«Характеристики» помогли уменьшить справочник «Номенклатура», минимизировать ошибки менеджеров и ускорить заключение сделки
Суперэффект от автоматизации:
- ошибки продавцов при создании номенклатуры\заказа с уникальными параметрами сведены к нулю
- полное соответствие наименования номенклатуры требованию поставщика
- формирование заказа поставщику по всем торговым точкам занимает считанные минуты и не требует перепроверки
О компании
С 2016 года ИП
Большой модельный ряд в различном цветовом и тканевом исполнении удовлетворит потребность и вкус любого покупателя. Для удобства покупателей по республике Марий Эл открыто 7 магазинов с приветливыми и компетентными менеджерами, которые всегда помогут клиенту подобрать нужный ему товар.
Толчок для старта проекта
Компания на рынке давно, и использовать систему с организацией справочника «Номенклатура» с одним видом «Товар» стало очень трудоемко. Справочник «Номенклатура» был огромен и забит выведенными из продажи позициями (неиспользуемой номенклатурой). Найти нужные позиции часто не представлялось возможным — менеджеру по продажам проще было создать новую карточку номенклатуры. С самого начала деятельности появилась пересортица товаров, которую не могли исправить.
Инструкции от Поставщика по созданию наименования товаров, в зависимости от комплектации, большие и сложные в восприятии любому человеку.
Вариативность каждой модели товара в зависимости от наполнения «стремилась к бесконечности» — отсюда раздутый справочник «Номенклатура». Например, модель дивана «Мистер Х» имеет следующие разновидности характеристик и зависит от многих параметров:
- версия модели — v.01 \ v.02 \ v.03;
- жесткость — Soft \ Medium \ Hard;
- ширина спального места — 80 \ 90 \ 100 \ 110 \ 120 \ 140 \ 160 \ 180;
- наличие бельевого короба — есть \ нет;
- ткань сидушки — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
- ткань спинки — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
- ткань подлокотника — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
- наличие канапе — есть \ нет, Левый \ Правый, количество, ткань и цвет;
- наличие пуфа — есть \ нет, количество, ткань и цвет;
- прочие аксессуары с их параметрами — еще около 8.
Часть параметров должна быть ограничена в выборе для различных моделей — например, у Дивана «Мистер Х» все мягкие элементы выполняются только в жесткости «Hard» и только в определенных тканях и цветах, а часть тканей выведено из коллекции.
Менеджеру по закупкам на основании заведенных продавцами позиций номенклатуры требовалось проверять правильность созданного наименования. Далее вручную собирать все «Заказы покупателей» в Excel. Потом отправлять по электронной почте Поставщику (получалось это делать раз в две недели). Таким образом до покупателя заказ приходил минимум через месяц.
Менеджер по продажам не мог оперативно ответить клиенту о статусе заказа (отправлен поставщику \ отправлен поставщиком \ прибыл на склад распределения).
Продолжать работать в такой базе не было смысла, так как получить прозрачную картину деятельности по компании было нельзя. Кроме того, проанализировать выручку и другие показатели не было возможности.
Как были решены поставленные задачи
После опроса всех ключевых сотрудников клиента и анализа многостраничных Excel-файлов и инструкций по работе с продукцией «Компании Аскона» были выявлены первоочередные пожелания к учетной системе.
В качестве учетной системы была выбрана типовая конфигурация «1С:Управление нашей фирмой 8» и настроена без вмешательства программистов:
1. Создана чистая база «1С:УНФ 8».
2. Все товары были разбиты на категории товаров, объединенные по схожим свойствам.
3. Номенклатура заведена помодельно, благодаря чему в тысячи раз уменьшился номенклатурный справочник.
4. Для каждой категории товара описаны свойства, обязательность их заполнения в зависимости от модели и ранее выбранных свойств.
5. Все разнообразие изделий (не только диванов) реализовано в зависимости от комплектаций/аксессуаров/тканей/жесткости внутри каждой модели с использованием механизма «Характеристики» с формированием наименования характеристики по инструкциям «Компании Аскона».
6. Настроены права менеджерам — сейчас они не могут создавать новую номенклатуру. Они выбирают с помощью удобных фильтров модель товара и создают или выбирают характеристику по обязательным параметрам товара. Для менеджера «Заказ покупателя» выглядит следующим образом.
Результаты проекта
- Менеджеры по продажам не изучают и не используют в работе сложные инструкции «Компании «Аскона» по правилам формирования наименований уникальных товаров — система это делает автоматически.
- «Вход в профессию» у нового менеджера по продажам сведен к инструктажу по работе в своем рабочем месте в «1С:УНФ», который проводится в течении 1−2 часов.
- Договор с покупателем формируется из программы с расшифровкой «шифра» наименования товара.
- Менеджер по закупкам не контролирует правильность наименований товаров, в этом нет необходимости и это высвобождает много времени.
- Менеджер по закупкам ежедневно в начале рабочего дня отправляет «Заказ поставщику», что занимает у него не более минуты.
- Благодаря ежедневным «Заказам поставщикам» срок выполнения заявки клиента сократился вдвое.
- В системе настроен чат-бот «Ассистент Даша», помогающий в работе менеджерам. «Даша» присылает автоматические уведомления о поступлении оплаты от покупателя, поступлении товаров по заказу на склад распределения, для покупателей — о движении по заказу и его готовности.
- Внедрена встроенная подсистема CRM. В освободившееся время менеджеры занимаются активными продажами.
- Руководитель видит все нужные ему отчеты по продажам, рентабельности, ликвидности и другим показателям.·
Работы по проекту выполнила компания «1С-Рарус Йошкар-Ола».
