Автоматизация пекарни на базе «1С:Управление нашей фирмой»

О клиенте

Пекарня «42 слоя» доставляет свежую выпечку в кафе и магазины. 

Потребности торговых точек в этой продукции постоянно меняются, многие заказчики ежедневно корректируют количество и ассортимент для доставки на следующий день.

Как было раньше 

Менеджер ежедневно обновлял таблицу Excel с торговыми точками и заказанным количеством каждого вида выпечки, итоговые цифры шли в производство. Затем в Excel делались маршрутные листы. Бухгалтер в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» заполнял и печатал расходные накладные. Часто работа затягивалась до глубокого вечера, чтобы успеть к утру подготовить документы.

Задача 

Необходимо автоматизировать сбор заказов, передачу сводного заказа в производство, доставку в торговые точки. Для решения этой задачи было решено использовать программу «1С:Управление нашей фирмой».

Проблемы и пути решения

1. Менеджеры ежедневно принимают заказы по WhatsUpp, телефону и электронной почте. Причем одни клиенты регулярно заказывают постоянный ассортимент, а другие — спонтанно, нередко корректируя уже сделанный заказ.

• Требуется кабинет клиента с историей заказов, где покупатель может самостоятельно размещать, корректировать и копировать свои заказы.
• Регулярные заказы должны автоматически продлеваться.

2. Несмотря на очевидные недостатки Excel (громоздкая таблица, невозможна одновременная работа нескольких пользователей), обойтись без неё казалось невозможным. Менеджеры поначалу не соглашались вносить данные сразу в программу. Электронная таблица была проще: пользователь не создаёт новый заказ, не выбирает номенклатуру из списка, а сразу ставит в соответствующих колонках требуемое количество. В таблице видно содержимое заказов: сколько и чего заказывали, кто не заказал и т. п.

В программе нужна другая форма заказа — в виде табеля Товар-Количество, где в колонках товары, а строки являются заказами (в них проставляют только количество). Это упростит ввод заказов и даст сопоставление заказанного по датам. Строки-заказы будет удобно копировать.

3. У заказчиков бывает по нескольку точек. При планировании доставки часто приходится заменять водителей и изменять точки маршрута.

• Нужен отдельный справочник маршрутов (водитель — точки).

Решение

Кабинет клиента

Функционал Заказа покупателя в кабинете клиента должен удовлетворять ряду дополнительных требований:

• необходимо указать дату доставки и торговую точку;
• должна рассчитаться цена доставки (для ряда торговых точек — фиксированная и указана в справочнике торговых точек, для остальных — рассчитывается в зависимости от суммы заказа);
• существует ограничение на время размещения заказа (не позднее 12 ч дня, предшествующего дню доставки).

Эти ограничения не позволяют в полной мере использовать имеющийся в 1С:УНФ функционал самозаказа (интернет-магазин, Конструктор мобильных приложений «Кабинет клиента», 1С:Клиент ЭДО + 1С:Бизнес-сеть. Торговая площадка).

Полноценный кабинет клиента для нашего случая получается лишь в самом приложении 1С:УНФ, куда покупатели попадают как внешние пользователи. 

Для подключения постоянных покупателей им создают пользователей с ограничением доступа только к своим данным и применяют специально созданную настройку форм документа Заказ покупателя и журнала заказов. 

При авторизации покупатель сразу попадает в список своих заказов.

Многим клиентам понравилось заказывать «на сайте». На самообслуживание перешло 22% нерегулярных покупателей (ноябрь 2020). Некоторые стали делать заказы на смартфоне, используя мобильный клиент.

Табель-заказ

Для ускорения ввода заказов и наглядного представления текущего состояния с заказами создан вспомогательный документ Табель-Заказ, по форме похожий на использовавшуюся ранее таблицу Excel. Он создается для каждой торговой точки и содержит 20 последних заказов. Табличная часть документа состоит из колонок с артикулами номенклатуры и строк с датами отгрузки.

Табель-Заказ вводится в 5 раз быстрее, чем типовой Заказ покупателя (по количеству нажатий).

По завершении сбора заказов со всех точек в Табель-Заказ, на его основе создаются настоящие типовые Заказы покупателя по кнопке «Перенести в заказы».

Автоматическое продление регулярных заказов

Торговой точке можно задать признак регулярных заказов. Обработка «Продлить» копирует заказы таких точек в соответствующие дни следующей недели. Автоматически продляется половина заказов (ноябрь 2020).

Собрав заказы, менеджер передаёт в цех отчет Заказы покупателей. В цеху испекут круассаны и разложат их по коробкам для доставки.    

Маршруты

Для маршрутов используется справочник Проекты, где наименование — это адрес доставки (торговая точка), код — номер точки, а группа — водитель (курьер).

Это позволяет задавать и перестраивать маршруты и указывать номер точки в документах. Например, если заменить водителя на маршруте, то он изменится во всех Заказах этого маршрута. 

Для каждого маршрута формируют и распечатывают расходные накладные.

Расчет эффективности автоматизации

В таблице приведены ежедневные трудозатраты на прием заказов и подготовку документов (за ноябрь 2020).

Экономия составила 7 ч в день.

Работа по автоматизации выполнена компанией Комплект-Наладка.