Для чего в «1С:Документообороте» придуман механизм «Выполнение задач по почте»

Одна из возможностей «1С:Документооборота» — организовывать работу сотрудников, контролировать исполнение задач. При этом работать с задачами «1С:Документооборота» могут сотрудники, не использующие программу постоянно, для этого предназначен механизм «Выполнение задач по почте». Благодаря данному механизму задания, выполненные вне «1С:Документооборота», становятся частью процессов программы.

Для примера рассмотрим такую ситуацию: на общую корпоративную почту приходит запрос от клиента, которому требуется коммерческое предложение. С клиентом необходимо связаться, задать уточняющие вопросы, после этого подготовить и направить предложение. Обычно такие письма пересылаются в отдел продаж или одному из менеджеров по продажам. 

При работе через электронную почту письмо легко пропустить в потоке входящих, запрос может остаться без ответа. Этого не случится, если контроль над подобным запросом осуществлять в «правильной» системе, в которой уже прописаны необходимые регламенты бизнес-процессов, — в системе электронного документооборота. В «1С:Документообороте» для этого создан механизм выполнения задач по почте.

Как организовать работу

1. Задача сотруднику ставится в «1С:Документообороте». Это может сделать, например, секретарь.

2. Выставленная в «1С:Документообороте» задача приходит на почту исполнителя, он получает обыкновенное электронное письмо, но от СЭД.

В письмо вставлены ссылки  (в нашем примере это ссылка «Исполнено»), соответствующие кнопкам задач в «1С:Документообороте».

3. Менеджер, получивший письмо, выполняет необходимые действия: общается с клиентом, готовит и отправляет ему коммерческое предложение. Когда предложение отправлено, нужно положить его копию в «1С:Документооборот» и сообщить программе, что задача выполнена. Это позволит программе автоматически совершить последующие действия по процессу и инициировать связанные задачи.

4. Для этого достаточно нажать на ссылку ответа в письме с задачей. По ссылке сформируется ответное письмо для отправки в 1С: Документооборот. К этому письму необходимо приложить файл коммерческого предложения и сопроводительные файлы, если они появились в процессе работы: уточненная версия запроса, спецификации, отзывы о продукте, реквизиты клиента.

Также в письме можно написать любой произвольный комментарий к выполненной задаче. 

5. Письмо-ответ обработает специальная процедура в «1С:Документообороте». Эта процедура автоматически приложит к выставленной задаче коммерческое предложение и дополнит ее комментарием менеджера. После этого программа самостоятельно поставит отметку об исполнении и закрытии задачи.

6. Таким образом, задача не только выполнена, но и включена в процессы отдела продаж. Например, если настроен типовой процесс работы с запросом, который предусматривает, что коммерческое предложение перед отправкой следует согласовать с руководителем, а через день после его отправки менеджеру следует созвониться с клиентом, то программа последовательно инициирует все эти задачи.

История работы с запросом клиента, все данные по нему, связанные с ним файлы при таком подходе сохранятся в системе, в ней будет формироваться единый список клиентских запросов.

Таким образом, механизм «Выполнение задач по почте» позволяет полноценно задействовать функциональность задач в «1С:Документообороте» при  работе в любом  почтовом клиенте.  Чем привлекательна эта возможность:

• сотрудников, не работающих в «1С:Документообороте» постоянно, легко подключить к процессу, организованному в программе. Это значимо для компаний, которые используют СЭД не во всех подразделениях, например — только в секретариате;
• задачи можно выполнять в любом месте;
• во многих случаях работать с почтой — привычно и понятно для пользователей. Чем мягче и понятнее будут изменения в работе для сотрудников, тем быстрее и увереннее они будут эти изменения принимать.

Подробные инструкции по настройке исполнения задач по почте читайте на портале ИТС.