Работа с замечаниями к договорным документам в «1С:Документообороте»

В первой статье серии про организацию договорной работы в «1С:Документообороте» были представлены этапы договорного процесса и перечень основных документов, которые возникают на этапе заключения договора.

Особое место при заключении договора занимает процесс его согласования, который состоит из двух ключевых этапов:

• внутреннее согласование (визирование) с заинтересованными участниками каждой из сторон договора;
• внешнее согласование с соответствующими сторонами договора.

Процесс согласования — самый сложный и длительный по времени среди всех процессов, составляющих обработку документа (подписание, регистрация и др.). На этом этапе происходит оценка условий договора для каждой из сторон. Именно для процесса внутреннего согласования в «1С:Документообороте» (далее — Система) разрабатываются сложные правила обработки, включающие разные условия и зависимости (подразделение, сумма, подписант и т. д.).

Рис. 1. Правило обработки действия согласования с условием по сумме

Уникальной особенностью Системы является вариант согласования в режиме замечаний. Основные его преимущества:

• структурированный перечень замечаний/комментариев, которые можно выгрузить в табличной форме, направить согласующему и руководителям для обсуждения своей позиции (особенно это удобно, когда замечаний много);
• автоматическое создание протокола разногласий по договору, который возникает в случае несогласования проекта и обоснованного отказа инициатора принимать/исправлять данное замечание.

Рис. 2. Форма согласования в режиме замечаний

Инициатор может отклонить замечания согласующих лиц, в таком случае он обязательно должен указать причину отказа и рекомендуемую редакцию документа к соответствующей части текста.

Рис. 3. Указание принятой редакции документа для формирования протокола разногласий

Процесс внутреннего согласования может проходить несколько циклов до снятия всех разногласий по договору, но иногда позиции согласующих принципиальны, они озвучивают риски в случае заключения договора на прописанных условиях, и в таком случае нет возможности снять замечания. В зависимости от политики работы с договорами и ЛНА организации несогласованный документ может передаваться с протоколом разногласий на подпись уполномоченному лицу для принятия им самостоятельного решения о подписании. О том, как составить протокол разногласий к проекту документа, можно прочитать здесь.

Рис. 4. Печатная форма внутреннего протокола разногласий

Протокол разногласий, оформленный на этапе внутреннего согласования, доступен только одной стороне договорного процесса, передача результатов внутренней оценки документа другим сторонам договора, как правило, не осуществляется.

Рис. 5. Протокол разногласий по результатам внутреннего согласования

После внутреннего согласования или подписания на стороне инициатора договора (в соответствии с внутренними регламентами компании) документ передается на следующий этап внешнего согласования другой стороне.

Далеко не всегда удается оформить договор, содержание которого устраивает все стороны. В данном случае речь идет о ситуации, когда одна из сторон не согласна с рядом условий, которые содержатся в документе. И здесь может возникнуть самостоятельный документ — протокол разногласий, который составляется второй стороной договорного процесса (или протокол урегулирования разногласий, составляемый после протокола разногласий первой стороной — инициатором договора).

Данный документ нужно отличать от похожего документа, возникающего на этапе внутреннего согласования, о котором было сказано выше. Также в отношении отдельных видов договоров в ГК РФ (ст. 443, 445) содержится указание на обязательное составление и направление протокола разногласий вместе с подписанным договором (в случае их наличия), при этом корректировка основного договора не допускается.

Процедуры согласования разногласий по проекту договора на стадии внешнего согласования могут быть следующими:

1. Сторона А направляет стороне Б проект договора для внесения правок непосредственно в текст документа (в режиме рецензирования). При этом проект договора со стороны А не подписан. Такие правки в дальнейшем корректируются, и стороны, как правило, приходят к варианту текста договора, устраивающему всех.

Сторона Б может направлять свои замечания в виде правок к тексту документа либо в виде перечня замечаний в ответном письме.

Желательно направлять проект договора и ответ на него с сопроводительным письмом как в ту, так и в другую сторону. В письме указывается ссылка на проект договора и излагаются формулировки отдельных частей текста. Если к письму прилагается проект договора в режиме рецензирования, то в письме обязательно делается ссылка на приложение.

Письма подписываются уполномоченными лицами.

Рис. 6. Тематики входящих писем по договорам

2. Сторона А направляет стороне Б проект договора, подписанный со своей стороны. В таком случае сторона Б может составить протокол разногласий к документу.

Также желательно направлять документы с сопроводительным письмом, но если этого не происходит, то сторона Б в зависимости от решения направляет стороне А:

• [письмо] + неподписанный договор + протокол разногласий;
• [письмо] + подписанный договор с оговоркой о наличии протокола разногласий + протокол разногласий.

В первом случае продолжится урегулирование разногласий до подписания договора. Во втором случае протокол разногласий сторона А, в свою очередь, также может подписать или нет. При подписании протокола разногласий важно понимать, что стороны договора по указанным в нем позициям будут регулироваться протоколом разногласий, а не договором. Но если протокол разногласий не подписан стороной А, то спорные положения, обозначенные стороной Б, не будут действовать как позиции, по которым стороны не достигли договоренности. Протокол разногласий все равно имеет смысл составлять — хотя бы ради того, чтобы более всего не устраивающие сторону Б положения договора не подлежали применению.

Протокол разногласий оформляется в виде таблицы, в которой отражены редакция контрагента, вызвавшая несогласие другой стороны, и предлагаемая редакция этой нормы договора. Помимо этого он содержит преамбулу, схожую с преамбулой договора, в которой имеется указание на дату и место подписания протокола, стороны и их уполномоченные лица. В конце содержится формулировка о числе экземпляров протокола разногласий и о том, в редакции какой из сторон подлежат исполнению спорные позиции договора.

Рис. 7. Образец протокола разногласий

3. Если сторону А не устраивают условия, изложенные в протоколе разногласий, то она, в свою очередь, может проводить согласительные мероприятия и оформлять протокол урегулирования (согласования) разногласий. Это своего рода следующий этап урегулирования разногласий, компромисс между первоначальной редакцией договора и протоколом разногласий. Зачастую именно здесь вырабатываются наиболее приемлемые для всех сторон договора условия.

Как правило, согласование разногласий завершается на данном этапе. Схема работы с договорами, имеющими разногласия, представлена на рис. 8.

Рис. 8. Схема оформления договора с разногласиями

Протокол урегулирования разногласий может оформляться на основе протокола разногласий с добавлением графы о достигнутых договоренностях. Помимо текста он содержит преамбулу, схожую с преамбулой протокола разногласий, в которой имеется указание на дату и место подписания протокола, стороны и их уполномоченные лица. В конце содержится формулировка о числе экземпляров протокола урегулирования разногласий и о том, в редакции какой из сторон подлежат исполнению спорные позиции договора.

Протоколы разногласий / урегулирования разногласий могут быть подписаны второй стороной одновременно с договором или нет, они являются неотъемлемой частью договора.

Рис. 9. Образец протокола урегулирования (согласования) разногласий

С точки зрения объекта Системы:

• письмо является самостоятельным документом;
• статус протокола разногласий / урегулирования разногласий не определен и вызывает вопросы.

Считаем, что данный документ также должен иметь самостоятельный статус. Аргументы «за»:

• обработка протокола разногласий / урегулирования разногласий проходит самостоятельный маршрут (согласование, подписание), который может отличаться от маршрута согласования основного договора;
• документ может быть не подписан одной из сторон, а основной договор подписан. Протоколы вступают в законную силу вместе с основным договором.

Итак, рассмотрим особенности работы с документами по разногласиям к договору, полученными на внешнем согласовании, в Системе.

1. Письмо о наличии разногласий по договору.

Вид документа — входящее/исходящее письмо. Возможно создание отдельного вида входящего письма к договорным документам, внутри вида документа можно создать соответствующую тематику, например: «О разногласиях к договору» (см. рис. 6).

В целом обработка таких писем стандартная, соответствует как по реквизитной части, так и по действиям обработки другим письмам. Отдельно стоит остановиться на заполнении поля «Относится к предмету», обязательном для таких писем.

Рис. 10. Реквизит «Предмет переписки»

При заполнении данного реквизита автоматически формируется связь с предметом переписки (договором) — «Содержит переписку по».

Рис. 11. Связь «Содержит переписку по»

В свою очередь, в связанном договоре помимо обратной связи, которая формируется автоматически, всю информацию о переписке по документу можно найти по гиперссылке в верхней части карточки — «Переписка».

Рис. 12. Гиперссылка на переписку по договору

2. Протокол разногласий / урегулирования протокола разногласий.

Группа видов документов — «Договоры», вид документа — «Протокол разногласий / урегулирования разногласий».

Рис. 13. Вид документа «Протокол разногласий»

Основные настройки данного вида документа: «Является договором» (т. к. по сути он является договорным документом), «Вести учет по тематикам». Виду документа может быть присвоен индекс, который потом будет применяться при индексации документа.

Рис. 14. Карточка вида документа «Протокол разногласий»

Нумерация может быть сделана единая на обе тематики (как правило, протоколы об урегулировании разногласий оформляются не очень часто), но может быть и индивидуальная.

К виду документа «Протокол разногласий / урегулирования разногласий» можно настроить 2 соответствующие тематики.

Рис. 15. Тематика к виду документа «Протокол разногласий / урегулирования разногласий»

Маршрут обработки протокола в целом схож с маршрутом обработки основного договорного документа в части состава действий (рис. 16), но участников может быть меньше (например, только инициатор и юридическая служба), и при необходимости должна быть возможность добавить других участников вручную.

Рис. 16. Настройка маршрута обработки документа

При настройке правил обработки документов (ПОД) в действие «Согласование» подставляем значение из автоподстановки — «Непосредственный руководитель ответственного за документ» и роль — «Юрист», даем возможность добавлять участников согласования.

За операции в действиях «Согласование» и «Подписание» у контрагента несет ответственность инициатор основного договора, укажем его «Ответственным за документ». Если протокол разногласий будет подписан со стороны А, то на этом действии важно передать подписанный документ стороне Б. Если не будет подписан или планируется составление протокола урегулирования разногласий, то нужно направить об этом информацию стороне Б (в виде письма).

Рис. 17. Настройка правил обработки документа «Протокол разногласий / урегулирования разногласий»

После выполнения соответствующих задач исполнитель должен их закрыть и написать отчет о проведенных с документом действиях, при необходимости — создать связь с отправленным письмом.

Форма карточки протокола разногласий аналогична форме карточки основного договора.

Рис. 18. Карточка «Протокола разногласий / урегулирования разногласий»

Особо следует остановиться на настройке связей для данного вида документа. Учитывая, что, с одной стороны, протокол является самостоятельным видом документа в Системе, но при этом является и неотъемлемой частью договора, логично настроить обязательную связь по аналогии с дополнительными соглашениями.

Рис. 19. Настройка обязательной связи «Относится к договору»

При создании проекта документа, заполнении обязательных реквизитов на вкладке «Реквизиты» в карточке документа и при дальнейшем переходе на другие вкладки Система будет предлагать создать обязательную связь с основным договором. Нужно создать эту связь и продолжить заполнение других вкладок карточки документа.

Рис. 20. Уведомление о необходимости создания обязательной связи

После заполнения основных реквизитов документа (включая связь) нужно заполнить вкладку «Обработка» и запустить проект документа в обработку по соответствующему маршруту.

Итак, мы рассмотрели возможности Системы при работе с замечаниями на этапах внутреннего и внешнего согласования, определили порядок работы с внутренними и внешними протоколами разногласий, а также с протоколами урегулирования разногласий, которые были получены от контрагента. Важно закрепить технические и методологические возможности Системы в ЛНА компании и соблюдать утвержденные правила, что будет способствовать оптимизации работы с договорными документами.