О компании
Группа компаний «Роспитание» с 2010 года обеспечивает питанием объекты социальной инфраструктуры в Кировской области, а также в соседних регионах — Нижегородской, Владимирской областях и республике Удмуртия. На сегодня — группой компаний организовано 142 точки питания, работают 52 пищеблока и 3 склада централизованного снабжения, 6 юридических лиц, осуществляющих приготовление лечебного, детского, общего питания для больниц, школ, детских садов, интернатов, исправительных учреждений и т. д. Ежедневно обеспечивается питание 19 450 человек.
Цели и задачи
История группы компаний «Роспитание» началась ещё с 2010 года, когда мы стали сотрудничать с Кировской областной клинической больницей в вопросах организации лечебного питания на принципах аутсорсинга. С лечебным учреждением нам досталась и программа, в которой вёлся учет.
При организации питания, особенно в лечебных и детских учреждениях, требуется тотальный контроль всех этапов производства, особенно, когда компания — аутсорсер, и ведёт работу с государственными учреждениями. Одними из главных вопросов организация такого питания по сей день остаются качество и вкус приготовленных блюд, строгое соблюдение всех рекомендаций врачей и диетических «столов». Требуется контролировать все этапы производства — от закупки продуктов питания, отгрузки, доставки их в пищеблоки, до получения готовых блюд пациентами, школьниками или малышами.
Ранее в компании для каждого пищеблока и каждого заказчика была своя информационная система (142 системы), данные заносились в электронные таблицы и дополнялись ручными записями в книгах учёта. Передача данных в централизованную бухгалтерскую систему осуществлялась в ручном режиме. Деятельность всех этапов производства была не синхронизирована. ⠀
Учитывая рост производственных объемов ГК «Роспитание» поставили перед собой задачу выстроить систему управления, гарантирующую качественное и своевременное обеспечение питание потребителей. После проведенного обследования процессов в декабре 2019 года были выявлены ограничения системы:
- локальные отклонения в технологических картах приготовления блюд;
- перерасход продуктов;
- разная себестоимость производства блюд на точках приготовления питания;
- отсутствие оперативной информации о расходе и остатках продуктов на точках приготовления питания;
- отсутствие инструментов для консолидированного анализа и отчетности;
- нарушения при проверках на точках питания;
- на стратегической сессии было принято решение о внедрении информационной системы для совместной работы сотрудников складов, пищеблоков и точек питания.
Были определены цели проекта:
- сокращение времени получения достоверной информации об остатках на складах и об отгрузке в производство до 1 часа;
- сократить объемы складских запасов на 10%;
- обеспечить вариативность себестоимости блюд не более 15%;
- организовать контроль за временем доставки блюд до конечных заказчиков.
Партнером для внедрения выбрали ООО «ИТ-Открытие». Партнером был проведен анализ различных информационных систем, разработанных для организации питания. Ни одна из анализируемых информационных систем полностью не устраивала потребности бизнеса. К примеру, многие информационные системы имели ограничения по многофирменности (организации питания от нескольких юридических лиц), не учитывали утвержденных региональных стандартов питания, разграничение доступа по ролям, объектам.
Совместно было принято решение о доработке решения «1С:Медицина. Диетическое питание» на платформе 1С, обеспечивающей гибкость моделирования и скорость внедрения изменений.
Ход проекта
С марта 2020 года началась автоматизация. В проекте учувствовали все подразделения. Для контроля за ходом внедрения и отслеживания достижения результатов была разработана карта основного бизнес-процесса с фиксацией достигаемых результатов:
К разработке программного решения приступили в марте 2020 года. Разработка пилотного решения заняла 6 месяцев, большую часть времени заняла разработка отчетности для государственных Заказчиков. Еще 6 месяцев потребовалось на подключение к централизованной системе территориально удаленных точек питания. Каждый подключаемый объект озвучивал свои предложения к системе, поэтому значительная часть времени уходила на анализ предложений, нормализацию данных, обсуждение и реализацию изменений информационной системы. Дополнительно к базовому функционалу были разработаны модули:
- модуль разработки (планирования) меню и блюд;
- модуль заказа питания;
- модуль складского учета продуктов;
- модуль производственной отчётности;
- модуль ведения журналов СанПиН;
- модуль обмена с бухгалтерской системой;
- модуль отгрузки и получения продукции по QR-коду.
Подробнее о функциях каждого модуля:
Разработка меню
Прорабатывалось единое меню для разных видов социальных учреждений. Создавалась единая база для всех пищеблоков и заказчиков. Требовался механизм быстрой разработки или коррекции меню с учетом заложенной в контракте цены и калорийности. А также механизм копирования меню, либо его частей. Данный механизм был реализован в виде двух АРМ.
АРМ «Калькулятор планирования меню» позволяет разрабатывать/редактировать меню налету, показывая, как при изменении блюда или выхода меняются следующие показатели:
- Стоимость блюда
- Стоимость диеты на 1 человека за день/за период меню
- Стоимость меню на 1 человека за день/за период меню
- БЖУК блюда
- БЖУК диеты на 1 человека/за период меню
- БЖУК меню на 1 человека за день/за период меню
- Нормы БЖУК диеты на 1 человека/за период меню
- БЖУК меню на 1 человека за день/за период меню
Разработанное меню можно распечатать или сохранить.
АРМ «Помощник создания» позволяет в любом виде копировать и переносить меню на другого заказчика, диету, календарь, день.
Учет количества питающихся
- Удобное рабочее место оператора для занесения численности питающихся по отделениям и диетам заказчика
- Автоматическое формирование калькуляций
- Списание продуктов по калькуляциям
- Массовая печать марок на каждое блюдо с разделением по приемам пищи и отделениям Заказчика
- Выходные формы для передачи на пищеблок и заказчику:
- Сводная раздаточная хлебная ведомость
- Сводное меню количество порций
- Сводный бракеражный журнал
- Сводная раздаточная ведомость поварам
- Сводная раздаточная ведомость для буфетчиц
- Меню-раскладка
АРМ оператора:
- Имеет гибкие настройки
- Сохраняет численность с предыдущего дня
- Позволяет произвести замену дня
Отгрузка и получение продукции по QR-коду
Марки для блюд содержат QR-код для быстрого подсчета и контроля всей продукции, которую требуется отгрузить.
Модуль заказа продуктов
Была автоматизирована ежедневная отгрузка со склада на пищеблоки продуктов по заказам. Заказы для центрального склада формируются автоматически на основании калькуляций. Далее склад на основании заказов с помощью АРМ формирует перемещения на склады пищеблоков и отгружает продукты. Поскольку все работают в единой базе, никаких первичных документов на поступление с основного склада пищеблокам заносить не нужно, в базе все уже есть.
Модуль ведения журналов СанПиН
Вопрос с контролем ведения документов пищеблока и мероприятий производственного контроля в соответствии с СанПиН решили путем перевода документооборота пищеблоков с бумажного в электронный вид. Реализовано ведение следующих журналов пищеблоков в электронном виде с возможностью печати:
- Гигиенический журнал (журнал ежедневного осмотра работников)
- Журнал учета температурного режима холодильного оборудования
- Журнал учета температуры и влажности в складских помещениях
- Журнал проведения генеральных уборок
- Журнал использования дезинфицирующих средств
- Бракеражный журнал
- Журнал учета поступивших продуктов
- Чек-лист пищеблока
Реализована возможность контроля меню по постановлению норм питания той области, в которой осуществляется деятельность. То есть возможность контролировать факт и норму по продуктовым группам меню каждого заказчика за любой период, по любому рациону или в совокупности. А также возможность контролировать факт и норму меню по белкам, жирам углеводам и общей калорийности.
Новая система позволила выгружать данных оперативного учета в бухгалтерскую программу.
Результаты проекта
В результате внедрения мы достигли поставленных целей, система позволила нам централизованно управлять процессами приготовления питания, контролировать сроки и качество доставки блюд в государственные бюджетные учреждения (больницы, школы, детские сады) и обеспечить согласованную стоимость питания на весь срок действия контракта.
Система позволила нам повысить точность планирования поставок продуктов питания (увеличили частоту, уменьшили объемы), что позволило сократить порчу продуктов и минимизировать складские запасы. Сокращение объема складских запасов продуктов составило 17%.
