О компании
Компания ООО «АЛКАЛОИД-РУС» с 2008 года работает над достижением мечты о более здоровой жизни каждого из нас, производя фармацевтическую продукцию с высоким европейским качеством, которое соответствует строгим международным и российским стандартам. Головной офис компании существует уже 86 лет и располагается в Скопье, Республике Северная Македония.
Предпосылки к автоматизации
До автоматизации на базе 1С учет в компании «Алкалоид» велся в Access. Так как учет велся вручную, сотрудники самостоятельно отслеживали изменение форм. Конечно, это увеличивало количество ошибок, снижало скорость и качество сервиса.
Вместе с ростом компании росла и клиентская база, что усложняло учет. И в определенный момент система учета компании стала «тормозом» в развитии бизнеса. Со временем база данных расширялась, а число технических ошибок увеличивалось, так как большому количеству пользователей одновременно было сложно работать из-за возросшей нагрузки на базу. Не было возможности формировать динамические отчеты для аналитики показателей эффективности предприятия.
Для расчета зарплаты использовался другой продукт, из-за этого возникали сложности с поддержкой системы в актуальном состоянии. Не было возможности сформировать некоторые стандартные отчеты, например, анализ счета. Нужно было отслеживать все вносимые изменения и давать задания, чтобы они вносились в программу. Нестабильная синхронизация между системами увеличивала количество ручных операций и еще большую вероятность ошибок.
Когда руководство компании «Алкалоид» окончательно решило автоматизировать бизнес, начали выбирать компанию-партнера для реализации проекта. Для нашего будущего Заказчика было важно, чтобы у компании, которая возьмется за проект, уже был соответствующий опыт за плечами, а также хорошая репутация на рынке автоматизации. Вот так и выбрали нашу компанию «Первый бит».
Цели и задачи
Главной целью поставили автоматизацию процессов управленческого и бухгалтерского учета, но также было важно повысить эффективность некоторых внутренних процессов:
- взаимодействие с поставщиками;
- складской учет;
- мониторинг ключевых показателей деятельности предприятия;
- процесс размещения заказов поставщикам;
- расчет заработной платы;
- ведение регламентированного учета.
Помимо основных целей, нам предстояло решить промежуточные задачи:
- свести количество ручных записей к минимуму;
- автоматизировать регламентированную бухгалтерскую отчетность;
- автоматизировать кадровый и складской учет;
- упростить и ускорить получение управленческой отчетности;
- свести затраты на поддержку системы к минимуму.
Какой программный продукт сможет не только выполнять старые задачи, но и поможет решить новые запросы клиента? Мы провели несколько встреч с клиентом, чтобы ответить на этот вопрос. В итоге решили внедрить программу «1С:Комплексная автоматизация» для обновления текущей учетной системы.
Как проходил проект
Как мы уже говорили, компания клиента имеет иностранное происхождение и относится к фармацевтической отрасли, которая в России сильно зарегулирована. Поэтому проект имел свои уникальные требования:
- Отчетные формы должны реализовываться на иностранном языке;
- Максимальная детализация учёта с расчётом себестоимости в разрезе серий;
- Хранение дополнительных данных о лекарственных препаратах, сроках годности;
- Большое количество отраслевых печатных и отчётных форм;
- Обеспечить максимально прозрачный процесс движения лекарственных препаратов с возможностью холдирования для сертификации;
- Учёт и работа с жизненно необходимыми и важнейшими лекарственными препаратами (ЖНВЛП) и лекарственными препаратами, подлежащими контролю.
Кроме того, начало проекта совпало с запуском маркировки в фармацевтической отрасли. Отлаженность бизнес-процессов компании до начала проекта (as is), максимально детальное проектирование изменений процессов (to be) для реализации требований маркировки, а также высокий уровень компетенций ключевых пользователей позволили выполнить проект без единого отклонения от проектного решения и дополнительных вложений.
В процессе маркировки участвовала сторонняя организация: 3-PL оператор, с которым был налажен оперативный обмен заявками.
В результате внедрения было автоматизировано 50 рабочих мест, создана единая информационная база, настроена синхронизация с ГИС МДЛП и системой ЭДО. Помимо этого, нам удалось решить несколько промежуточных задач:
1. Автоматизировали расчет сумм для резервов под обесценение ТМЦ с истекающими сроками годности.
2. Автоматизировали создание документов «Операция» для отражения сумм для резервов под обесценение с заполнением по примеру:
- Для хранения сумм резервов в разрезе серий добавлен новый тип субконто: справочник Серии номенклатуры и добавлен субконто Серии номенклатуры.
- Разработана обработка для сбора данных по себестоимости по номенклатуре с истекающим сроком годности из регистров оперативного контура и использования собранных данных при формировании документа Операция сумм для резервов под обесценение.
3. Автоматизировали создание документов резервов и корректировок резервов под кредит — ноты; Алгоритм расчета сумм резервов и корректировок:
- Периодичность расчета — месяц.
- Корректировка выполняется путём ввода нового документа с расчетом сумм. Более поздний документ вытесняет более ранние.
- Обеспечена возможность ввода, редактирования и хранения плана по контрагентам с периодичностью год и квартал.
- Обеспечена возможность ручного изменения бонуса за фин. дисциплину по реализации.
- Реализован вывод печатных форм.
4. Автоматизировали создание документов списания дебиторской задолженности.
5. Разработали отчет, аналогичный отчету Реализация за период без резерва, содержащий только тендерные продажи.
6. Разработали отчет, аналогичный отчету Реализация за период без резерва, отражающий отдельно коммерческие и отдельно тендерные продажи.
Результаты проекта автоматизации
Благодаря совместным усилиям, мы смогли достичь нужного нам результата по внедрению «1С: Комплексная автоматизация 8»:
- Сократили количество ручных операций в регламентированном и управленческом отчете более чем в 2 раза;
- Ускорили работу с заказами клиентов, регламентированные работы с браком и возвратом;
- Разделили функциональные обязанности по ролям и разграничили права доступа в соответствие с этим;
- Минимизировали ошибки благодаря упрощению расчета зарплаты;
- Сократили затраты на поддержку системы.
Вот какие проблемы и задачи нам удалось решить в ходе внедрения программы:
- Осуществили миграцию исторических данных с необходимой детализацией в новую информационную систему из различных источников;
- Оказали помощь и методическую поддержку в части ручной корректировки перенесенной информации из старой системы;
- Разработали и настроили порядка 30 отчётов и отчётных форм: по остаткам на буферном складе, по реализации с резервом, по перемещению с буферного склада на аптечный склад, сформировали заявки на уничтожение, журнал учета операций, реестр документов, отражение заказов клиентов, оформление инвойса
и т. д. ; - Согласно внутренним регламентам компании, доработали печатные формы в соответствии с требованиями поставщиков, клиентов, складского оператора, банков, так же счета клиентам и УПД;
- Автоматизировали создание документов сторнирования резервов под кредит-ноты;
- Автоматизировали расчет сумм для резервов под обесценение ТМЦ с истекающими сроками годности;
- Автоматизировали создание документов «Операция» для отражения сумм для резервов под обесценение с заполнением;
- Провели обучение пользователей работе с функционалом внедряемой системы, а также настроили нужные отчеты по зонам ответственности.
По словам главного бухгалтера Звягиной Натальи: «Мы довольны программным продуктом 1С:Комплексная автоматизация. Его использование заметно облегчило работу, сократило временные и финансовые затраты. Теперь мы получаем регламентированную отчётность в 2 раза быстрее».
Экономический эффект от внедрения «1С:Комплексная автоматизация» в компании ООО «АЛКАЛОИД-РУС».
Работы по проекту выполнила компания «1С:Первый Бит».
