1С:Предприятие 8
Система программ

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»

1325

О компании

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»Группа компаний «Роспитание» с 2010 года обеспечивает питанием объекты социальной инфраструктуры в Кировской области, а также в соседних регионах — Нижегородской, Владимирской областях и республике Удмуртия. На сегодня — группой компаний организовано 142 точки питания, работают 52 пищеблока и 3 склада централизованного снабжения, 6 юридических лиц, осуществляющих приготовление лечебного, детского, общего питания для больниц, школ, детских садов, интернатов, исправительных учреждений и т. д. Ежедневно обеспечивается питание 19 450 человек.

Цели и задачи

История группы компаний «Роспитание» началась ещё с 2010 года, когда мы стали сотрудничать с Кировской областной клинической больницей в вопросах организации лечебного питания на принципах аутсорсинга. С лечебным учреждением нам досталась и программа, в которой вёлся учет.

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»

При организации питания, особенно в лечебных и детских учреждениях,  требуется тотальный контроль всех этапов производства, особенно, когда  компания — аутсорсер, и ведёт работу с государственными учреждениями.  Одними из главных вопросов организация такого питания по сей день остаются качество и вкус приготовленных блюд, строгое соблюдение всех рекомендаций врачей и диетических «столов». Требуется контролировать все этапы производства — от закупки продуктов  питания, отгрузки, доставки их в пищеблоки, до получения готовых блюд  пациентами, школьниками или малышами.

Ранее в компании для каждого пищеблока и каждого заказчика была своя информационная система (142 системы), данные заносились в электронные таблицы и дополнялись ручными записями в книгах учёта. Передача данных в централизованную бухгалтерскую систему осуществлялась в ручном режиме. Деятельность всех этапов производства была не синхронизирована. ⠀

Учитывая рост производственных объемов ГК «Роспитание» поставили перед собой задачу выстроить систему управления, гарантирующую качественное и своевременное обеспечение питание потребителей. После проведенного обследования процессов в декабре 2019 года были выявлены ограничения системы:

  • локальные отклонения в технологических картах приготовления блюд;
  • перерасход продуктов;
  • разная себестоимость производства блюд на точках приготовления питания;
  • отсутствие оперативной информации о расходе и остатках продуктов на точках приготовления питания;
  • отсутствие инструментов для консолидированного анализа и отчетности;
  • нарушения при проверках на точках питания;
  • на стратегической сессии было принято решение о внедрении информационной системы для совместной работы сотрудников складов, пищеблоков и точек питания.

Были определены цели проекта:

  • сокращение времени получения достоверной информации об остатках на складах и об отгрузке в производство до 1 часа;
  • сократить объемы складских запасов на 10%;
  • обеспечить вариативность себестоимости блюд не более 15%;
  • организовать контроль за временем доставки блюд до конечных заказчиков.

Партнером для внедрения выбрали ООО «ИТ-Открытие». Партнером был проведен анализ различных информационных систем, разработанных для организации питания. Ни одна из анализируемых информационных систем полностью не устраивала потребности бизнеса. К примеру, многие информационные системы имели ограничения по многофирменности (организации питания от нескольких юридических лиц), не учитывали утвержденных региональных стандартов питания, разграничение доступа по ролям, объектам.

Совместно было принято решение о доработке решения «1С:Медицина. Диетическое питание» на платформе 1С, обеспечивающей гибкость моделирования и скорость внедрения изменений.

Ход проекта

С марта 2020 года началась автоматизация. В проекте учувствовали все подразделения. Для контроля за ходом внедрения и отслеживания достижения результатов была разработана карта основного бизнес-процесса с фиксацией достигаемых результатов:

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»

К разработке программного решения приступили в марте 2020 года. Разработка пилотного решения заняла 6 месяцев, большую часть времени заняла разработка отчетности для государственных Заказчиков. Еще 6 месяцев потребовалось на подключение к централизованной системе территориально удаленных точек питания. Каждый подключаемый объект озвучивал свои предложения к системе, поэтому значительная часть времени уходила на анализ предложений, нормализацию данных, обсуждение и реализацию изменений информационной системы. Дополнительно к базовому функционалу были разработаны модули:

  • модуль разработки (планирования) меню и блюд;
  • модуль заказа питания;
  • модуль складского учета продуктов;
  • модуль производственной отчётности;
  • модуль ведения журналов СанПиН;
  • модуль обмена с бухгалтерской системой;
  • модуль отгрузки и получения продукции по QR-коду.

Подробнее о функциях каждого модуля:

Разработка меню

Прорабатывалось единое меню для разных видов социальных учреждений. Создавалась единая база для всех пищеблоков и заказчиков. Требовался механизм быстрой разработки или коррекции меню с учетом заложенной в контракте цены и калорийности. А также механизм копирования меню, либо его частей. Данный механизм был реализован в виде двух АРМ.

АРМ «Калькулятор планирования меню» позволяет разрабатывать/редактировать меню налету, показывая, как при изменении блюда или выхода меняются следующие показатели:

  • Стоимость блюда
  • Стоимость диеты на 1 человека за день/за период меню
  • Стоимость меню на 1 человека за день/за период меню
  • БЖУК блюда
  • БЖУК диеты на 1 человека/за период меню
  • БЖУК меню на 1 человека за день/за период меню
  • Нормы БЖУК диеты на 1 человека/за период меню
  • БЖУК меню на 1 человека за день/за период меню

Разработанное меню можно распечатать или сохранить.

АРМ «Помощник создания» позволяет в любом виде копировать и переносить меню на другого заказчика, диету, календарь, день.

Учет количества питающихся

  • Удобное рабочее место оператора для занесения численности питающихся по отделениям и диетам заказчика
  • Автоматическое формирование калькуляций
  • Списание продуктов по калькуляциям
  • Массовая печать марок на каждое блюдо с разделением по приемам пищи и отделениям Заказчика
  • Выходные формы для передачи на пищеблок и заказчику:
    • Сводная раздаточная хлебная ведомость
    • Сводное меню количество порций
    • Сводный бракеражный журнал
    • Сводная раздаточная ведомость поварам
    • Сводная раздаточная ведомость для буфетчиц
    • Меню-раскладка

АРМ оператора:

  • Имеет гибкие настройки
  • Сохраняет численность с предыдущего дня
  • Позволяет произвести замену дня

Отгрузка и получение продукции по QR-коду

Марки для блюд содержат QR-код для быстрого подсчета и контроля всей продукции, которую требуется отгрузить.

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»  Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»

Модуль заказа продуктов

Была автоматизирована ежедневная отгрузка со склада на пищеблоки продуктов по заказам. Заказы для центрального склада формируются автоматически на основании калькуляций. Далее склад на основании заказов с помощью АРМ формирует перемещения на склады пищеблоков и отгружает продукты. Поскольку все работают в единой базе, никаких первичных документов на поступление с основного склада пищеблокам заносить не нужно, в базе все уже есть.

Модуль ведения журналов СанПиН

Вопрос с контролем ведения документов пищеблока и мероприятий производственного контроля в соответствии с СанПиН решили путем перевода документооборота пищеблоков с бумажного в электронный вид. Реализовано ведение следующих журналов пищеблоков в электронном виде с возможностью печати:

  • Гигиенический журнал (журнал ежедневного осмотра работников)
  • Журнал учета температурного режима холодильного оборудования
  • Журнал учета температуры и влажности в складских помещениях
  • Журнал проведения генеральных уборок
  • Журнал использования дезинфицирующих средств
  • Бракеражный журнал
  • Журнал учета поступивших продуктов
  • Чек-лист пищеблока

Управление процессами питания и сокращение складских запасов на 17% в компании «Роспитание»Реализована возможность контроля меню по постановлению норм питания той области, в которой осуществляется деятельность. То есть возможность контролировать факт и норму по продуктовым группам меню каждого заказчика за любой период, по любому рациону или в совокупности.  А также возможность контролировать факт и норму меню по белкам, жирам углеводам и общей калорийности.

Новая система позволила выгружать данных оперативного учета в бухгалтерскую программу.

Результаты проекта

В результате внедрения мы достигли поставленных целей, система позволила нам централизованно управлять процессами приготовления питания, контролировать сроки и качество доставки блюд в государственные бюджетные учреждения (больницы, школы, детские сады) и обеспечить согласованную стоимость питания на весь срок действия контракта.

Система позволила нам повысить точность планирования поставок продуктов питания (увеличили частоту, уменьшили объемы), что позволило сократить порчу продуктов и минимизировать складские запасы. Сокращение объема складских запасов продуктов составило 17%.


Автор:

Михаил Широкожухов