«1С:Первый Бит» внедрил систему юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО) в НПК «Канцлеръ». С помощью сервиса 1С-ЭДО, подключенного к «1С:Бухгалтерия КОРП», организован оперативный обмен электронными документами с 300 территориально-удаленными магазинами компании и ее внешними партнерами. Ежемесячно через сервис отправляются 20 000 комплектов документов (счета-фактуры, УПД, акты, сверки, договоры и т.д.). Обработка одного комплекта занимает на 40% меньше времени. При этом расходы на электронный документооборот сократились на 60% — годовая экономия составила около 4 миллионов рублей.
НПК «Канцлеръ» входит в тройку лидеров драфтовых (разливных) напитков Центрально-Черноземного региона. В структуре компании — собственный завод в Воронеже и франчайзинговая сеть торговых точек в 26 регионах страны. У компании более 300 фирменных магазинов и их количество растет с каждым годом. Ежемесячный объем документооборота составляет около 20 000 исходящих комплектов документов (счета-фактуры, акты сверки, договоры, счета на оплату и т.д.) — это более 240 000 комплектов в год.
Для регламентированного учета в компании используется «1С:Бухгалтерия КОРП», для оперативного управления — «1С:Комплексная автоматизация». При этом обмен электронными документами с контрагентами долго время был организован с помощью двух внешних, изолированных от 1С, программах. Данные приходилось дублировать, нередкими были ошибки, передача документов контрагентам затягивалась. Возникали сложности и при обмене данными с государственной информационной системой «Честный знак»: интеграция требовала существенных затрат и множества доработок. Компании требовалась новая информационная система, которая позволила бы организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами и организовать оперативный обмен данными с ГИС.
Для решения поставленных задач был выбран сервис «1С-ЭДО». Партнером по проекту стала компания «1С:Первый Бит» (офис Воронеж).
В ходе проекта специалисты 1С:Первого Бита подключили «1С-ЭДО» к системе «1С:Бухгалтерия». Для всех 32 юридических лиц компании были настроены учетные записи в сервисе. Чтобы упростить старт обмена электронными документами — отправили 2500 контрагентам приглашения к обмену документами по ЭДО и оповещения о переходе компании на «1С-ЭДО». Чтобы обеспечить быстрое решение возможных инцидентов — запустили первую линию техподдержки для сотрудников компании. Переход на новую систему ЮЗДО занял менее одного месяца, включая обучение пользователей.
Ключевые итоги проекта:
-
Сотрудники компании избавились от необходимости создавать и обрабатывать документы в трех разных программах. Специалисты работают в интерфейсе своей привычной «1С:Бухгалтерии». Формирование, подписание и отправка документов в системе выполняются в один клик. Обработка одного комплекта документов ускорилась более чем на 40%.
-
Электронные документы связаны с документами в базе, поэтому бухгалтерам не надо тратить время на сопоставление информации и контроль состояния документооборота. При получении документа от контрагента — учетные документы создаются автоматически, данные о контрагентах и товарах сопоставляются так же в автоматическом режиме.
-
Сервис уже интегрирован с государственной системой «Честный знак», что обеспечивает сквозной учёт маркировки и прослеживаемости товаров — данные передаются в ГИС без каких-либо дополнительных усилий.
-
Переход на «1С-ЭДО» позволил компании сэкономить около 60% расходов на электронный документооборот — годовая экономия составила около 4 миллионов рублей.
Михаил Владимирович Циблиев, руководитель отдела программно-технического обеспечения НПК «Канцлеръ» отмечает: «Решение заменить две сторонних программы обмена электронными документами на сервис 1С-ЭДО, оказалось правильным. Нам больше не нужно тратить время и деньги на сложные интеграции — мы просто подключили сервис, который уже встроен в „1С:Бухгалтерию“. На отправку пакета документов контрагенту уходят считанные секунды. Работа с документами упростилась, документооборот ускорился, а ежегодная экономия от использования сервиса составила миллионы рублей»
НПК «Канцлеръ» — это фирменная розничная сеть в Москве, Воронеже, Липецке, Белгороде, Ростове-на-Дону, Курске, Брянске и других городах страны. У компании есть собственный завод в Воронеже, который выпускает более 40 сортов напитка, приготовленных по собственным секретным рецептурам. Франчайзинговая сеть фирменных магазинов насчитывает более 300 торговых точек.
- Сайт: npk-kanzler.ru
«1С:Первый Бит» — интегратор IT-решений. Реализует проекты от построения инфраструктуры до автоматизации учета, бизнес-процессов, цифровизации и цифровой трансформации бизнеса. Офисы компании расположены в 9 странах мира. У Первого Бита более 320 000 постоянных клиентов с разными видами деятельности, разного масштаба. В команде — более 9 500 специалистов. Система менеджмента компании сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO 9001.
- Тел.: +7 (473) 233-33-35
- Почта:vrn@1cbit.ru
- Сайт: 1cbit.ru