Внедрение «1С:Кабинет сотрудника» у железнодорожного оператора Атлант

Описание проекта

Цели проекта

1. Обеспечить переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) с сотрудниками компании;
2. Обеспечить быстрое создание, передачу и согласование кадровых документов сотрудников;
3. Обеспечить переход с бумажных кадровых документов на электронные и использование сотрудниками электронной подписи для верификации этих документов.

Задачи проекта:

• Выполнить анализ требований для организации системы кадрового документооборота компании;
• Сформировать каждому сотруднику личный кабинет (ЛК) и обеспечить авторизованный доступ к ЛК;
• Реализовать оперативное управление электронными заявками от сотрудников и отслеживание их статусов;
• Провести тестовые испытания и опытную эксплуатацию сервиса на пилотной группе сотрудников;
• Провести ознакомительную демонстрацию для сотрудников по использованию ЛК.

Ситуация до внедрения

Компания «Атлант» развивает единое информационное пространство на базе продуктов системы «1С:Предприятие 8». Для оптимизации кадрового взаимодействия с сотрудниками, экономии трудовых и материальных ресурсов, повышения эффективности кадрового документооборота компания успешно внедрила комплексное решение фирмы «1С» — «1С:Кабинет сотрудника».

До внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» формирование и учет кадровых документов компании проводился в корпоративной информационной системе на базе программных продуктов «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Но при этом сохранялась практика использования бумажных копий заявлений от сотрудников. Запросы и заявки сотрудников на получение кадровых и зарплатных документов не были формализованы в достаточной степени. Следствием этого был большой объем рутинных и ручных операций у работников кадровой службы и бухгалтерии. Электронный документооборот с сотрудниками не был реализован. Процессы и статусы исполнения заявок и запросов отслеживались в «ручном режиме».

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью данного проекта явилось то, что заказчик в течение нескольких лет уже пользовался доработанной типовой конфигурацией продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и имел достаточно устоявшиеся процессы кадрового документооборота. В процессе внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» были выполнены консультации о возможностях сервиса и этапах перехода на КЭДО. В результате обследования был составлен перечень и шаблоны документов компании, перевод которых планируется в КЭДО. Заказчику были предоставлены образцы приказов и другие нормативные документы, которые необходимо принять для перехода на КЭДО.

Перечень электронных документов, в отношении которых ведется кадровый электронный документооборот:

1. Заявления работников по кадровым вопроса:
   • заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска (его части);
   • заявление на отпуск без сохранения заработной платы;
   • заявление о переносе отпуска;
   • заявление на предоставление персонального дня;
   • заявление о дне отдыха за работу в выходной день;
   • заявление о согласии на работу в выходной день;
   • заявление о согласии на командировку в выходной (нерабочий, праздничный) день;
   • заявление об отказе ведения трудовой книжки (переход на сведения о трудовой деятельности в электронном виде);
   • заявление о смене реквизитов карты;
   • заявление об отмене отпуска в связи с больничным;
   • заявление о предоставлении трудовой книжки, справки с места работы;
   • заявление о переносе режима работы.
2. Согласия работников:
   • согласие на обработку персональных данных;
   • согласие на передачу персональных данных третьим лицам.
3. Ознакомление с документами:
   • ознакомление с графиком отпусков.
4. Приказы по кадровым вопросам:
   • приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;
   • приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
   • приказ о направлении в командировку;
   • приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день;
   • приказ о привлечении к работе в выходной (нерабочий, праздничный) день в период командировки.
5. Служебные записки по кадровым вопросам:
   • служебная записка о работе в выходной (нерабочий, праздничный) день с согласия работника;
   • служебная записка о работе в выходной день в период командировки (дне в пути).

Уникальность решаемой задачи состояла в реализации и адаптации в типовой конфигурации продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и сервисе «1С:Кабинет сотрудника» сложившихся процессов кадрового документооборота компании.

Дополнительная информация к описанию проекта

Важным результатом внедрения сервиса «1С:Кабинет сотрудника» явилось сокращение нагрузки на работников кадровой службы компании. Повысилась прозрачность взаимодействия персонала компании с кадровыми службами, удобство и оперативность движения кадровых документов в электронном виде.

Результаты проекта

Персонал компании получил удобное, надежное и формально авторизованное средство коммуникации с кадровой службой и бухгалтерией для формирования, отслеживания и получения кадровых документов. Сотрудники могут создавать, запрашивать и получать различные кадровые и зарплатные документы, такие как заявления, приказы, запросы, расчетные листки, с использованием своих мобильных устройств, буквально в несколько кликов. Сервис позволяет сотрудникам и кадровым специалистам подписывать документы в электронном виде, что делает их действительными и безопасными.

Количественные результаты:

1. Количество бумажных кадровых документов сократилось на 70%.
2. Создание и отправка кадровых документов ускорилось на 80%.
3. Время согласования кадровых заявлений сократилось в 3 раза.

Использование данного сервиса позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и в короткие сроки перейти с бумажного на электронный кадровый документооборот, а также значительно сократить трудоемкость рутинных операций для сотрудников кадровой службы компании.

Архитектура решения и масштаб проекта

Авторизованный доступ сотрудника к ЛК обеспечивается на смартфоне, планшете через интернет с использованием мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника». Также возможно использовать веб-клиент через браузер. Доступ к сервису интегрирован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Активация Л К сотрудника производится при первом подключении с использованием личного ключа активации. Со стороны сотрудников в сервисе применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи. Со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). При маршрутизации документов они согласовываются ответственными лицами и руководителем по настроенному сценарию.

• Заказчик: ООО «Атлант»

• Исполнитель: «Хэндисофт»