Данная подсистема позволила автоматически рассчитывать выработку слесарей и мастеров, планировать простой техники на ремонте и автоматизировать движение запасных частей. Также в рамках работы с этой подсистемой была решена задача по учету шин и спецжидкостей.
4) Особое внимание хочу уделить автоматическому начислению услуг. Для решения данной задачи потребовалось доработать программу, чтобы она автоматически формировала документы на основании введенных путевых листов за указанный период и формировала специальную печатную форму для предъявления клиенту. Данное решение позволило ускорить работу ответственного сотрудника в несколько раз. До внедрения программы расчет в экселе занимал несколько дней, теперь на это уходит не более 1 дня с учетом проверки полученных данных.
5) Дополнительно было разработано три специальных отчета, которые позволяют анализировать расход топлива по транспортным средствам, оказанные услуги по транспортным средствам и оказанные услуги по транспортным средствам, подразделениям и заказчикам.
6) В дальнейшем, уже после запуска системы в работу, было принято решение интегрировать ее с системой мониторинга транспорта Локарус. Данная интеграция не была реализована в решении из коробки. Нами была выполнена доработка системы, которая позволила быстро загружать данные в программу, напрямую из базы данных сервера Локарус через Интернет с использованием API Локаруса. В результате появилась возможность план-фактного анализа расхода ГСМ, заправок и данных о пробеге.
7) Дополнительно реализован функционал для автоматического расчета начислений в разрезе договоров, в которых указываются разный перечень услуги и тарифов и транспортных средств.
Первая подсистема была внедрена через 4 месяца после старта, по истечении 6 месяцев был реализован весь описанный выше функционал и введен в промышленную эксплуатацию.
Совокупная стоимость внедрения составила 340 000 рублей (включена стоимость ИТС)
Результаты проекта
В результате внедрения системы компания получила современный и удобный инструмент, который значительно упростил работу и позволил получать достоверные данные за короткий срок. Информационная система позволила автоматизировать учет ГСМ, запасных частей, начисление услуг, расчет выработки сотрудников для дальнейшей выгрузки в ЗУП и анализ работы предприятия. В частности экономист, теперь тратит 2-3 дня на подготовку документов клиентам и отчетов для руководства, в то время как до внедрения на это уходила почти неделя. Быстрая подготовка документов для клиентов позволила раньше получать оплату за оказанные услуги.
Также вдвое возросла скорость ввода путевых листов и значительно сократились ошибки ввода после настроек шаблонов ввода документов. На текущий момент система находится на сопровождении и периодически донастраивается под изменившиеся потребности.
Работы по проекту выполнила компания «Ютел».
