Сроки хранения договорных документов и организация их хранения в «1С:Документообороте»

В наших статьях по организации договорной работы в «1С:Документообороте» (далее — Система) были представлены этапы договорного процесса, перечень основных документов, которые возникают на этапе заключения договора, а также основные настройки, которые нужно сделать в Системе для организации договорной работы. Остановимся более подробно на вопросах организации хранения договорных документов в целом, расскажем, какие настройки в Системе нужно сделать для правильной организации оперативного хранения, а также рассмотрим вопросы передачи документов на архивное хранение в СХЭД на примере «1С:Архива».

Обеспечить сохранность документов в пределах установленных сроков хранения — обязанность каждой организации независимо от формы собственности, установленная Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Срок хранения документов — это период, в течение которого осуществляется хранение документов, установленный нормативными правовыми актами и определяемый по результатам экспертизы ценности документов (ГОСТ 7.0.8−2025).

Сроки хранения документов, в том числе договорных, установлены в Перечнях документов [1] , ведомственных перечнях, законодательных актах и иных нормативных документах. Справочную информацию можно найти в правовых системах [2], где приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные перечнями, а также сроки хранения документов, не вошедших в перечни, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Соответственно, важный вопрос: как узнать, сколько нужно хранить документы, чтобы не нарушить требования законодательства, а также обеспечить юридические интересы самой компании? Если не учесть сроки хранения документов и уничтожить их раньше установленных сроков, то можно нарушить требования законодательства, а хранение документов сверх установленных сроков может быть экономически не оправданным для компании. Учитывая возможный длительный период оперативного хранения договорных документов, сроки хранения необходимо определять еще на стадии составления номенклатуры дел.

Это позволит в дальнейшем избежать основных ошибок, связанных с хранением документов:

• Неправильное исчисление сроков хранения.

• Неправильное определение сроков хранения.

• Уничтожение документов ранее установленных сроков.

• Неоправданное хранение документов сверх установленных сроков, в том числе содержащих персональные данные.

• Уничтожение неполного комплекта договорных документов без учета изменений, доп. соглашений, спецификаций и др.

• Неправильное определение необходимых ресурсов для хранения документов:

• площади и оборудование для хранения документов/объем памяти информационных систем;
  

• трудозатраты на период оперативного/архивного хранения и при уничтожении документов.

В общем объеме документов, создаваемых в ходе деятельности коммерческих компаний, важное место занимают договорные документы, т.к. они являются документальным закреплением достигнутых договоренностей с партнерами по бизнесу, а трудовые договоры обеспечивают права работников компании и их социальную защиту. Отсутствие договорных документов в установленный период хранения не позволит потребовать от контрагента выполнения условий договоров в установленные сроки и надлежащего качества, может повлечь выплату штрафов и пеней за несвоевременную оплату по условиям договора, а это, по сути, прямые финансовые потери компании. Непредоставление проверяющим органам документов-оснований проведенных работ или оказанных услуг в виде договорных документов может грозить штрафами и иными взысканиями. В связи с этим важно правильно определить период, в течение которого следует обеспечить сохранность этих документов.

Договорные документы, которые включены в Перечень типовых документов, представлены во всех категориях по срокам хранения. Основная часть — с временными сроками хранения (до 10 лет включительно). В этой категории большую часть составляют договоры с 5-летним сроком хранения. Договоры, оформление которых регламентируется Трудовым кодексом (документы по личному составу), имеют долговременные сроки хранения — как правило, 50 или 75 лет. Небольшая часть договорных документов имеют постоянные сроки хранения или до ликвидации организации. При этом важно учитывать, что сроки хранения договорных документов, созданных на разных носителях, одинаковые. Договоры, подписанные на бумаге или же электронной подписью в электронном виде, имеют абсолютно одинаковую юридическую силу и идентичные сроки хранения.

Рисунок 1. Сроки хранения документов в соответствии с «Типовым перечнем документов»

В Перечне архивных документов, как правило, к основному сроку хранения добавляются определенные условия, оговорки, которые могут существенно влиять на установление срока хранения документов (например, после истечения срока действия, после прекращения обязательств, после ввода объекта в эксплуатацию и др.).

Важно также обращать внимание и на графу «Примечание», где порой встречаются другие сроки хранения по сравнению с положением основной статьи, для отдельных разновидностей документов или при соблюдении дополнительных условий. Более подробно сроки хранения договорных документов по Перечню архивных документов можно посмотреть в таблице.

В «1С:Документообороте» сроки хранения указываются при настройке соответствующего дела. Важно не формировать вместе документы с разными сроками хранения. Для формирования дела нужно открыть в НСИ справочник «Номенклатура дел».

Рисунок 2. Справочник «Номенклатура дел» в «1С:Документообороте»

В справочнике нужно перейти в соответствующее подразделение (если оно уже настроено) и для создания нового дела нажать кнопку «Создать».

Рисунок 3. Создание дела в справочнике «Номенклатура дел»

В данном подразделении нужно создать дело — например, включенное в Перечень архивных документов:

• с заголовком «Контракты (договоры) о закупках» отдельными видами юридических лиц;

• срок хранения — 5 лет ЭПК;

• примечание 1 — «После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору)»

• статья 225.

В открывшейся форме нужно заполнить соответствующую информацию:

• Индекс дела — номер подразделения + порядковый номер дела в подразделении.

• Заголовок дела — «Контракты (договоры) о закупках» [3].

• Форма документов — бумажная или электронная [4].

Рисунок 4. Заполнение карточки дела

• Категория — «Временное (до 10 лет включительно)», т.к. срок хранения 5 лет.

Рисунок 5. Выбор категории срока хранения дела

• Срок хранения «Всего» можно указать двумя способами:

1. Выбрать из списка срок хранения 5 лет, а в примечании указать: «После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору)».

2. Выбрать из списка значение «Произвольный» и внести полную запись с указанием срока хранения и условием — 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору).

Рисунок 6. Выбор срока хранения дела

• Срок «Оперативного» хранения [5] — указать произвольное количество лет (по истечении указанного срока документы должны передаваться на архивное хранение в архив организации), например 5. Если указать такой срок «оперативного» хранения для документов с 5-летним сроком хранения, то по факту в архив они передаваться не будут. Внимание! Срок «оперативного» хранения никак не влияет на исчисление срока хранения документов, установленного нормативными документами и указанного в номенклатуре дел. Например, срок хранения архивного документа — 5 лет, из которых 1 год «оперативного» хранения в подразделении и 4 года архивного хранения в архиве.

• Указать номер статьи по Перечню архивных документов или по иному нормативному документу — ст. 225.

• Проставить чек-бокс ЭПК, т. к. в Перечне архивных документов есть эта отметка.

• В «Примечании» можно указать дополнительную информацию (ссылку на нормативный документ, решение ЭК, уточнение условий к сроку хранения и т. д.).

Рисунок 7. Заполнение информации о сроке хранения дела

В дело внесена информация о сроке хранения, а также о периоде «оперативного хранения» в терминах «1С:Документооборота». При организации хранения договорных документов важны следующие моменты:

1. Правильно определить состав документов, относящихся напрямую к договору и являющихся его неотъемлемой частью [6].

2. Правильно определить дату закрытия договора и начало его архивного хранения.

При определении состава договорного документа важно учитывать, что срок хранения будет распространяться на все документы, относящиеся к основному договору, и высчитываться по нему. Срок хранения закрытого документа из комплекта начинает исчисляться с момента закрытия основного договора. Например, к договору, срок действия которого 2 года, составлено дополнительное соглашение, которое закрыто через 3 месяца, и храниться такое дополнительное соглашение будет до истечения 2-летнего срока хранения основного договора плюс в течение срока хранения документа.

Рисунок 8. Порядок исчисления сроков хранения документов

Основные сложности, которые возникают при определении сроков хранения договоров и организации их хранения, в отличие от других управленческих документов:

Собственно, эти сложности и ограничения и влияют на организацию работы с договорными документами, требуя особого внимания к определению общего периода их хранения. Учитывая особенности организации работы с договорами, большой период их оперативного хранения, разный подход к формированию дела в период оперативного и архивного хранения, специфику состава комплекта договорных документов, которые пополняются на протяжении всего жизненного цикла основного документа, важно наладить учет таких документов в СЭД или иной информационной системе.

При создании договорных документов в СЭД важно создавать связи с карточкой основного документа для формирования комплекта. Обязательно в учетных формах нужно фиксировать окончание срока действия договора, с которого начнет течь срок хранения всего комплекта. После уничтожения документов нужно обязательно внести соответствующую информацию в учетные формы, чтобы снять документы с учета.

При организации хранения договоров важно также учесть, что создавать условия для обеспечения сохранности данных документов нужно на протяжении всего периода их хранения — как оперативного, так и архивного.

При этом ответственность за обеспечение сохранности документов делится следующим образом.

В период оперативного хранения:

• руководители структурных подразделений;

• работники службы ДОУ;

• сотрудники, ответственные за работу с документами.

В период архивного хранения:

• при хранении в подразделении — см. «Период оперативного хранения»

• после передачи в архив — работники архива.

Например, в компаниях, ведущих большую договорную работу, как правило, создаются отдельные оперативные архивы договорных документов, в которых документы формируются по дате создания/регистрации основного договора и хранятся до закрытия их в делопроизводстве (на оперативном хранении). Также в этих архивах документы могут оставаться и далее на период архивного хранения до уничтожения (для документов с временными сроками хранения). Трудовые договоры традиционно находятся на хранении в службах по работе с персоналом / кадровых службах.

При организации хранения договорных документов важно правильно определять факт окончания их в делопроизводстве и организовывать процедуру выделения из общего массива документов архивных, т. е. закрытых в делопроизводстве. Не допускается совместное хранение действующих и закрытых договоров на бумажных носителях. Договоры в электронном виде должны иметь соответствующие отметки об их статусе для возможности ограничения работы с закрытыми документами.

Подход к определению срока хранения одинаковый к договорам, возникающим для исполнения обязательств как по Гражданскому, так и Трудовому кодексу. Нюансы будут в первую очередь в установлении срока истечения действия, а также в условиях прекращения действия основного договора. В первом случае это установленная дата окончания действия, факт выполнения работ, расторжение, иные условия и т. д. Во втором — увольнение работника.

Учитывая отличия в сроках хранения, порядок и условия окончания действия договорных документов, будут различаться и условия оперативного и архивного хранения договоров с постоянными и временными сроками хранения.

Например, порядок организации работы и хранения договорных документов с постоянными сроками хранения (включая «до ликвидации организации») будет схож с порядком, применяемым для обработки других внутренних документов с аналогичными сроками хранения (например, с приказами по основной деятельности). Здесь, по сути, срок оперативного хранения может быть минимальным, установленным организацией, например 1 календарный год, т. к. для подобных документов сроки действия не влияют на установление срока хранения.

Договоры временных сроков хранения, как правило, имеют увеличенный период оперативного хранения в течение срока действия документа до момента закрытия договора завершения, исполнения обязательств, расторжения и др.

Рисунок 9. Оперативное и архивное хранение договоров с разными сроками хранения

Как определить период действия договора? Во-первых, он может быть указан в тексте самого документа. Во-вторых, срок действия может быть пролонгирован, и здесь нужно понимать, предусмотрена ли пролонгация договора и каким образом она оформляется. В ряде случаев пролонгация действия договора осуществляется по умолчанию без составления дополнительного документа. Соответственно, закрытие такого договора должно быть закреплено документально — например, оформлением соглашения о расторжении или на основании уведомления о расторжении в одностороннем порядке.

Рисунок 10. Период хранения договоров с пролонгацией

Если установлен определенный срок действия без пролонгации, тогда по окончании срока действия договора не требуется дополнительного документа о его закрытии/расторжении. Но перед уничтожением документов нужно будет учесть, не проводится ли в текущий период проверка надзорных органов и не возбуждено ли административное/уголовное дело, для которого важен данный документ.

Рисунок 11. Период хранения договора без пролонгации, но при условии незакрытого административного дела

Срок действия трудового договора заканчивается с даты увольнения работника. Срок хранения договора — долговременный, и он обязательно подлежит передаче на хранение в архив организации.

Рисунок 12. Период хранения трудового договора

В текущем делопроизводстве (на оперативном хранении) договорные документы хранятся и учитываются, как правило, по дате создания (заключения). Что касается организации хранения договорных документов, то здесь может быть применен разный подход. При первом основной договор и все дополнительно создаваемые документы физически хранятся вместе. Такой подход оптимален при небольшом объеме документов.

Каждый вновь создаваемый документ будет подшиваться в одно дело. После закрытия основного договора полный комплект документов будет физически перенесен в другое место хранения и также целиком будет храниться в течение срока хранения, далее будет уничтожен по его окончании.

При втором подходе, который применяется при большом объеме основных договорных и дополнительно возникающих документов, каждый вновь создаваемый документ хранится отдельно от основного договора по дате своего создания. Такой подход часто применяется при большом количестве контрагентов/клиентов. Здесь есть определенное удобство в организации хранения на стадии создания дополнительных документов: не нужно каждый раз полностью перебирать весь массив договоров, чтобы подложить дополнительные документы в комплект.

Но в таком случае более трудоемкой будет работа по собиранию такого комплекта по истечении срока действия основного договора, т.к. по умолчанию истекает и срок действия дополнительных документов. Здесь важно автоматизировать учет таких документов, чтобы в электронном виде можно было иметь полный комплект в одном месте. При хранении в информационных системах электронных договоров, как правило, не возникает проблем с объединением всех частей в единое электронное дело, которое при определенных настройках автоматически закрывается и уничтожается после истечения срока хранения.

Для архивного хранения договорные документы формируются по дате их закрытия, т.к. именно с этой даты будет отсчитываться установленный для них срок хранения (кроме документов постоянного срока хранения, о чем было сказано выше).

Что касается архивного хранения документов, то если в организации применяется классический подход, когда в архив передаются только документы с долговременными и постоянными сроками хранения, то он применяется и для договорных документов. Договоры (полный комплект) после истечения срока действия основного договора готовятся для передачи на архивное хранение — формируется и оформляется дело, внутри которого документы могут группироваться по дате закрытия, по номерам договоров, по контрагентам (в алфавитном порядке) или по иному принципу.

К делу со сформированными договорами нужно составить внутреннюю опись. Электронные документы должны передаваться на хранение из СЭД или другой информационной системы в СХЭД. Трудовые договоры могут храниться в составе личного дела или отдельно с другими договорами. В последнем случае дело удобнее формировать по уволенным, в алфавитном порядке. Документы с постоянными или долговременными сроками хранения могут находиться на архивном хранении 1−3 года в структурном подразделении или оперативном архиве до передачи на хранение в архив.

Документы с временными сроками хранения могут продолжать хранить ответственные подразделения до момента истечения срока хранения и выделения документов к уничтожению.

Учитывая, что в период оперативного хранения договоры помещаются в дело по дате создания, а после закрытия они и все связанные с ними документы должны быть отделены от действующих документов, в «1С:Документообороте» рекомендуем создавать как минимум два тома в деле с договорами определенного вида/тематики в составе справочника «Номенклатура дел»: 1. «Действующие договоры» 2. «Недействующие договоры».

Физически в хранилище действующие договоры отделяются от недействующих, но и в СЭД нужно осуществлять такое же перемещение между делами/томами. Например, при создании договорного документа (после подписания и регистрации) в карточке заполняются соответствующие реквизиты «Номенклатура дел» и «В дело», где указывается том с действующими договорами.

Рисунок 13. Реквизиты «Номенклатура дел» и «В дело» в карточке договора

Как только договор закрывается/расторгается, в карточке проставляется дата окончания действия + чек-бокс «Расторгнут».

Рисунок 14. Заполнение срока действия и даты расторжения в карточке договора

При этом в реквизите «В дело» меняется информация о деле, документ переносится в том с недействующими документами. Для этого нужно перейти в том, в карточке дела/тома перейти на вкладку «Документы в деле», в списке документов отметить чек-боксы у тех документов, которые нужно перенести в другое дело, выбрать соответствующее дело/том с недействующими документами, в которое нужно перенести выбранные документы, и нажать кнопку «Перенести».

Рисунок 15. Перенос документов в другое дело в «1С:Документообороте»

После сохранения карточки документа и выхода из нее информация о деле/томе хранения документа обновится.

Рисунок 16. Изменения реквизитов «Номенклатура дел» и «В дело»

По окончании делопроизводственного года дело с недействующими документами должно быть закрыто, а с действующими (если в деле останутся документы) будет являться переходящим.

Для закрытия дела нужно в «1С:Документообороте» открыть дело/том. В карточке указать дату окончания (дату закрытия последнего документа, включенного в дело) и проставить чек-бокс «Дело закрыто». Также в карточке можно указать место хранения дела.

Рисунок 17. Закрытие дела

В карточке дела/тома можно сформировать печатные формы внутренней описи, листа-заверителя и обложки дела.

Также из карточки дела/тома можно сформировать передачу дела в архив, т. е. в СХЭД «1С:Архив», или сформировать проект акта о выделении к уничтожению документов.

Рисунок 18. Создание из закрытого дела «Передачи дела в архив» или «Уничтожения дела»

Для передачи дела в СХЭД нужно из карточки дела выбрать «Передача дел в архив», после чего откроется форма описи, в которую будут включены выбранные дела. Из формы «Передача дел в архив» можно распечатать или сохранить форму описи дел, документов структурного подразделения (сдаточную опись), которую можно передать для учета документов в архив.

Если документы не планируется передавать в СХЭД в настоящий момент, то статус обмена нужно оставить текущий — «Не готов к выгрузке». Как только дела будут готовы к передаче в СХЭД, статус обмена нужно поменять на «Готов к выгрузке», далее регламентным заданием документы будут переданы в «1С:Архив».

Рисунок 19. Форма передачи дела в архив

Итак, мы рассмотрели особенности определения и исчисления сроков хранения договорных документов, а также возможности «1С:Документооборота» в части организации их хранения. Для корректного определения срока жизни договорного документа нужно учитывать и понимать специфику формирования дел, включающих договорные документы, порядок и принципы вычисления срока действия и срока хранения документа, принципы учета и организации хранения документов разного содержания и на разных носителях.

Грамотный подход к организации работы с договорными документами позволит избежать множества проблем, связанных с их созданием, обработкой, учетом и хранением, а также с необеспечением сохранности этих документов.

[1] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень типовых документов, или ПТД). 

[1] Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 № 142

[2] Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (материал подготовлен специалистами «КонсультантПлюс»).

[3] Обратите внимание, что конкретный заголовок дела может не совпадать с заголовком дела по Перечню.

[4] В «1С:Документообороте» нельзя оформить гибридное дело, поэтому, если планируется в дело подшивать документы на разных носителях, нужно создать два дела, указав соответствующую форму.

[5] Оперативное хранение документов — стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляются хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения (ГОСТ 7.0.8−2025).

В «1С:Документообороте» под «оперативным» хранением понимается период архивного хранения (архивное хранение документов: стадия жизненного цикла документа, следующая после его завершения делопроизводством, на которой осуществляются хранение, учет и использование документа в качестве архивного документа (ГОСТ 7.0.8−2025)) с момента закрытия дела в делопроизводстве и до момента его передачи в архив организации.

[6] О составе договорного документа мы писали в первой статье «Организация договорного процесса в „1С:Документообороте 3.0“.