Команда «1С-КПД» завершила масштабный проект внедрения системы «1С:Документооборот КОРП» на предприятиях Группы РусГидро. Система электронного документооборота, охватившая более 8 000 рабочих мест, помогла автоматизировать единую для 10 компаний холдинга методологию обработки 135 видов финансово-хозяйственных документов, сократить бумажный документооборот и организовать обмен юридически значимыми документами с контрагентами.
Система обеспечила эффективную работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Создан электронный архив, что позволило холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.
Группа РусГидро — крупнейший российский энергетический холдинг, лидер в производстве энергии на базе возобновляемых источников. В Группу РусГидро входит более 60 подконтрольных организаций: гидроэлектростанции, тепловые электростанции и электросетевые активы, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты.
Ранее в каждой компании группы работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках «сквозных» бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.
ПАО «РусГидро» решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по проекту стала компания «1С-КПД».
Пилотный проект был реализован в АО «Дальневосточная генерирующая компания», далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске, Благовещенске, Владивостоке, Магадане, Южно-Сахалинске и Петропавловске-Камчатском. Выполнена интеграция «1С:Документооборота» с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано 8119 рабочих мест.
Ключевые результаты проекта:
-
135 видов первичных финансово-хозяйственных документов компании переведены в электронный вид. Внедрена единая для 10 компаний система для работы с первичными финансово-хозяйственными документами. Реализован специализированный интерфейс сканировщика, который позволяет в «1С:Документообороте» работать со страницами отсканированных документов (разделение на документы, изменение порядка страниц, вставка штрих-кода и т. д.) и пакетами документов, быстро заполнять необходимые реквизиты и редактировать файлы. Это помогло усилить контроль качества подготовки документации, упростило обработку и согласование документов, ускорило обмен документами как внутри группы, так и с внешними контрагентами.
-
Все электронные документы хранятся в электронном архиве, что исключает риски потери документов. При необходимости файлы можно найти в системе за считанные секунды. Создание архива помогло холдингу подготовиться к переходу на налоговый мониторинг.
-
Организован обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами. Для этого реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборота» с системой оператора ЭДО. Пользователь работает в одном окне: прием и отправка электронных документов выполняется напрямую в «1С:Документообороте», обработка входящих электронных документов запускается автоматически на основании созданной карточки документа, что существенно упрощает работу сотрудников.
Руководитель проектов Управления «1С» ООО «РусГидро ИТ сервис» Юлия Мордвова отмечает: «Внедрение „1С:Документооборота“ в РусГидро уникально своей масштабностью — в контур автоматизации вошли компании, расположенные в территориально удаленных городах России. Миграция исторических данных включала более 500 000 объектов, а количество пользователей системы достигло более 8 тыс.
Проект имел сложную структуру управления: необходимо было учитывать не только позицию представителей материнской компании, но и мнения дочерних обществ, в которых происходило внедрение системы. Приходилось координировать работу большого количества участников, находящихся в разных часовых поясах, где разница во времени достигала 9-ти часов.
Но оно того стоило: в итоге, удалось оптимизировать и ускорить процессы передачи документов и отражения хозяйственных операций, повысить контроль качества, полноты и корректности документов, сократить бумажный документооборот и затраты, с ним связанные. А в условиях масштаба компании, это немалые затраты».
Группа РусГидро входит в число мировых лидеров в области гидроэнергетики и является одной из ключевых системообразующих компаний электроэнергетики России. Занимает ведущие позиции по производству электроэнергии на базе возобновляемых источников.
В Группу РусГидро входят свыше 600 объектов генерации с общей установленной мощностью 38,4 ГВт, включая ГЭС, тепловые электростанции, геотермальные станции. Протяженность линий электропередачи Группы РусГидро составляет 109,3 тыс. км. Сбытовая деятельность Группы РусГидро обеспечивает надежное электро- и теплоснабжение более чем 270 тыс. юридических и 5 млн физических лиц.
В состав Группы также входят сервисные, научно-исследовательские, проектно-изыскательные, инжиниринговые и строительные организации. Компания осуществляет производственную деятельность в 31 регионе России. ПАО «РусГидро» зарегистрировано в Красноярске, штаб-квартира находится в Москве.
127006, Москва, ул. Малая Дмитровка, д. 7, 8 (800) 333-8000, rushydro.ru
«1С-КПД» — дочерняя компания фирмы «1С». Специализируется на внедрении «1С:Документооборот». Более 14 лет занимается цифровизацией процессов работы с документами и задачами, с 2009 г. занимает 1 место в рейтинге Центров компетенции по документообороту.
Деятельность «1С-КПД» отвечает требованиям Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Каждый сотрудник компании сертифицирован по «1С:Документооборот». На счету «1С-КПД» свыше 150 выполненных проектов, в которых автоматизировано более 100 тысяч рабочих мест и более 1 млн документов переведены в электронный вид. Компании доверяют крупные бренды: Золотодобывающая компания «Полюс», «ВТБ Лизинг», Группа компаний «Зарубежнефть», «Холдинг Металлоинвест» и другие.
115114, г Москва, ул. Летниковская, 10с4, Зона А, этаж 7, помещение 1, +74956400093, info@1c-kpd.ru, 1c-kpd.ru