Как облегчить работу менеджерам и как повысить лояльность клиентов к розничной сети «Аскона» при помощи «1С:УНФ»

«Характеристики» помогли уменьшить справочник «Номенклатура», минимизировать ошибки менеджеров и ускорить заключение сделки

Суперэффект от автоматизации:

• ошибки продавцов при создании номенклатуры\заказа с уникальными параметрами сведены к нулю
• полное соответствие наименования номенклатуры требованию поставщика
• формирование заказа поставщику по всем торговым точкам занимает считанные минуты и не требует перепроверки

О компании

С 2016 года ИП Кальсина Е. К. занимается розничной продажей и продажей «под заказ» продукции «Компании «Аскона».

Большой модельный ряд в различном цветовом и тканевом исполнении удовлетворит потребность и вкус любого покупателя. Для удобства покупателей по республике Марий Эл открыто 7 магазинов с приветливыми и компетентными менеджерами, которые всегда помогут клиенту подобрать нужный ему товар.

Толчок для старта проекта

Компания на рынке давно, и использовать систему с организацией справочника «Номенклатура» с одним видом «Товар» стало очень трудоемко. Справочник «Номенклатура» был огромен и забит выведенными из продажи позициями (неиспользуемой номенклатурой). Найти нужные позиции часто не представлялось возможным — менеджеру по продажам проще было создать новую карточку номенклатуры. С самого начала деятельности появилась пересортица товаров, которую не могли исправить.

Инструкции от Поставщика по созданию наименования товаров, в зависимости от комплектации, большие и сложные в восприятии любому человеку.

Вариативность каждой модели товара в зависимости от наполнения «стремилась к бесконечности» — отсюда раздутый справочник «Номенклатура». Например, модель дивана «Мистер Х» имеет следующие разновидности характеристик и зависит от многих параметров:

• версия модели — v.01 \ v.02 \ v.03;
• жесткость — Soft \ Medium \ Hard;
• ширина спального места — 80 \ 90 \ 100 \ 110 \ 120 \ 140 \ 160 \ 180;
• наличие бельевого короба — есть \ нет;
• ткань сидушки — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
• ткань спинки — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
• ткань подлокотника — более 100 производителей и 1000 цветов каждой модели ткани;
• наличие канапе — есть \ нет, Левый \ Правый, количество, ткань и цвет;
• наличие пуфа — есть \ нет, количество, ткань и цвет;
• прочие аксессуары с их параметрами — еще около 8.

Часть параметров должна быть ограничена в выборе для различных моделей — например, у Дивана «Мистер Х» все мягкие элементы выполняются только в жесткости «Hard» и только в определенных тканях и цветах, а часть тканей выведено из коллекции.

Порядок формирования наименования номенклатуры для Заказа

Менеджеру по закупкам на основании заведенных продавцами позиций номенклатуры требовалось проверять правильность созданного наименования. Далее вручную собирать все «Заказы покупателей» в Excel. Потом отправлять по электронной почте Поставщику (получалось это делать раз в две недели). Таким образом до покупателя заказ приходил минимум через месяц.

Менеджер по продажам не мог оперативно ответить клиенту о статусе заказа (отправлен поставщику \ отправлен поставщиком \ прибыл на склад распределения).

Продолжать работать в такой базе не было смысла, так как получить прозрачную картину деятельности по компании было нельзя. Кроме того, проанализировать выручку и другие показатели не было возможности.

Как были решены поставленные задачи

После опроса всех ключевых сотрудников клиента и анализа многостраничных Excel-файлов и инструкций по работе с продукцией «Компании Аскона» были выявлены первоочередные пожелания к учетной системе.

В качестве учетной системы была выбрана типовая конфигурация «1С:Управление нашей фирмой 8» и настроена без вмешательства программистов:

1. Создана чистая база «1С:УНФ 8».

2. Все товары были разбиты на категории товаров, объединенные по схожим свойствам.

3. Номенклатура заведена помодельно, благодаря чему в тысячи раз уменьшился номенклатурный справочник.

4. Для каждой категории товара описаны свойства, обязательность их заполнения в зависимости от модели и ранее выбранных свойств.

5. Все разнообразие изделий (не только диванов) реализовано в зависимости от комплектаций/аксессуаров/тканей/жесткости внутри каждой модели с использованием механизма «Характеристики» с формированием наименования характеристики по инструкциям «Компании Аскона».

6. Настроены права менеджерам — сейчас они не могут создавать новую номенклатуру. Они выбирают с помощью удобных фильтров модель товара и создают или выбирают характеристику по обязательным параметрам товара. Для менеджера «Заказ покупателя» выглядит следующим образом.

Результаты проекта

• Менеджеры по продажам не изучают и не используют в работе сложные инструкции «Компании «Аскона» по правилам формирования наименований уникальных товаров — система это делает автоматически.
• «Вход в профессию» у нового менеджера по продажам сведен к инструктажу по работе в своем рабочем месте в «1С:УНФ», который проводится в течении 1−2 часов.
• Договор с покупателем формируется из программы с расшифровкой «шифра» наименования товара.
• Менеджер по закупкам не контролирует правильность наименований товаров, в этом нет необходимости и это высвобождает много времени.
• Менеджер по закупкам ежедневно в начале рабочего дня отправляет «Заказ поставщику», что занимает у него не более минуты.
• Благодаря ежедневным «Заказам поставщикам» срок выполнения заявки клиента сократился вдвое.
• В системе настроен чат-бот «Ассистент Даша», помогающий в работе менеджерам. «Даша» присылает автоматические уведомления о поступлении оплаты от покупателя, поступлении товаров по заказу на склад распределения, для покупателей — о движении по заказу и его готовности.
• Внедрена встроенная подсистема CRM. В освободившееся время менеджеры занимаются активными продажами.
• Руководитель видит все нужные ему отчеты по продажам, рентабельности, ликвидности и другим показателям.·

Работы по проекту выполнила компания «1С-Рарус Йошкар-Ола».