Если организация переходит на кадровый электронный документооборот (далее — КЭДО), то помимо задач создания кадровых электронных документов, их подписания электронными подписями, ознакомления сотрудников с кадровыми электронными документами встает задача организовать их правильное хранение. Напомним, что для части кадровых документов предусмотрено долговременное хранение с соблюдением требований, установленных государством.
Конкретные сроки хранения кадровых документов определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным приказом Росархива
| Виды, разновидности кадровых документов | Срок хранения | Статья по Перечню, 2019 |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления к ним) о приеме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50 лет ЭПК | 434 |
| Приказы об отпусках, командировках работников с вредными или опасными условиями труда | 50 лет ЭПК | 434 |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении | 50 лет ЭПК | 435 |
| Решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей | 15 лет | 437 |
| Должностные инструкции работников | 50 лет | 443 |
| Личные карточки работников | 50 лет ЭПК | 444 |
| Личные дела руководителей и работников организаций | 50 лет ЭПК | 445 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50 лет | 450 |
Кроме того, независимо от перехода на КЭДО организация должна обеспечить долговременное хранение электронной кадровой регламентированной отчетности, лицевых счетов по заработной плате сотрудников и др., которые в настоящее время создаются в форме электронных документов.
Задачу долговременного хранения электронных документов решает отдельный класс информационных систем — системы хранения электронных документов (далее — СХЭД). СХЭД государственных органов проектируются в соответствии с «Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», утвержденными приказом Росархива
В линейке программных продуктов на платформе «1С:Предприятие 8» также есть СХЭД — «1С:Архив». Одновременно с «1С:Архивом» была разработана библиотека интеграции с этим программным продуктом, представляющая собой набор механизмов для встраивания в другие прикладные решения, благодаря чему можно выгружать документы в «1С:Архив», получать данные о результатах загрузки, а в дальнейшем об уничтожении документов, при необходимости скачивать выгруженные документы.
Первым программным продуктом, интегрированным в типовой конфигурации с «1С:Архивом», был «1С:Документооборот» редакций 2.1 и 3.0. Одновременно шла проработка видов данных, востребованных для передачи в «1С:Архив» из кадровой учетной системы.
На сегодняшний день интеграция с «1С:Архивом» уже встроена не только в «1С:Документооборот», но и в программные продукты «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (далее — 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ), а значит, можно отправлять кадровые электронные документы на архивное хранение в «1С:Архив», который помимо обеспечения долговременной сохранности позволит более удобно создавать учетные документы, требуемые для хранения кадровых электронных архивных документов.
В 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ был сформирован справочник видов документов для передачи в «1С:Архив». Справочник может быть дополнен иными видами документов.
Общая схема выгрузки в «1С:Архив» из 1С:ЗУП/1С:ЗКГУ выглядит следующим образом:
- В первую очередь необходимо настроить виды документов.
- Затем необходимо подготовить файлы для выгрузки.
- Следующий шаг — вручную или автоматически заполнить сведения о выгружаемых файлах (организация, дата, вид документа).
- Отправить подготовленные файлы в «1С:Архив». Технически на данном этапе в базе создается служебный объект, который называется «Документ для передачи в 1С:Архив». Он содержит необходимые сведения для формирования контейнера документа.
Выгрузка производится из карточки документа. Выгружаются только те файлы, у которых заполнены обязательные реквизиты: «Дата», «Организация», «Вид документа». Для каждого файла создается свой «Документ для передачи в «1С:Архив», который содержит файл выгрузки. Электронные подписи (при наличии) выгружаются в «1С:Архив в виде файлов автоматически.
Выгрузка кадровых электронных документов производится следующим образом. При передаче документа в «1С:Кабинет сотрудника» определяются организация, дата, номер и вид документа — это необходимые данные для формирования документа передачи в «1С:Архив».
В соответствии с требованиями Минтруда по приказу
- основную часть электронного документа — это файл в формате PDF/A;
- файл визуализации;
- файл документа в формате MXL, на основе которого создавался сам электронный документ;
- файл метаданных (описание электронного документа);
- электронные подписи (при наличии), представленные в виде файлов;
- МЧД (при наличии).
Вместе с документом из систем-источников в «1С:Архив» поступит нормативно-справочная информация (НСИ), благодаря которой поля карточки документа заполнятся автоматически имеющимися метаданными документов.
В отличие от приема документов в «1С:Архив» из «1С:Документооборота», когда прием осуществляется по сдаточным описям, в которых передаваемые документы объединены в дела, прием в «1С:Архив» из 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ происходит в составе произвольных пакетов. Пришедшие документы будут по возможности автоматически, а при отсутствии точных данных для сопоставления — вручную архивистом распределены в дела. И уже после этого на стороне «1С:Архива» будут сформированы сдаточные описи для поступивших документов.
Выгрузка регламентированных отчетов из 1С:ЗУП/1С:ЗКГУ производится из формы «1С-Отчетность». В этом случае документ для передачи в «1С:Архив» содержит:
- файл отчета в формате xml;
- файл визуализации со штампом;
- файл электронной подписи организации;
- файл электронной подписи контролирующего органа.
Иные печатные формы (отчеты, записки-расчеты и др.) передаются в виде файла выгрузки и файлов электронных подписей.
При переходе на КЭДО кадровые документы по части сотрудников могут по-прежнему создаваться в форме бумажных документов. В этом случае для обеспечения единого архива кадровых документов в «1С:Архив» могут быть загружены скан-образы бумажных документов. Обработку большого количества отсканированных документов удобно проводить с использованием потокового сканирования. Также может быть использовано автоматическое распознавание штрихкода и сопоставление с документами в базе.
Хранение кадровых электронных документов в «1С:Архиве» позволяет решить следующие задачи:
1. Поддерживать в долговременной перспективе свойства электронного документа, придающие ему юридическую силу: аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования.
Обязательные свойства документа определены ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2019. Наличие данных свойств позволяет использовать документ в качестве доказательств фактов и событий, содержащихся в документах.
Поддержка целостности (неизменности) документов достигается путем первичной и далее периодических проверок «1С:Архивом» принятых на хранение электронных документов. Поддержка аутентичности происходит за счет первичного и последующего усовершенствования квалифицированной электронной подписи до формата CAdES-A v3 путем добавления к электронной подписи меток доверенного времени. Все эти процедуры осуществляются информационной системой автоматически с установленной периодичностью.
2. Создавать и вести в системе учетные документы на архивные кадровые документы.
Прежде всего поступившие в «1С:Архив» электронные кадровые документы будут привязаны к определенному электронному делу из раздела с кадровыми документами по номенклатуре дел. Номенклатура дел представляет собой перечень всех дел, которые образуются в организации за определенный год, и ведется в виде справочника в «1С:Архиве».
В «1С:Архив» можно передавать и данные о кадровых бумажных архивных документах. В этом случае кадровый документ будет привязан к бумажному делу по номенклатуре дел и в дальнейшем можно будет осуществлять учет места хранения дел с кадровыми бумажными документами в архивохранилище. Архивисты традиционно составляют и ведут топографический справочник архива, размечая помещения, стеллажи, места на полках. После помещения бумажного дела в архивный короб и размещения его на стеллаже местонахождение дела будет отображаться в карточке дела в «1С:Архиве».
Кроме того, согласно Правилам хранения, 2023 на кадровые архивные документы должны вестись отдельные архивные описи. Эти описи готовит архивист по факту передачи кадровых архивных документов на архивное хранение. Причем для бумажных и электронных кадровых документов составляются отдельные описи по разным формам. «1С:Архив» позволяет распределить приступившие из систем-источников (1С:ЗУП / 1С:ЗКГУ) кадровые документы по годовым разделам описей. Поступившие в архивохранилище бумажные дела с кадровыми документами в системе «1С:Архив» будут распределены в годовой раздел описи дел по личному составу, после чего каждое дело получит свой архивный шифр. Электронные кадровые документы будут распределены в годовой раздел описи электронных документов по личному составу, и каждый электронный кадровый документ также получит свой архивный шифр.
3. Осуществлять быстрый поиск и подбор кадровых документов по запросам.
В «1С:Архиве» поддерживаются основные сценарии использования архивных документов:
- поиск и доступ к документам в системе;
- предоставление копий документов по запросам;
- предоставление архивных справок/выписок;
- предоставление оригиналов документов.
Для реализации данных сценариев в «1С:Архиве» есть следующие учетные формы:
- запрос и ответ на запрос;
- журнал выдачи документов;
- акт выдачи во временное пользование (при выдаче оригинала в стороннюю организацию).
Отделениями СФР и гражданами направляется в организации большое количество запросов о подтверждении стажа работы и заработной платы, о прохождении обучения (в вузы), сведений о награждениях, о фактах несчастных случаев на производстве и др. На данные запросы организация обязана давать ответ в виде архивной справки. Для ее подготовки, как правило, потребуется не один документ, а комплекс документов, связанных с работой сотрудника. Все требуемые документы будут находиться «1С:Архиве», кроме того, между ними установлены связи, позволяющие быстро найти все необходимые документы.
Архивная справка должна содержать основание ее выдачи в виде архивных шифров документов, на основании которых она готовилась. И в этом тоже поможет «1С:Архив». При использовании функционала «1С:Архива» по учету запросов и подготовке ответов на них система добавит информацию об архивных шифрах в текст архивной справки.
По результатам обработки запросов можно формировать отчетность по обработанным запросам. Это будет полезно для аналитики количества запросов за определенный период и их авторства.
Выдача бумажных оригиналов дел и документов фиксируется в разделе «Выдача дел и документов». Для выдаваемой единицы хранения устанавливается срок возврата. Факт возврата документов фиксируется в этой же форме.
При выдаче оригинала бумажного документа в стороннюю организацию по кнопке «Печать» формируется акт выдачи во временное пользование, печатная форма которого подписывается сторонами при передаче документа.
Для выданного дела на бумажном носителе можно сформировать «Карту-заместитель». Карта-заместитель формируется из карточки дела.
На основании записей о выдаче дел и документов формируется запись в «Журнале передачи», что является своеобразным отчетом о движении архивных документов. По журналу возможно вести поиск выданных документов. Одновременно информация о выдаче оригинала документа отображается в виде гиперссылки в карточке документа.
Через эту же форму фиксируется выдача копий бумажных документов, а также выдача электронных документов по запросу сотрудников. Доступ к электронным документам, переданным в «1С:Архив», возможен из системы-источника, если он не был ограничен при передаче. При ограничении доступа к переданным в архив документам сотрудник запрашивает необходимые электронные документы у архивиста. При необходимости архивист учитывает направление запрашиваемых электронных документов в форме «Выдача дел и документов».
Выгрузка документа осуществляется из карточки документа в двух форматах: для предоставления в ФНС и для предоставления иным адресатам.
Итак, функционал передачи кадровых электронных документов из информационной системы, осуществляющей кадровый учет, в систему хранения электронных документов позволяет организовать полноценный КЭДО, правильно хранить и эффективно использовать кадровые документы.
Комментарии